工事着工の際、近隣の一軒家やマンション・アパートへのお知らせ・挨拶文を作成する必要があります。
工事中は騒音等が発生するので、工事挨拶をすることによってクレームやトラブルに発展するのを防ぎ、近隣の方の理解を得ることが重要です。
この記事では、弊社が作成した使いやすい工事のお知らせ・挨拶文のテンプレートを掲載しています。
工事挨拶文のポイントも解説しておりますので、無料テンプレートと併せてご自由にご活用ください。
目次
工事のお知らせ・挨拶文とは？
工事を施工する際、マンション・アパートや一軒家の近隣の住民の方に向けた工事着工の挨拶文を作成します。
工事着工の挨拶文は工務店や工事担当者が挨拶まわりをする際のために作成しておく必要があります。
また、マンションやアパートなどでは、ポストに投函するほか、掲示板やエレベーター内などにも掲示します。
工事のお知らせ方法
工事のお知らせには、いくつかの方法があります。
まず、担当者が直接近隣住民を訪問し、工事の内容や予定を説明する方法があります。
これにより、住民との信頼関係を築きやすく、直接質問や不安に応じることができます。
次に、書面でのお知らせも重要です。
挨拶文や工事の詳細を記載した書面を郵便受けに投函したり、マンションの掲示板やエレベーター内に掲示することで、広く周知することができます。
最近では、メールやメッセージアプリを使ったデジタル通知も増えており、迅速に情報を届けるとともに、記録としても残すことができます。
お知らせの文書には、工事の目的、期間、作業時間、連絡先を明記し、分かりやすく書くことを心がけると良いでしょう。
挨拶文の必要性
工事中は、工事内容や規模により機械の音や作業員の話し声などの騒音が発生します。
また、資材の使用で粉塵が舞ったり、工事車両の出入りや駐車で周囲の道が利用しにくくなることもあります。
これらの要因で、工事現場の近くに住んでいる人の中には不快感を覚える方もいます。
場合によっては、工事を施工している大工や業者に直接文句をいう人も出てくる可能性もあり、クレームによるトラブルに繋がりかねません。
このような問題を未然に防ぐために、事前に挨拶まわりを行い、近隣住民の方の理解を得ることが重要です。
挨拶文を作成しておくことで、住民の方が留守でも対応できるほか、書面で工事内容や施工会社を確認できるので、住民からの安心と信頼を得やすくなります。
挨拶のタイミング
工事の挨拶は、着工前に行うことが重要です。
着工前日など直前にお知らせすると、「急に言われても困る」といったクレームやトラブルの原因になることがあります。
特に、マンションのエレベーター工事などでは、エレベーターが停止するため、できるだけ早めにお知らせする必要があります。
一般的には、工事の1週間〜10日前に挨拶をするのが適切です。
なお、新築工事の場合、地鎮祭の当日に家主や工務店の担当者が粗品を持参して挨拶をすることもあり、その場合は工事着工前の挨拶を省略することもできます。
近隣挨拶を行う範囲
挨拶の範囲について悩むこともありますが、迷惑をかける可能性がある家には挨拶をするのが望ましいです。
特に、騒音やホコリで迷惑をかける可能性が高いため、最低限挨拶をするべき範囲は、両隣、裏、道路向かいの家です。
万が一、挨拶を怠ると「非常識な施主だ」と不快に思われる可能性が高くなります。
また、隣が集合住宅の場合でも、可能な限り直接挨拶に伺うのが望ましいです。
ただし、住戸数が多くて難しい場合は、業者に依頼して挨拶状をポストに投函してもらうと良いでしょう。
地域によっては自治会の会長に挨拶をしておくことで、地域住民とのコミュニケーションがスムーズになり、クレームになりにくいことがあります。
工事挨拶や工事現場の警備に関する記事はこちら
工事挨拶文の作成方法（テンプレートあり）
工事によって伝えるべき内容は変わってくるため、都度対応できるテンプレートを用意しておくと便利です。
ここでは、エクセルとワードのテンプレートをご用意していますので、ぜひご活用ください。
エクセルで作成する
エクセル形式のテンプレートをダウンロードして、必要事項を入力し印刷します。
無料でダウンロードできるサイトなどもあります。
無料
エクセルテンプレート
こちらは弊社が作成したエクセル形式の工事挨拶文テンプレートです。
ご自由にご使用ください。
ワードで作成する
ワード形式のテンプレートをダウンロードして、必要事項を入力し印刷します。
無料でダウンロードできるサイトなどもあります。
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ワードテンプレート
こちらは弊社が作成したワード形式の工事挨拶文テンプレートです。
ご自由にご使用ください。
- 【マンション・アパート向け】
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管理システムからワンクリック
多くの管理システムでは、必要な情報を入力するだけで、ワンクリックで挨拶文を発行することができます。
