【業務管理システム】メリットや種類10選と比較ポイントを徹底解説！

業務管理システムは業務効率を向上させるシステムです。
デジタル化や働き方改革の進展により、多くの企業で導入が進んでいます。

生産性を高めるの重要なツールですが、種類が多いため、自社に最適なシステムを選ぶことは簡単ではありません。

この記事では、業務管理システムの基本から導入メリット、選び方のポイントまでをわかりやすく解説します。
おすすめの10選も紹介しているので、導入を検討中の方はぜひ参考にしてください。

業務管理システムとは？

業務管理システムとは、業務に関連する各種情報の管理ができるシステムです。

企業に欠かすことのできない会計、人事、生産、物流、販売などの幅広い業務機能を提供し、情報の一元管理を容易にします。

具体的には、社員の勤務状況や業務進捗の管理を行う「人事管理システム」、在庫や資材の管理を行う「在庫管理システム」、財務情報を管理する「会計システム」などが含まれます。

業務管理システムを導入すると、企業の業務を見える化して一元管理できるため、生産性の向上が期待できます。

業務管理システムが必要な理由とは？

業務管理システムは、各部署で分散している業務をまとめて見える化し、効率的な運営を可能にします。

これにより、正確なデータ分析が可能になり、全体の流れを統一して管理できるため、迅速な経営判断ができます。

また、内部統制を強化し、法令を遵守するためにも業務管理は欠かせません。

このような背景から、業務管理システムの重要性が高まっており、多くの企業で導入が進んでいます。

業務管理システムの種類10選

業務管理システムと言っても様々な業務管理システムがあります。

それぞれのシステムには異なる機能があり、導入すべき部署も異なるため、事前に理解しておくことが重要です。

以下では、代表的な業務管理システムの種類を紹介します。

業務種類	説明
会計管理システム	財務諸表を作るための日々の会計帳簿に取引を記録するシステム。
販売管理システム	受注以降を管理するシステムで、受注・出荷・請求までの一連の販売活動を管理する。
営業管理システム	SFA（セールスフォースオートメーション）に代表される、営業支援ツール。受注前の営業活動を中心に管理する。
顧客管理システム	CRM（カスタマー・リレーションシップ・マネジメント）とも呼ばれる。顧客管理のことで顧客ごとのランキングや顧客情報を広く保有する。
購買管理システム	仕入購買や外注依頼の実績を記録するシステム。
生産管理システム	工場内で生産するモノの、品質・コスト・納期を管理するシステム。
人事管理システム	従業員情報を管理するシステムで、給与計算・社会保険関連の計算などが可能。
勤怠管理システム	社員の出退勤に関する情報を扱うシステム。人事管理システムと連携させ、残業時間の管理や給与明細の発行といった使い方がされる。
ERP（エンタープライズ リソース プランニング）	基幹業務管理システムのことで、会計や販売・購買・生産など基幹業務すべてを一元管理するシステム。
現場管理システム	現場での業務の進捗を管理するシステムで、工程表作成や工事写真管理なども可能。

業務管理システムにはさまざまな種類がありますが、適切に導入することで、企業の業務効率化と生産性向上が期待できます。

自社に最適なシステムを選んで、業務の効率化を進めてください。

業種別業務管理システム

業種別業務管理システムは、各業界の特性やニーズに応じて設計されています。

そのため、さまざまな業種に対応した汎用型と、特定の業種向けの業種特化型があります。

自社の業界に最適なシステムを選択し、業務の効率化と成長に活用してください。

汎用型

汎用型の業務システムは様々な業種に対応できるように多くの機能を備えており、設定の豊富さやカスタマイズ性の高さが特徴です。

しかし、その代わりに業種特有の業務に関わる機能が不足していることがよくあります。

業種特化型

業種特化型の業務管理システムは、特定の業種に焦点を当てた機能を提供しています。
そのため、業種特有の業務に合わせた機能が含まれています。

しかし、業種にとって不要な機能が少ないため、汎用型の業務管理システムよりも、機能の数は少ない傾向があります。

汎用型・業種特化型の選び方

汎用型か業種特化型かを選ぶ際は、自社の商品・サービスが1業種なのか複数業種なのかで決めるとよいでしょう。

もし様々な商品・サービスを展開している場合は、汎用型の業務管理システムが全体を効率的に管理できるためおすすめです。

一方、特定の業種に特化しており、その特殊性が高い場合は、業種特化型システムの方が使いやすいと考えられます。
例えば、以下のような業種では、業種特化型システムの利用がおすすめです。

個別業務特化型とERPはどちらが良い？

企業が業務管理システムを導入する際に頻繁に悩むのが、個別業務特化型のシステムとERP（Enterprise Resource Planning）のどちらを選ぶべきかという点です。

ERPは多くの業務をカバーするシステムで、大企業を中心に導入されていますが、中小企業にとっては導入が難しい場合があります。
ERPを導入するには、多くの業務に対応するために大規模なカスタマイズが必要で、費用も高額です。

さらに、システムが大規模になると、使い方を覚えるのに時間と費用がかかり、全社での導入が難しくなります。
中小企業では、システムに投資できる予算や人員が限られているため、ERPの導入には慎重な検討が必要です。

一方、個別業務特化型のシステムは自社に最適なものを選べるため効果が高いというメリットがありますが、システム間の連携が難しいといった課題もあります。

その点、ERPは統合されたシステムなので、すべての業務が一つにまとまっているため、連携の問題がありません。

どちらのシステムを選ぶかは、企業の規模やニーズに合わせて慎重に考える必要があります。
それぞれのシステムの特徴をよく理解し、自社に最適なものを選ぶことで、業務の効率化や情報管理の改善が期待できます。

