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「報連相」は時代遅れ?その理由と本来の意味や重要性を徹底解説!

「報連相」は時代遅れ? その理由と本来の意味や重要性を徹底解説!

社会人の基礎、上司への報告やチームでプロジェクトを進める際の情報共有の基礎ビジネスマナーとして「報連相」があります。ところがネットを検索をすると、「報連相はもう古い!」と主張する記事がたくさんヒットします。これはどういうことなのでしょうか?
今回は、ITシステムを開発・販売を通じて50社以上にコンサルティングをしているモーリーが報連相について改めて調べます。

  • 部下との情報共有に悩んでいて今一度「報連相」の大切さを考えたい方
  • どうすれば会社全体で適切な「報連相」が出来るのか悩んでいる経営者の方

上記のような方々は、ぜひご一読ください。

目次

報連相(ほうれんそう)とは

報連相(ほうれんそう)とは

現在のビジネス現場で報連相はどのように活用されているのか振り返ってみましょう。

報連相は、「報告」「連絡」「相談」の3文字からくる略称で、業務を円滑に進めるためのノウハウです。

「報告」は業務状況を知らせること

「報告」は業務を指示された部下が、上司に向けて行うものです。

  • 業務指示を受けた部下が、その業務が完了したこと(または途中経過)を上司や先輩に報告する
  • 指示を受けた業務においてトラブルが発生したことを速やかに上司・先輩・監督などに報告する

「連絡」は決定事項を関係各所に通達すること

「連絡」は決定事項を関係各所に通達するために行うものです。直接対応している当事者同士だけでなく、周囲の関係者にも通達します。

  • 会社の方針や決定事項など、全社的に知っておくべきととを連絡する
  • 人事部からの人事異動や新規採用などを他部署全般に連絡する
  • 急遽当日欠勤になったことを上司に連絡する

「相談」は困っていること・迷っていることについて判断を仰ぐこと

「相談」は自分一人では判断に迷った場合に、詳しい先輩や上司に判断を仰ぐことです。

  • お客様への提案方法を上司に相談する
  • 提案資料に出す情報はどちらのほうが適切かを先輩に相談する

報連相(ほうれんそう)の重要性

報連相の重要性は主に以下の5つです。

  1. 業務のスムーズな進行:
    仕事の進捗や状況を共有することで、チーム全体の連携がスムーズになり、業務の停滞を防ぐことができます。
  2. トラブルや問題の早期発見・解決:
    小さなミスやトラブルも早めに報告・相談することで、問題が深刻化する前に対処できるため、リスクを最小限に抑えられます。
  3. 信頼関係の構築:
    上司やチームメンバーに適切な情報を伝えることで、信頼関係が築かれ、より円滑なコミュニケーションが可能になります。
  4. ミスや誤解の防止:
    情報が不足すると、誤解や認識のズレが生じやすくなります。適切な報連相を行うことで、ミスを未然に防ぐことができます。
  5. 組織全体の生産性向上:
    情報の流れがスムーズになることで、意思決定のスピードが上がり、組織全体のパフォーマンス向上につながります。

報連相ができない理由

では、部下が報連相できない理由としてよく上がる4つの理由をご紹介します。

  • 上司に怒られたくない
  • どういう時に報連相するべきかの判断基準を理解していない
  • どう伝えればいいのか分からない
  • 報連相の重要性を理解していない

上司に怒られたくない

報連相をした結果、上司に怒られてしまうことを部下が恐れているのかもしれません。
スケジュールの遅延やお客様からのキャンセルなど、悪いことを報告しなければならない時ほど報連相を避けてしまいます。

どういう時に報連相するべきかの判断基準を理解していない

どんな情報であれば報連相をする必要があるのかを理解していない可能性があります。
また、部下自身はいずれ共有するつもりでいても「後でいいや」と思っているかもしれません。報連相の対象となる内容やタイミングを理解していないケースです。

どう伝えればいいのか分からない

報連相をしなければならないことは理解していても、どういう伝え方をすればいいのか分からなければ適切な対応が出来ません。
間違った報連相をしたくないというプライドや間違った結果上司に怒られたくないという萎縮で、報連相が出来ないケースです。

報連相の重要性を理解していない

そもそも報連相の重要性が理解できていない部下は、わざわざ上司と情報共有する必要が無いと思っているのかもしれません。

もしかすると、報連相しなくても一人で解決できると思っている可能性もあります。
普段は支障が無かったとしても、大きなトラブルに繋がる前に理解してもらう必要があります。