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工事管理システムに関する記事はこちら
工事挨拶文作成のポイント
工事の挨拶をする上でマナーは大変重要です。近隣トラブルを防ぐために伝え漏れがないようにしましょう。
ここでは工事挨拶文のポイントを解説します。
基本記載項目
工事挨拶文の基本的な記載項目については、以下のテンプレートを参考にしてください。
形式はさまざまですので、用途に応じて適宜変更してご使用ください。
- 日付
- 発信者
- 宛名
- タイトル
- 本文
本文は、ビジネス文書の一般的な書き方に従って書きます。
本テンプレートではこのように構成されています。
頭語・・・「拝啓」など
挨拶・・・時候の挨拶、日ごろの厚情へのお礼
主文・・・「さて」「つきましては」などから始め、本来の要件を記載
末文・・・挨拶や結びの言葉など典型的な文章表現 - 別記
別記に、工事日時や内容、時間、注意事項、お問い合わせ先などをわかりやすく記載します。
工事内容や影響について詳しく説明し、問い合わせ先には担当者の名前、電話番号、メールアドレスを記載しましょう。
さらに、緊急時の連絡先も併せて記載することで、住民や周辺の方々の不安を軽減し、スムーズな対応が可能になります。
工事のお知らせを作成するときの注意点
工事のお知らせを書く際は、近隣住民とのトラブルを防ぎ、工事をスムーズに進めるために以下の点に注意します。
まず、専門用語や難しい言葉を避けて、簡単でわかりやすい表現を使用し、漢字にはふりがなを付けて読みやすくします。
また、丁寧な口調で記載し、住民への配慮を示します。
工事の内容や影響については、規模、期間、作業時間、騒音や振動の程度を具体的に記載します。
問い合わせ先には担当者の名前、電話番号、メールアドレスを明記して迅速に対応できるようにしましょう。
最後に、影響を最小限に抑える努力や配慮を示し、誠意をもって対応することで、住民の理解と協力を得やすくなります。
工事のお知らせ・工事挨拶の例文
工事挨拶の例文を作成いたしました。
いくつか例文をご用意いたしましたのでぜひご参照ください。
例文①
〇〇〇〇年〇月〇日
株式会社△△
近隣の皆様へ
工事挨拶のお知らせ
時下益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、かねてより計画しておりました工事をこの度着工する運びとなりました。
工事の際は、安全の確保に十分な対策をして参ります。
近隣の皆様におかれましては、期間中大変ご迷惑をお掛けいたしますが、何卒ご理解ご協力を賜りますようお願い申し上げます。
なお、質問等ございましたら下記までご連絡いただけますよう、お願い申し上げます。
記
■工事名：
■工事場所：
■工事期間及び時間：
■工事内容：
■お問合せ先：
以上
例文②
令和〇年〇〇月吉日
工事挨拶
皆様方には、ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。
この度、下記の通り工事を実施させて頂くこととなりました。
建築工事においては、安全の確保に十分な対策をたてて進めて参ります。
皆様方には、期間中大変ご迷惑をお掛けいたしますが、何卒ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。
記
工事名：
工事期間：
作業時間：
工事内容：
以上
例文③
〇〇〇〇年〇〇月〇〇年
〇〇〇〇各位
工事のお知らせ
この度下記日程におきまして
工事を実施することになりましたことをお知らせいたします。
つきましては、工事に伴い皆様には大変ご迷惑をおかけしますが、
ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。
記
●工事期間
●工事内容
●作業時間
●お問合せ先
以上
例文④
令和〇年〇〇月吉日
ご入居者様へ
工事のご挨拶
時下益々のご清栄のことと、お慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、かねてより計画しておりました〇〇〇〇工事をこの度実施する運びとなりましたので本書面にてお知らせいたします。
近隣の皆様におかれましては、期間中大変ご迷惑をお掛けいたしますが、何卒ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。
敬具
尚、工事詳細は下記の通りとなります。
記
■工事名
■工事場所
■工事期間
■工事内容
工事挨拶のテンプレートや書き方に関する記事はこちら
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まとめ
いかがだったでしょうか。
工事は、近隣住民の理解と協力があって成り立っているものです。
後からクレームやトラブルが起こることを事前に防止するために、着工前の挨拶文の配布や掲載は徹底しましょう。
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