住宅事業・リフォーム事業が成長産業として認知されたこともあり、近年各地域で多くの工務店が出店し、高い競争力が求められるようになりました。
地域ごとの差別化を図ったり、お客様フォローでリピート率アップを目指すなど、各工務店が様々な施策を試みています。
これはどんな工務店にも関係する大きな問題ですが、新しい施策を行うためにも、まずは社内の状況や顧客管理をしっかり効率化する必要があります。
今回は、工務店に必要な「顧客管理システム」について紹介しましょう。
建築業・工務店の顧客管理なら『顧客管理システム アイピア』
多くの顧客情報と、工事の進捗を把握し管理するのは大変な業務です。そこで、誰でも簡単に顧客管理ができる
施工管理システム アイピアをご紹介します！
アイピアは、顧客情報だけでなく工事に関する情報を一括で管理できるため、情報集約の手間が削減されます。
アイピアはなぜ便利？6つのポイント！
- 過去の工事案件、お問合せの履歴などあらゆる顧客情報がアイピアに集約。
もちろん引渡し後のアフターフォローの記録も可能！ - お客様の情報が共有されるので担当者でないとわからないといった属人化を防げる！
- やり取りの履歴がすべて残り、スケジュール漏れを防ぐ！
- アイピアの見積は5階層まで対応しているので小規模工事から大規模工事の見積を作成可能！
- 全体工程表は絞り込み機能が充実！見たい工程をすぐに確認
- さらに、アイピアはクラウドシステム。外出先からでも作成・変更・確認ができます。
まずは、体験デモで使用感を体感してみませんか？
| 価格 | 初期費用：120,000円～、月額費用：10,000円～ |
|---|---|
| 環境 | クラウド |
| 体験版 | 無料体験デモあり |
初めてのシステム導入でも簡単に使える操作感！
アイピアはボタンの大きさ・配置・情報量などを工夫して、内容が一目でわかりやすく、現場担当者が使いやすいシステムになるよう設計しています。
初めてシステムを導入する方でもすぐに活用できます。
また、アイピアは新しいシステムに慣れる時間を減らせるよう、現場担当者が見慣れている「エクセルに近い操作感」を徹底しています。
アイピアの機能紹介
アイピアは建築業に特化した一元管理システムです。
顧客管理はもちろん、見積管理や原価管理など様々な機能が備わっています。
ここでは、アイピアの顧客管理機能の特徴2点とアイピアでできるその他の機能を一部ご紹介します。
顧客管理機能①お客様とのやり取りが記録できる
リフォームなど建築工事は、施工中から引渡しまでお客様から何度も問い合わせがあります。
担当営業に任せきりにしていては、対応漏れなどの不十分な対応になってしまう可能性があります。
アイピアならお客様からの連絡の詳細を記録できます。
もちろんクラウドシステムだから情報共有も可能。初めて対応するスタッフでもこれまでの流れを理解することが可能です。
顧客管理機能②過去の情報もすぐ検索できる
お客様から問い合わせがあった場合や過去の情報を確認したい場合に、逐一パソコンのフォルダを漁るのは大変非効率です。
アイピアなら顧客の情報や契約になった時期、見積の内容などで検索することが可能です。
スマホから利用することもでき、欲しい情報をすぐ手に入れることができる為、対応スピードを大幅に上げることができます。
その他の機能①使いやすく効率的な見積作成機能
アイピアに備わっている便利な機能の1点目は、効率的で使いやすい見積作成機能です。
すぐに活用していただくために、見積機能はエクセルに似た操作感を徹底しています。
例えば、見積明細を作成する際にEnterキーで次の項目に改行します。
「わざわざマウスで項目を選びなおす」「他の情報を入力するためにページを切り替える」など管理システムにありがちな手間を排除しているのでスムーズに利用できます。
その他の機能②見積作成・予算作成の段階から原価管理ができる
2点目は、原価管理機能です。
見積の明細を取り込んで、実行予算の段階で原価入力ができます。
実行予算の情報から発注書を作成することもできるので、見積⇒予算⇒発注と入力した内容を効率的に活用でき、二重入力などの手間を削減します。
もちろん顧客の情報とも連携している為、すべての情報を顧客と紐づけて管理できます。
まだまだ豊富な機能で御社の効率化をお手伝い！
ここでご紹介した機能の他にも、「業者請求管理」「入金管理」など建築業の仕事を１つのシステムで管理できる便利な機能がたくさんあります。
詳しくはぜひホームページをご覧ください。