適切な報連相のために上司ができること

部下に適切な報連相をしてもらうために、上司はどのようなことができるのでしょうか。
3つのポイントをご紹介します。

  • 報連相が行いやすい関係性を構築する(おひたしを心掛ける)
  • 報連相の具体的な方法・ルールを決める
  • 重要性を伝える

報連相が行いやすい関係性を構築する(おひたしを心掛ける)

部下が報連相を行えるようにするために、行いやすい環境・関係性を構築しましょう。
そのためには「おひたし」の考え方が有効です。

「おひたし」は、部下の報連相を受けた上司の心構えです。

:怒らない
:否定しない
:助ける(困りごとがあれば)
:指示する

この考え方を提唱したHoundさん(@Houd_7)はこのルールを敷くことで部下が報連相をしやすくなったといいます。ポイントは、指示する際や注意や指摘が必要な場合には具体的であることです。

報連相の具体的な方法・ルールを決める

どういった場合に報連相が必要なのかを誰もが理解できる普遍的な方法・ルールを設定しましょう。

  • どういう情報が報連相の対象になるのか
  • 情報によってどれくらいのタイミングで連絡する必要があるのか
  • 伝えるときにはどんな伝え方をするのか

これらを具体例を交えながら伝えることが有効です。部下が報連相にチャレンジした時は「おひたし」の態度を忘れずに。

重要性を伝える

どれだけ具体的な方法を指導していても、イレギュラーな業務等によって多忙を極めた場合には報連相の優先順位を誤って下げてしまう可能性があります。
そのような判断を部下に任せることが不安なうちは、報連相が漏れた場合に起こりうるリスクを伝えたうえで、「最優先事項であること」を伝えておきましょう。

報連相を適切に行う方法は?

報連相はいずれも、上司と部下など業務を共にする関係者たちが円滑に情報共有するための手法です。
誤った方法やあやふやな情報で報連相を行うと、正しく情報共有できない場合があります。

適切に報連相を行う為には以下に注意をすると良いでしょう。

  • 報連相は「事実に基づいた情報」を「結論」から伝える
  • 相談は、上司や先輩に「選んでもらう」ものとして使う
  • 報告や相談のタイミングは、悪いものほど早くする

報連相は「事実に基づいた情報」を「結論」から伝える

基本的に、「結論」⇒「経緯」の順番で話をしましょう。

報告や連絡ならば、報告すべき具体的な内容を先に伝えたうえで、「なぜそうなったのか」の経緯はそのあとに補足していきます。
例えば、以下の2パターンはどちらが伝わりやすいでしょうか?

パターン1:経緯が先
〇〇株式会社様の商談で稟議提案が始まったんですが、経理部の稟議はすぐ通ったものの役員の一人が海外視察で長期出張にでて捕まらないんです。 でも担当者さんが役員の時間を帰国後すぐに確保してくれたので、12月には契約締結できそうです。

パターン2:結論が先
〇〇株式会社様との契約は12月締結予定です。 先日稟議提案が始まったのですが、経理部の稟議はすぐ通ったのですが役員の一人が海外視察で長期出張に出ていて捕まらないそうです。 ただ、担当者さんが役員の時間を帰国後すぐ確保してくれました。

この2つを比べると、パターン2のほうが内容が伝わりやすいことが理解していただけるだろうと思います。

情報が複雑になればなるほど、結論から話すことが重要になります。

相談は、上司や先輩に「選んでもらう」ものとして使う

相談をする場合、「どうしたらいいですか?」と漠然と声をかけてしまうと上司や先輩側としては負担が大きいものです。
上司や先輩が「選択」できるようにいくつかのパターンを用意して、「先輩はAとB、この場合どちらがいいと思いますか?」と尋ねる方法を指導してみましょう。

解決策をいくつか考えられるようにもなります。

報告や相談のタイミングは、悪いものほど早くする

悪い情報ほど言うのをためらうものですが、そういった情報こそ早いタイミングでの報告が重要です。

部下が意識することも重要ですが、部下が素早いタイミングで対応してくれるように、「怒らない」「否定しない」ことを日ごろから実践しておく必要があります。

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ゲームを通じて報連相を活性化させるには?

