【超初級】業務改善報告書の基本的な書き方とは？テンプレート例つき

どの業界でも、業務改善や生産性向上のために行動を起こし続けることは重要です。
この活動を止めてしまえば、利益を伸ばし続けることは難しいでしょう。

しかし、ただやみくもに業務改善を行えばよいというものでもありません。
PDCAを回し、どのような改善が最も効果的であるのかを意識して活動する必要があります。

業務改善報告書は、実行した業務改善をチェックする際に効果的な書類です。
今回は、業務改善報告書の具体的な目的や作成方法を、初心者の方向けに解説します。
業務改善報告書の記入例もご用意しましたので、合わせてご活用ください。

業務改善報告書とは？業務改善提案書との違い

業務改善報告書は、社内または社外企業に対して行う業務改善内容の提案報告書です。
どんな業務をどのような方法で改善するのか、改善するとどう良くなるのかを記載します。
業務改善報告書を作成する過程では、対象業務の現状や背景を振り返ることができます。
そのため、直接関与しない同僚や上司の理解が広がるのがポイントです。

業務改善提案書との違い

また、業務改善報告書は、業務改善提案書と呼ばれることもあります。
意味は同じですが、報告書はまれにトラブル対応報告として扱われるケースもあります。

業務改善報告書を作成する目的は？

業務改善報告書の目的とは、業務改善を社内提案し、業務の改善を成功に導くことです。
業務改善を「会社の取り組み」として成功させるには、会社全体の協力が不可欠です。
現場スタッフまたは上層部だけの取り組みでは達成できません。

全社的な取り組みとして社内に認知させるために提案書を作りましょう。
また、提案書を作成する過程で「提案内容が企業として目指すビジョンに適しているか」を振り返るのも重要です。

上司や責任者の理解を得て承認をもらう

提案する業務改善の内容によっては、業務時間を使ったり、予算を使ったり、同僚や先輩に協力を仰がなければならないケースがあります。
このようなケースでは、担当部署の上司や責任者の承認がなければ改善対応を行うことができません。

上司や責任者、同僚の承認を得るためには、「なぜ業務改善を行うのか」を理解してもらわなければなりません。
そのためにも情報が整理された報告書が必要になるのです。

改善内容の背景や現状を正しく理解できる

業務改善報告書を作成する際には、背景・現状・効果・費用など様々な側面から情報をまとめる必要があります。
作成する過程で、担当者が感じていた内容が整理されたり、気付いていなかったことに気付けるかもしれません。

自社の問題を正しく把握することができれば、自社に最適な改善方法を見つけることができます。
「第三者に伝えるために情報をまとめる」という作業によって、改善案をより客観的に捉えられるようになります。

業務改善報告書の基本項目と書き方

ここでは、業務改善報告書の記載項目と記入例をご紹介します。
提案書は簡潔にまとめ、詳しい情報は別途添付資料に記載することで第三者にも伝わりやすくなります。

業務改善報告書の記載項目

まず、業務改善報告書に記載する基本的な項目を確認しましょう。
主な項目は以下の通りです。

とくに「改善により見込める効果」は提案書を見る人にとって強烈なアピールポイントになります。
現状と比べてどの程度の効果が出るかを具体的に数値で表すことで、会社からの評価も変わります。

業務改善報告書の記入例とテンプレート

次に、業務改善報告書の記入例とテンプレートをご紹介します。
業務改善報告書を作成する際は、ぜひ参考にしてみてください。

記入例

【無料】業務改善報告書テンプレート

ここからは業務改善報告書のテンプレートを

業務改善報告書を作成する際のポイント

業務改善報告書の記入例をご紹介しました。
ここでは、業務改善報告書を作成する際のポイントを確認しましょう。

ポイント1：具体的であること

業務改善報告書を作成する際、まず注意すべき点は、「具体的であること」です。
どの業務のどういう点が問題で、何をすればどの程度よくなるのか…という点を明確に記載する必要があります。

この点が抽象的だったり、イメージばかり追った漠然とした内容になっていると、承認者の共感は得られません。
具体的に記述するためには、以下のような点を意識するようにしましょう。

ポイント2：客観的であること

提案内容が「客観的であること」も重要です。
なぜ企業や部署・チームにとってその業務改善が必要なのか、改善することにどれほど価値があるのかを客観的に記載します。

ここが主観的になってしまうと、業務改善報告書が単なる「作成者の感想文」になってしまいます。
承認者の共感が得られないどころか、作成者自身の評価を下げることがあるかもしれません。

客観的な業務改善報告書を作成するためには、以下のような点に注意しましょう。

仮に改善提案のきっかけがモチベーションであったとしても、「作業員のモチベーションが下がる」ことだけを問題提起しても共感を得られない可能性があります。
「作業員のモチベーションが下がることで作業効率が下がっている」など、会社の利益にどう関係するかに言い換えることで客観性はより高まります。

ポイント3：全体最適と部分最適を意識する

改善提案を考える際は全体最適を意識する必要があります。

全体最適

全体最適は、システム全体やプロセス全体を見渡し、全体の効率や効果を最大化することを目指す考え方です。これは、個々の部分だけでなく、それらが相互に影響し合う全体の動学を考慮することを意味します。全体最適では、一部の変更が他の部分に与える影響を考慮し、全体のパフォーマンスを向上させるような調整や改善を行います。

例えば、製造業における生産ラインの最適化では、部品供給から製品出荷までの全体の流れを考え、生産ライン全体の効率を向上させるために、個々の工程や部品供給のタイミングなどを調整します。

部分最適

部分最適は、個々の部分や局所的な領域のみを考慮し、その部分だけの最適化を図る考え方です。部分最適では、特定の部分の効率や効果を最大化することに焦点を当てますが、その結果、全体の効率や効果が悪化する場合があります。

例えば、ある部門が自分たちの業務プロセスを最適化しようとする場合、その部門内での作業効率やコスト削減にフォーカスしますが、その最適化が他の部門や全体のプロセスに与える影響を考慮しない場合、全体的な効率が損なわれる可能性があります。

業務改善においては、全体最適と部分最適のバランスを取ることが重要です。全体最適を追求しつつ、部分的な改善も進めることで、組織全体の効率や成果を最大化することが可能となります。

業務改善報告書を社外に提出する場合の注意点

ビジネスコンサルタントなどの専門職でもない限り、社外に業務改善報告書を提出する際の目的は「トラブル改善」です。
出向先でのトラブルや、取引先からのクレーム対応などに対して、企業がどのように改善していくのかを出向先や取引先と共有します。

トラブル改善目的で業務改善報告書を作成するきっかけは、たいてい「自社原因」であり、謝罪も兼ねているケースがほとんどです。
客観性の持ちすぎで他人事のように受け取られないよう、提出までのアプローチ等にも注意が必要です。

トラブル改善目的の業務改善報告書の書き方

トラブル改善を目的にしている場合でも、基本的な書き方は通常の業務改善報告書と同じです。
具体性・客観性を持たせながら

を記載しましょう。

トラブル改善の場合には、品質を高めることより「トラブルが発生しなくなる」ことが求められます。

まとめ

業務改善報告書を適切なかたちで作成、共有できれば、スムーズに改善活動に向かうことができます。
業務改善報告書を作成する際は、本記事でご紹介したフォーマットを参考にしてみてください。

また、厚生労働省は、「業務改善」の取り組みに対して助成金を用意しています。
業務改善に活用できる助成金や補助金は、他にも存在します。
自社で申請可能な助成金を調べてみると良いでしょう。

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