工務店で業務効率化しやすい内容とは？
近年、働き方改革や36協定など、工務店や建築業における労働時間の削減が求められています。
この章では、工務店での業務で効率化しやすい内容を3点紹介します。
案件管理
建築業では、多種多様な案件、工事が発生します。
このようなたくさんの案件をすべて管理することは非常に大変です。
案件ごとの情報をわかりやすく管理できれば、打ち合わせや工事の内容を簡単に、効率的に管理できます。
日報
日々の工事内容を報告、管理する日報は業務に欠かせないものです。
日報に写真を紐づけると、視覚的にわかりやすいものになり、後から見たときでもわかりやすく、管理しやすくなります。
各書類
見積書・請求書、発注書など契約時の書類から、工程表など工事の時に使う書類など、建築業では様々な書類を扱います。
作成・管理する際も、必要なこれらの書類を現場や案件ごとにクラウド上で管理しておくと、場所を選ばずどこでも確認ができます。
何か変更があった場合も、スムーズに対応することが可能です。
『アイピア』が工務店に人気の理由
アイピアは、４つの観点から工務店向けシステムであると言えます。
ここでは、工務店が抱える問題とともにアイピアが工務店に人気の理由をご紹介します。
利益を可視化できる
工務店では、どんぶり勘定で粗利管理を行い、赤字工事になってしまうという問題が多々見受けられます。
アイピアの機能で効率的に！利益アップに結び付く！
アイピアなら、案件別に粗利をリアルタイムで可視化できる為、利益を確実に確保できます。
また、クラウド型システムにより情報共有が容易になる為、どんぶり勘定による赤字工事を防止できます。
コストの削減
工務店に限らず、建築業では様々な書類の管理や情報共有が必要となります。
これらを効率化すべく管理システムを導入している企業がほとんどです。
しかし、導入したシステムを上手く活用できず、業務ごとに別々のシステムを導入することで、かえってコストがかさんでしまうケースが多々見受けられます。
アイピアだけで必要な機能が揃うからコストを抑えられる！
アイピアは、オールインワンシステムであるため、複数のシステムを契約する必要がなく、管理コストの節約につながります。
また、クラウド型システムである為、導入の際にかかるコストを最小限に抑えられます。
生産性向上
工務店は、長年人手不足の問題が続いています。この問題を解決すべく、日々業務効率化への取り組みが行われています。
しかし、「何から取り組んだらよいか」「効果が確実に得られる方法がわからない」という方も多いようです。
アイピアなら情報の一元化で業務の根幹から効率的になる！
アイピアは一元管理システムであるため、いつでもどこでも情報の入力・共有が可能。
隙間時間で作業ができ、生産性が向上します。
また、操作性が非常に高く「システム導入したのに活用できない」「かえって手間」という問題を払拭します。
経営状態の把握・分析
近年各地域で多くの工務店が出店し、高い競争力が求められています。
他の工務店との差別化やリピート率を向上するには、現在の経営状況を把握し、分析・改善していく必要があります。
しかし、経営状況を把握するまでには、経理や営業の情報の集約に大きな時間を要する為、リアルタイムでの把握が難しいというのが現状です。
アイピアなら情報の集約でリアルタイムに経営状況が把握できる！
アイピアなら、登録している情報を様々な角度から集計しリアルタイムで確認できます。
結果、現状の改善点を把握しやすく、迅速な経営判断に役立ちます。
顧客管理システム（CRM）とは？
顧客管理とは、マネジメント用語ではCRM（カスタマーリレーションシップマネジメント）とも呼ばれ、お客様との関係性や、お客様と関わったあらゆる情報を管理するマネジメント手法のことを指します。
要するに、「お客様とのやり取りをしっかり記録して、記録を生かした戦略を立てましょう」ということです。
このCRMの考え方に則ったシステムのことをCRMシステム、即ち顧客管理システムといいます。
管理すべき情報は、「お客様に関するあらゆること」であり、例としては以下の通りです。
顧客情報として管理すべき情報
- お客様の氏名・住所・電話番号などの基本的な顧客情報
- どういった経緯で連絡してくれたのかという発生源
- 過去にどの営業担当がお客様とコンタントを取り、どんな話をしたのかという営業記録
- 営業活動以外でお客様がくれた電話問合せやイベント参加の記録
- お客様に提出した見積書・注文書などの書類
