リフォーム業向け管理システムの機能とは？選び方や目的をご紹介

業務管理は、日々の業務を管理し、安全で快適な労働環境を維持し、業務効率や生産効率を向上させるため、あらゆる業界で必要です。特に建設業界では、指定された工期内に作業を進め、納期までに施工を完了させるため、安全対策を徹底しながら業務を進める必要があります。そのため、業務管理の徹底が不可欠です。

人手不足や過労の問題が深刻化とする中、業務管理システムの導入が注目されています。業務管理システムは、どのような目的で導入されているのか、どんな機能があるのかをご紹介し、最適なシステムの選択方法についてもご案内していきます。

リフォーム業向け管理システムとは

リフォーム業向け管理システムは、日々の業務や週、月、プロジェクト、現場ごとの業務をスケジュールや作業別に時系列で管理できます。
従来の業務管理では、日報や報告書を使用し、部署や現場ごとに表計算ソフトでスケジュールを作成していました。
しかし、表計算ソフトは情報の追加や更新が滞りやすく、労力や手間もかかります。業務管理システムは、機能が組み込まれており、業務報告や工程管理を簡単に行えます。また、クラウドシステムでは、モバイル端末でも利用できるため、事務所に戻らなくても業務報告や進捗状況を確認できます。

リフォーム業向け業務管理システムの目的

リフォーム業向け業務管理システムを導入する目的は、作業の効率化を図ること、品質向上を目指すこと、人的ミスを防ぐことです。
また、原価を管理し、適切な利益を確保することにあります。

作業の効率化

業務報告のために残業したり、工程表の作成に時間を取られたり、進捗表がわかりにくく、確認作業に追われたりすれば時間の無駄です。
業務管理システムを利用すれば、既定のフォーマットに入力すいることや項目を選択するだけで簡単入力できます。

現場や外出先などでも入力や閲覧などができるシステムもあるため、事務所に戻ってくる手間もかかりません。
業務管理の作業効率を高めることで、現場作業や営業、顧客や取引先との商談などの業務に注力でき、生産性も高まります。

品質向上を目指す

業務管理に時間を取られなくなる分、本業に注力でき、現場作業がしっかり進み、品質向上が目指せます。
システム上で工程表や進捗状況、注意事項などを確認して共有し合えるので、品質が向上し、完成度もより高くなるのもメリットです。

人的ミスを防ぐ

手書きや表計算ソフトを使った進捗表や工程表は見づらく、情報の見落としやダブルブッキング、資材の発注漏れなど人的ミスが起こるリスクがあります。

システムで管理されるとリアルタイムで情報の見える化が図られ、重要な事柄にはアラートを設定できることや自動で顧客への案内メールが配信されるなど、スムーズに行えるようになります。

適切な利益を確保する

リフォーム業では様々な原価を管理する必要があり正確に管理するのは困難です。
急な変更や、追加工事によって原価が増加されるが、発生した追加費用を頂けないケースもよくあります。
また、業者からの請求が発注時と異なった金額が請求される事もあり、工事が終わってみれば赤字だったということもあります。

業務管理システムを活用し、適切な原価管理をすることで、予定通りの利益を確保することができます。

リフォーム業向け業務管理システムの機能

リフォーム業向けの業務管理システムの機能はシステムによっても違いがありますが、基本的な機能は以下の通りです。

顧客管理

リフォーム業界では、営業や交渉、契約後の顧客情報や案件詳細をしっかり管理する必要があります。顧客情報は将来のビジネス展開や営業戦略に役立ちます。契約後はアフターサービスが重要で、その時期や内容を管理することで顧客満足度を高めることができます。これにより業務効率化と顧客サポートの向上が期待できます。