比較するポイント3選を紹介

業務管理システムを選ぶ際に重要な比較ポイントを3つ紹介します。

これらのポイントを考慮することで、自社に最適なシステムを見つけやすくなるでしょう。

自社業務とのシナジーを考える

業務管理システムを選ぶときは、自社の業務プロセスとどれだけ効果的に連携できるかを考えることが重要です。

自社の業務とシナジーを発揮すれば、業務効率が向上し、無駄を減らすことができます。

シナジーとは、複数の人や物事が相互に作用し合うことで、相乗効果が生まれる状態を指します。

システムが自社のニーズに適しているか、導入後に十分な効果を期待できるかを評価しましょう。

【ERP】コスト面と人員面での投資可否を見分ける

ERPシステムを選ぶ際には、初期導入コストや運用コスト、さらに人員面での投資が可能かを慎重に見極める必要があります。

ERPは多機能であるがゆえに導入や運用にかかる費用が高額になる傾向があります。

また、システムの運用には専門知識を持った人材が必要になるため、必要な人員の確保や教育も重要な要素です。

【個別の業務管理システム】優先順位で選択する

個別業務特化型のシステムを選ぶ場合は、自社の業務にとって最も重要な機能に優先順位をつけ、それに基づいてシステムを選択することが効果的です。

例えば、販売管理が最も重要であれば、販売管理に特化したシステムを選ぶことで、効率的な運用が可能になります。

優先順位を明確にすることで、必要な機能を持つシステムを選びやすくなり、導入後の効果を最大化できます。

業務管理システムのメリット5選

業務管理システムを導入することで、企業に多くのメリットをもたらします。
今回は、その中でも特に重要な5つの利点を挙げ、詳しく解説します。

コスト削減

コスト削減は大きなメリットの一つです。

業務管理システムを利用することで業務が効率化し、経営資源のムダがなくなります。

例えば、生産性向上による人件費削減、無駄な在庫や資材の削減による原価低減などです。

業務管理システムを導入することで、コストが削減され業務効率が向上します。

時間・スペースの節約

業務管理システムの活用により、業務時間が短縮され、ペーパーレス化によるスペースの節約も実現できます。

業務管理を通じて作業効率を上げることで、従業員が負担する業務時間を短縮できます。

あらゆる方面でコスト削減が期待できるでしょう。

情報共有・コミュニケーションの促進

業務管理システムは、情報共有とコミュニケーションの改善に効果を発揮します。

従来の電話やメールで行っていた社内の会話をシステム上で行うことで、従業員間の情報共有が円滑になり、チームワークが強化されます。
さらに、重複している入力作業を一括で行うことで、データ入力の効率化も図れます。

属人化防止

情報共有が進むことで、業務内容が明確化されることが期待されます。

例えば、業務の進め方をシステム上にアップすれば、担当者以外でも業務ができるようになるでしょう。

業務内容を明確にすることで、属人化を防ぐことができます。

人為的ミスの削減

業務システムの導入により、人為的なミスを減らし、業務や作業の確実性を向上させることができます。

多くの業務管理システムには、自動化、自動計算、自動入力などの機能が組み込まれており、これらを活用することで人為的なミスが減少することが期待できます。

さらに、業務を自動的にチェックする機能も備わっているため、業務や作業の確実性の向上につながるでしょう。

商品・サービスの質の向上

業務管理システムの導入によって業務を効率化すれば、生産性が向上し、商品・サービスの質向上にもつながります。

システムを活用することで品質管理が強化され、一貫性のある高品質な商品を効率的に生産できるようになります。

また、業務プロセスを改善し、効率化を図ることで、顧客が求める品質やスピードを向上させることができます。
これにより顧客満足度が向上し、信頼やリピート率も増加するでしょう。

リモートワーク・出張対応

現代の働き方が多様化する中で、業務管理システムの利用は特に重要です。

システムを活用することで、従業員はインターネットを通じてどこからでも業務にアクセスできます。

リモートワークや出張中でも、データや情報へのアクセスが容易になり、業務の持続性が確保されます。

これにより、柔軟な働き方が実現し、生産性が向上すると同時に、企業の運営効率も向上します。

業務管理の効果的な進め方とは？

業務効率化を図るには、まず現在の業務を見える化して問題点を明確にすることが重要です。

業務フローを見直すことで、無駄な作業が明らかになり、改善策や対策を立てることができます。

既に業務管理システムを導入していても、「効果が実感できない」や「業務がうまく回らない」と感じることがあるかもしれません。
そのため、業務プロセスを整理し、手順や業務範囲を明確にして、関連部署と連携を強化しましょう。

次に、SMART原則に基づき、達成したい成果を具体的に設定します。
SMART原則には以下の5つの条件があります。

目標を設定し、自社の業務管理を改善するために、必要に応じて業務管理システムの導入も検討しましょう。

進捗状況は定期的にチェックし、問題が起きたらすぐに対策をとります。
工事完了後は、目標達成度や工程の適切さを分析し、次の改善計画を立てて継続的な業務改善を図りましょう。

まとめ

業務管理システムは、その名の通り業務管理に特化したシステムのことです。
適切に導入することで、多くのメリットが得られます。

業務管理システムの選定にあたっては、企業のニーズや業種に合わせたシステムの選択が重要です。
自社の業務プロセスや課題に適したシステムを選ぶことで、競争力を強化し、持続可能な成長を目指せるでしょう。