- 契約になったお客様の見積金額・受注額・発注や請求額などの金額面
- 契約日や着工日、引き渡し日などの日付関連
- 工事写真 等
これらの情報をしっかりと蓄積し、ビジネスにおける様々な場面で活用していくのが顧客管理システムの役割です。
エクセルと顧客管理システム（CRM）の違いは？
エクセルは、顧客情報を登録・管理するうえでよく使われるツールです。
事務職なら誰もが操作方法をある程度理解しており、そうでなくても誰もが一度は操作したことのあるツールでしょう。
社内の全パソコンにあらかじめインストールされていることが多く、基本的な顧客情報ならエクセルでも十分に管理ができるでしょう。
ただし、顧客情報を”管理する”という点において、エクセルには様々なリスクがあります。
- 基本的に同じエクセルのデータを同時に更新・共有できないので、どこに最新情報があるか分かりにくい。
- 顧客に関する大切な情報を一部の担当者しか把握していないという事態が発生しやすい。
- エクセルの操作方法に関するスキルに個人差があり、誰かがうっかり大切な情報を削除してしまうかもしれない。
これらのリスク自体もさることながら、「問題が発生したことに誰も気付かない可能性」があるのが、エクセル管理における最大の問題点です。
その他、テレワーク・在宅勤務など多種多様な働き方にエクセルでは対応しづらい場面があるなど多くの問題が生じます。
顧客管理システムをより詳しく見るならこちら
どんな工務店でも顧客管理システムは必要？
工務店を経営者の中には、
「工事が忙しいし、そんなところに時間をかけたくない」
「下請け業がメインなので、顧客を管理する必要がない」
と考える人も多く、システム導入に踏み込めない工務店はたくさんあります。
ただ残念なことに、そんな工務店ほど「機会損失」してしまっているのです。
「機会損失」をしないためにも、どんな工務店でも顧客管理は必要不可欠です。
顧客管理システムが無い工務店が陥りがちな問題
では、どのような「機会損失」があるのでしょうか。
工務店が陥りがちな様々な問題を見てみましょう。
過去の情報が確認できない
情報が見やすい形で蓄積されていないと、すでに問い合わせを受けているお客様でも、１から商談を始めることとなり、多くの無駄な時間を消費します。
過去の商談やきっかけが記録できていれば、改めて聞く必要のない情報も多いでしょう。
また見積などその他の情報においては、情報の蓄積を適切に行わなければ、過去同じ内容の工事を行っている場合でも、見積書を作成する際毎回メーカーやカタログから情報収集を行う手間が生じます。
今忙しくて手が回らないと困っている工務店も、実は「やらなくていいこと」が原因で忙しくなってしまっている、ということが起こりうるのです。
場合によっては、「取らなくてもいい工事まで受注している」可能性もあります。
工事の粗利を予測できない
工事粗利といえば住宅事業者にとって最も大事な部類に入る情報です。
もともと想定していた粗利が、工事の延長や発注段階でのトラブル等で下がってしまうのは、特にリフォーム業界に多い現象です。
本来であれば、粗利が減少してしまったのが分かった段階で他の工事予算を回したり、場合によってはお客様に交渉をしたりできるはずですが、たいていの場合はそうはいきません。
多くの場合、工事業者からの請求をもって初めて粗利が減少していたことに気がつきます。
しかし、すでに請求を受けてしまっている為、改善は不可能です。
また、こうした事態を記録・共有できる仕組みがないため、何度も同じようなトラブルが発生してしまいます。
担当者しか知らない情報が多い
工事や顧客、事務経理の情報を、その担当が持つ資料や記憶のみで把握していると、問題が生じた際に担当に確認を取らざるを得ません。
こうした事態を「属人化」といいます。
工務店の属人化によって、担当者は休日でも連絡を受けられる状態にしておく必要や場合によっては、出勤する必要があります。
こうした積み重ねによって、業務効率が低下し、人手不足などの問題につながってしまいます。
クレームを次に活かし切れない
お客様からのクレームを完全に無くすことは難しいですが、クレームがあったことを社内で確実に共有することで再発率は下げられるはずです。
また、クレームをきっかけに作られた新しいサービスで売り上げを伸ばす企業もあります。
そういった場合も、確実に情報を記録・共有できる仕組みがあれば対応が可能となるでしょう。
知りたい情報を知りたい時にすぐ確認することができない