営業進捗管理

案件ごとに施工スケジュールを明記し、現在どの状況にあるのか、進捗管理ができます。

見積作成

面積や工数、資材の単価など必要な項目を入力するだけで、スピーディーにわかりやすい見積書を作成できるのも便利です。

原価発注管理

案件ごとや部署ごと、四半期単位などの予算管理が可能です。

工程管理

長期案件ではガントチャート式、短期案件ならカレンダー式など、わかりやすい工程表で担当者や作業内容、スケジュールを管理できます。

支払処理

受発注の管理や請求書作成、銀行送金などの支払処理が簡単作業で自動的になされます。

タスク管理

プロジェクト単位や案件単位、各担当者やスタッフ単位でタスクの状況報告や進捗管理が可能です。

労務管理

現場ごとに発生した人件費の管理ができます。

その他機能

業務管理システムの選び方

業務管理システムを選ぶ際は、自社に合った機能があるか、既存のシステムと被っていないか、価格は妥当かをよく検討しましょう。

自社に合った機能が備わっている

業務管理をスムーズにするために、自社の業務管理に必要な機能が揃っているかよく調べましょう。
同じ名称の機能でも内容に差があります。

より便利で活用しやすい機能が揃っているのがベストです。

既存のシステムと被っていない

すでになんらかのシステムを導入している場合、機能がかぶっていると二重で入力作業が必要になったり、業務の混乱が生じたり、余分にコストが発生しかねません。

統一されたシステムを導入するために、既存のシステムからの乗り換えや統合する事も念頭に置きましょう。

価格は妥当である

業務管理システムの価格は業者にもよりますが、主として初期費用、月額料金、オプション料などで構成されています。
月額料金は利用できる機能やプラン、アカウント数やサポートサービスなどによって、いくつかのプランから選べるケースが多いです。

料金プランの確認と具体的な見積もりを取り寄せて、内容に対して価格が妥当かよく検討しましょう。

サポート体制が充実している

リフォーム業ではさまざまな作業や例外処理が発生します。その際に、メールサポートだけでは解決できないこともあるため、電話サポートが可能であることが重要です。さらに、Zoomなどを利用した画面共有でのサポートがあれば、より安心です。

おすすめの業務管理システム3選

業務管理システムの選び方が理解できたところで、おすすめの業務管理システム3選をご紹介します。
特徴を確認し、自社に合っているか比較検討してみましょう。

ダンドリワーク

ダンドリワーク公式サイトはこちら

ダンドリワークはクラウドタイプの業務管理システムで、現場でもスマホやタブレットを使って利用できます。
施工現場の写真を撮影してすぐに共有することや図面や仕様書などを一元管理でき、社内はもちろん協力会社とのリアルタイム共有が可能です。
チャット機能も付いているので、いちいち現場や事務所に集まって打ち合わせをすることや電話をしなくても、気軽にコミュニケーションができます。
オプションで受発注管理や施工後検査管理、スタッフの勤怠管理なども追加できます。

ANDPAD

ANDPAD公式サイトはこちら

ANDPADは、現場の効率化から経営改善まで一元管理できる施工管理アプリです。
アプリを起動すれば、いつでもどこでも、図面や工程表の最新データを確認でき、チャットアプリで担当者や現場作業者とのコミュニケーションもスムーズにできます。
施主報告機能があり、施主と現場進捗の共有が可能です。
図面やプランボードの承認もアプリ上で完結できるので、訪問の手間も省けます。
検査機能もあるので、自主検査の実施と結果報告もスムーズです。

建て役者

建て役者公式サイトはこちら

建て役者は完全オーダーメイドで、必要な機能をニーズに合わせてカスタマイズできる業務管理システムです。
必要のない機能やすでに揃っている機能は省いて、業務効率アップが図れます。
選べる基本機能として、顧客管理や、見込み客の引き合い発生から契約までの商談状況管理、見積もり機能や契約管理、受発注管理や工程管理、予算管理、アフター管理などの機能が搭載できます。

アフター管理は定期点検の時期などのアラートを出すことや、訪問リストの作成も可能です。
顧客ごとに商談からアフターフォローまで集中管理できます。
オーダーメイドな業務管理システムは、小さな工務店から中小の建設企業まで幅広く利用できます。

建築業向け業務管理システム アイピアがおすすめ

アイピアは建築業に特化した一元管理システムであり、顧客情報、見積情報、原価情報、発注情報など工事に関する情報を一括で管理できるため、情報集約の手間が削減されます。 さらに、アイピアはクラウドシステム。外出先からでも作成・変更・確認ができます。

アイピアはここが便利！6つのポイント

• 問合から引渡しまで工事に関するあらゆる情報を一括で管理できる
• 工程表や必要書類を簡単に作成できる
• 工程や写真、書類の管理や共有が簡単・スピーディ
• 現場の進捗状況をどこでも確認できる
• 会社に利益が残る
• 経営状況を把握・分析できる

施工管理システム『アイピア』はこちら

まとめ

業務管理システムは、従来は手書きの報告書や表計算ソフトなどを用いた工程表などで管理を行ってきたことを、プログラム化されたシステムでスムーズに管理できるようにするものです。
導入する目的は、作業の効率化を図ること、品質向上を目指すこと、人的ミスを防ぐことです。

業務管理システムの機能として顧客管理・進捗管理・見積作成・予算管理・工程管理・支払処理・タスク管理などがあります。

選び方のポイントは、自社に合った機能があるか、既存のシステムと被っていないか、価格は妥当かをよく検討しましょう。

アイピアからの一言 ～効果のあるシステムを導入しよう～