工事の挨拶文・お知らせの書き方(無料テンプレートあり)

工事の挨拶文・お知らせの書き方(無料テンプレートあり)

工事着工の際、近隣の一軒家やマンション・アパートへのお知らせ・挨拶文を作成する必要があります。

これはクレームやトラブルを防ぎ、近隣住民の方の理解を得るために重要なものです。

この記事では、弊社が作成した使いやすい工事のお知らせ・挨拶文のテンプレートを掲載しています。
無料でダウンロードできますのでご自由にご活用ください。
建築業界(リフォーム・工務店向け)のエクセルテンプレート集【無料で使える!】施工管理システム アイピア

工事着工の挨拶文とは?

工事を施工する際、マンション・アパートや一軒家の近隣の住民の方に向けた工事着工の挨拶文を作成します。

工事着工の挨拶文は工務店や工事担当者が挨拶まわりをする際のために作成しておく必要があります。
また、マンションやアパートなどでは、ポストに投函するほか掲示板やエレベーター内などに掲載もします。

挨拶文の必要性

工事中は、工事内容や規模により機械の音や作業員の話し声などの騒音が発生します。
また、資材の使用で粉塵が発生したり、工事車両などの出入りや駐車で家の周りの道が上手く使えない場合もあります。

これらの要因で、工事現場の近くに住んでいる人の中には不快感を覚える方もいます。
場合によっては、工事を施工している大工や業者に直接文句をいう人も出てくる可能性もあり、クレームによるトラブルに繋がりかねません。

そのような事態を事前に防止するために、挨拶まわりをして近隣住民の方の理解を得る必要があります。

挨拶文を作成しておくことで、住民の方が留守でも対応できるほか、書面で工事内容や施工会社を確認できるので住民の方からの安心と信頼も得られます。

  • 施工管理システム

工事挨拶文の作成方法

工事によって伝えるべき内容は変わってくるため、都度記入できるようにある程度のテンプレートを用意しておくと便利です。
エクセルとワードのテンプレートを用意しております。ぜひ活用ください。

エクセルで作成する

エクセル形式のテンプレートをダウンロードして、必要事項を入力し印刷します。
無料でダウンロードできるサイトなどもあります。

無料

エクセルテンプレート

こちらは弊社が作成したエクセル形式の工事挨拶文テンプレートです。
ご自由にご使用ください。

ワードで作成する

ワード形式のテンプレートをダウンロードして、必要事項を入力し印刷します。
無料でダウンロードできるサイトなどもあります。

無料

ワードテンプレート

こちらは弊社が作成したワード形式の工事挨拶文テンプレートです。
ご自由にご使用ください。

▼その他挨拶文テンプレートサイト
‣お知らせ(案内文・通知書・挨拶)の具体例―アパート・マンション・ビル等の工事のお知らせ<[文書]テンプレートの無料ダウンロード>

管理システムからワンクリック

管理システムなどから、ワンクリックで工事挨拶文を発行することができます。

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工事挨拶文のポイント

工事の挨拶をする上でマナーは大変重要です。
近隣トラブルを防ぐために伝え漏れがないようにしましょう。

挨拶のタイミング

工事の挨拶は、着工前に行いましょう。
着工前であっても、工事の前日だと「いきなり言われても困る」というクレームが来てトラブルになる恐れがあります。

マンションなどのエレベーター工事などの場合、エレベーターが止まってしまうのでなるべく早くお知らせする必要があります。

着工前の挨拶の適切な目安は、1週間~10日前です。

新築工事の場合、地鎮祭の当日に家主や工務店の担当者や現場監督が粗品を持参し挨拶回りをする場合もあります。
その場合、工事着工前の挨拶は省略可能です。

基本記載項目

工事挨拶文の基本記載項目を、下のテンプレートを例に見ていきましょう。
なお、形式は様々なので、そのときの用途に合わせて変更して使用すればよいでしょう。
工事挨拶文 項目

  1. 日付
  2. 発信者
  3. 宛名
  4. タイトル
  5. 本文
    本文は、ビジネス文書の一般的な書き方に従って書きます。
    本テンプレートではこのように構成されています。前文
    頭語・・・「拝啓」など
    挨拶・・・時候の挨拶、日ごろの厚情へのお礼
    主文・・・「さて」「つきましては」などから始め、本来の要件を記載
    末文・・・挨拶や結びの言葉など典型的な文章表現
  6. 別記
    別記に、工事日時、内容、時間や注意事項、お問い合わせ先などをわかりやすく記載します。

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建築業界では、一般的な見積書や発注書などの書類だけでなく、工事挨拶の文書工事完了報告書工事台帳といった、様々な書類を用意する必要があります。

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まとめ

いかがだったでしょうか。

工事は、近隣住民の理解と協力があって成り立っているものです。
後からクレームやトラブルが起こることを事前に防止するために、着工前の挨拶文の配布や掲載は徹底しましょう。

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