営業担当などが、出先で顧客の情報を確認したい場合、手元に資料がなければ、事務所に戻ったり電話で確認を取ったりと、手間が生じます。
お客様の情報をエクセルで管理しているという工務店の方もいらっしゃいますが、エクセルだと各パソコンで保存する形をとっていることが多く、出先では見ることができません。
見られる場合でも、余計な情報が合わせて表示されたりして、とにかくスムーズに確認することは難しいでしょう。
場所を問わず、さらに手早く簡単に情報を確認できる状態があれば、営業担当の行動力はもっと上がるはずです。
工務店のDX化に関する記事はこちら
顧客管理システムを選ぶポイント
ここからは、様々ある顧客管理システムから選ぶ際にポイントすべき点を解説します。
予算の関係でまずはエクセルで、という手段を取る場合でも以下のポイントが抑えられるかは確認しましょう。
操作が簡単であるもの
新しいシステムを活用する際、使い勝手はとても大切なポイントです。
社内に浸透できるかという点でも非常に重要になります。
ホームページや資料を見ているだけでは理解しきれない部分なので、無料お試しトライアルを通じて実際のシステムを事前に触れるようにしましょう。
登録できる顧客情報の範囲
「顧客情報としてどこまで記録すべきか」という点は、現状の営業活動の問題点を整理したうえで判断すべきところです。
とくに住宅履歴については1度問い合わせがきたお客様の情報を確実に保管し、改めて問い合わせをもらったり、似たような物件の依頼がきた際に確認できると便利です。
見積・実行予算などがスムーズに登録できるもの
顧客管理に合わせて原価の管理が必要な場合、金額を何度も入力する作業は、時間やミスが増加する原因となります。
作成した見積の原価を実行予算に転記できる、実行予算の情報をもとに発注書が作成できるなど、情報を転用しながらスムーズな運用ができるシステムを探しましょう。
時間や場所を問わずに情報が確認できるもの
顧客情報が必要な場面は、事務所や営業での外出先など様々です。
どこにいても同じ情報を手軽に確認できるシステムを使うことで、業務効率は格段に上がるでしょう。
社内共有がスムーズなもの
例えば営業担当が外出先でお客様と話した内容や、作成した見積の情報がスムーズに事務所で確認できれば、その先の業務はぐっとスピーディなものになります。
見積の情報はこのエクセル、お客様の情報はこの台帳、というように複数のツールを使うのではなく、業務全体の情報をまとめて管理できる一元管理システムが理想です。
使い方など、問い合わせサポートが活用できるもの
システムを導入して間もない間は、使い方などで様々な疑問点が浮かびます。
そんなとき、ぱっと電話やメールで問い合わせが出来るサポートがついているシステムは便利です。
とくに導入直後は様々なことを問い合わせる為、問い合わせの手軽さ、反応の速さについては確認しておくとよいでしょう。
費用対効果が期待できるもの
システムを導入する際にネックになりやすいのが「価格」です。
顧客管理システムは一度導入をすると、別のシステムの導入が難しくなります。
機能や操作性を妥協して価格で選ぶと、その先何年も非効率な方法で管理をする必要が出てきたり、システムを導入したが使いこなせずにExcelと併用し続けるといったことになりかねません。
価格も重要ですが、機能や操作性とのバランスを精査し、費用対効果がより見込めるシステムを導入しましょう。
顧客管理ツールに関する詳しい記事はこちら
リフォーム・工務店向けおすすめシステム7選
顧客管理システムと一口に言っても、様々な種類のシステムが存在します。
この章では、その中でも特におすすめな7つのシステムを紹介します。
建築業向け管理システム『アイピア』
建築業（リフォーム・工務店向け）管理システムアイピアは、顧客管理から原価管理、アフターフォローまで、工事に関するあらゆる情報を一元で管理できます。
さらにアイピアは、クラウドシステムですので、外出先からでも書類やデータの作成・変更・確認ができます。
| 特徴 |
|
|---|---|
| 料金プラン |
|
| 体験版 | デモサイト無料体験が可能 |
| サポート |
|
| 運営会社 | 株式会社アイピア |
ダイテック『工務店クラウドEX』
顧客情報はもちろん、原価管理、アフターサービスなど多くの情報を一元管理できます。
工事台帳を作る手間も少なくて済みます。
住宅業界の顧客管理システムは、たいていの場合顧客情報以外にも様々な情報管理が可能です。
『工務店クラウド』も顧客情報だけでなく、実行予算や発注管理が可能です。
| 特徴 |
|
|---|---|
| 料金プラン | 要問合せ |
| 体験版 | 要問合せ |
| サポート |
|
| 運営会社 | 株式会社ダイテック |
システムサポート『建て役者』
建て役者は「工事管理ソリューション」を自称した商談からアフターフォローまでを集中管理できるソフトです。
顧客管理面では、活動履歴や商談記録などサポート面・営業面いずれにも使えます。
| 特徴 |
|
|---|---|
| 料金プラン | 要お問合せ |
| 体験版 | デモサイト無料体験が可能 |
| サポート | 要問合せ |
| 運営会社 | 株式会社システムサポート |
ユニティソフトウェア『リフォームサクセス９』
リフォームサクセスは20年以上に渡って開発・提供されてきた老舗のリフォーム向けソフトウェアです。
徹底して簡単な操作を追求した「ダイレクトアクセス方式」を採用し、誰でも数回の練習で活用できると謳っています。
| 特徴 |
|
|---|---|
| 料金プラン | 297,000円(税込)～ |
| 体験版 | 無料デモあり |
| サポート | リモートサポート |
| 運営会社 | ユニティソフトウエア有限会社 |
メイズ『アイリフォーム』
アイリフォームは、従業員の増加に伴って起きやすい「管理の不行き届き」を解消するためのソフトです。
顧客管理だけでなく、見積や入金管理も可能で、「2週間無料で使える」というのもあまり他社には見ない仕組みです。
| 特徴 |
|
|---|---|
| 料金プラン | 【i-Reform Pro】
【i-Reform Lite】
|
| 体験版 | 2週間のお試しアカウント取得が可能 |
| サポート | 要問合せ |
| 運営会社 | 株式会社メイズ |
ユニマットリック『RIK Bizmo』（旧：顧客志向）
RIK Bizmo はこれまで紹介したソフト同様、営業～アフターまでをまとめて管理できるソフトです。
| 特徴 |
|
|---|---|
| 料金プラン | 要問合せ |
| 体験版 | 30日間無料 |
| サポート |
|
| 運営会社 | 株式会社ユニマットリック |
コベック『みつも郎２０』
建築業界の方なら多くの方が利用経験のある見積ソフト「みつも郎」ですが、最低限の顧客管理はみつも郎でも可能です。
作成した見積の提出元を管理する機能があるので「誰に出した見積か」という情報を把握することが出来ます。
ただし、他社ソフトにあるアフターフォローなど幅広い管理はできないので、とりあえず顧客名簿を管理したい方におすすめです。
| 特徴 |
|
|---|---|
| 料金プラン | 本体価格30,000円(税抜) |
| 体験版 | 要問合せ |
| サポート | 要問合せ |
| 運営会社 | コベック株式会社 |
顧客管理システム比較表
これまでにご紹介した顧客管理システムを一覧表にまとめました。
製品を比較する際、ぜひご参照ください。
アイピアの導入Q＆A
ここでは、アイピア導入の際よくある質問に関してお答えします。
導入までの流れは？
まずは申込フォームまたはお電話からお問合せください。
機能の紹介や貴社課題解決の提案をさせていただいたうえで、ご判断いただければ幸いです。
導入までの詳しい流れは、こちらをご覧ください。
導入に必要な環境・機器は？
ウェブブラウザにつながる環境があれば、パソコン・スマートフォン等どの機器からでもご利用可能です。
※利用推奨ブラウザはGoogle chromeです。
セキュリティ面の対策は？
アイピアでは、Microsoft社が管理するきわめて安全なクラウド基盤「Microsoft Azure」を利用しています。
Azureが標準提供している保護、サイバーセキュリティへの対応力のほか、自社内でも個人情報保護に努めています。
まとめ
今回は、工務店におすすめの顧客管理システムについてご紹介しました。
顧客管理システムは、工務店の属人化の問題を解消する為にも必要なシステムです。
導入する際には、6つのポイントを押さえ、十分な費用対効果を得られるシステムを導入しましょう。
また、顧客管理に特化したシステムではなく、顧客管理から見積、発注、工程管理など様々な業務を管理できる一元管理システムもおすすめです。
これを機に、業務体制を刷新し、生産性向上と利益率向上を目指しましょう。
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