報連相は、ゲームを用いて活性化することが可能です。例として、以下のものがあります。

  • 部課長ゲーム
  • ルールライティング

ここでは、上記を詳しくご紹介します。

部課長ゲーム

「部課長ゲーム」は、社員同士でコミュニケーションを取るためのゲームで、特に企業内のチームビルディングや研修などで使われることが多いです。このゲームは、役職を模擬的に体験することを通じて、仕事に必要なスキルやコミュニケーション能力を育てることを目的としています。

5人1組のチームに分かれて行情報交換は口頭が禁じられメモ用紙によるコミュニケーションしか取れないため、報連相に重要な「正確な情報提供」が学べます。

部課長ゲーム 指示系統
A.原則として1チーム5名で実施する。(7名でも可能)
B.5名のうち、1名が部長、2名が課長、残り2名が平社員役となる。
C.社員間の口頭でのコミュニケーションは禁止
D.コミュニケーションはメモ用紙を渡すことでのみ取ることができる。
E.部長は2名の課長A,Bにのみメモとカードが渡せる。
※カードについてはルール2で紹介します。
F.課長は部長と、自分の部下役の平社員にのみメモとカードが渡せる。
G.平社員は、自分の上司役の課長にのみメモとカードが渡せる。
引用元:部課長ゲームのやり方-株式会社ハートクエイク

ルールライティング

ルールライティングは、「じゃんけん」や「あっちむいてほい」を題材に行うゲームです。

誰もが知っているゲームのルールを書き出し、別のチームが書き出した内容に沿って正しくゲームを再現できるかを試します。知っているつもりでも、第三者に理解してもらうためには「伝えるための技術」が必要になる事を学べるゲームです。

  1. 2人1組のチームをつくる。
  2. チームのうち一方の人が「じゃんけん」や「あっちむいてほい」などのゲームを、タイトルを記載することなく正確に書き出す。
  3. 書き出した文章を読み上げる。
  4. もう一方の人と一緒に、読み上げられた文章に基づいてゲームを再現する

報連相が時代遅れといわれる理由とは?

昨今報連相が時代遅れといわれる理由は、義務化したことで必要以上の伝達を求められて生産性を下げているからです。
もともと、部下たちの意見を吸い上げるために試行錯誤された結果生まれたのが「報連相」ですが、現在は逆に部下に強要するための手段になってしまう傾向があります。

その結果、報連相が日常的な義務と化し、必要以上に求められることで生産性を下げる原因を作ってしまっています。その結果、「本当に必要な報連相」が埋もれてしまっているのかもしれません。

報連相に変わる情報共有手法

「報連相はもう古い」と一部では言われていますが、それに代わる情報共有手法は何があるのでしょうか。
ここでは、報連相に代わる情報共有手法をご紹介します。

①「かく・れん・ぼう」

「かく・れん・ぼう」とは「確認」「連絡」「報告」の頭文字をとったものです。
報連相の「相談」が無くなり、「確認」が入っています。
理由は、少しでも困ったことがあった際に、調べる前にすぐに聞く(相談)人が増えてきています。

聞く側からすれば、知っている人に聞いた方が早いのですが、社員育成という観点から見ると、問題解決能力、予想・想定能力など考える力が育ちません。
そういった意味では、間違っていても分からないなりに自身の答えを出して、上司に確認する流れの方が、今の社会に求められる人材になります。

②「ソラ・アメ・カサ」

「ソラ・アメ・カサ」とはマッキンゼーが採用していることで注目がされています。

  • ソラ:今の状態を指します。/li>
  • アメ:予測を立てます。
  • カサ:問題への解決先を指し来ます。

上記を活用した事例には以下のようなものがあります。

ある日、黒い雲が出てきたので、(事実) 雨が降るのでは?と思ったので、(洞察・推測) 傘を持って出かけた(解決策)

ソラ・アメ・カサについてもポイントはアメの部分(洞察・予測)になります。
現状の状態を確認して、そこから今後の状態を考えることが、解決策の精度を上げます。

報連相を効率化できる情報共有ツールとは?

必要最低限の情報共有にわざわざ時間を取っていては、いかに「報連相」であっても生産性低下の要因にしかなりません。
本当に重要な情報に関する報連相を行うためにも、まずは「最低限の情報は報連相しなくても共有されている状態」を作ることが必要です。
そこで活用できるのが、「情報共有ツール」です。

この章では、おすすめ5選をご紹介します。

  • 建築業向け管理システム アイピア:建築業向け業務管理システム
  • Google Drive:オンラインストレージ
  • TASKWORLD:タスク・プロジェクト管理ツール
  • Google Workspace:グループウェア
  • GROWI.cloud:社内Wiki

【クラウド型】建築業向け管理システム アイピア

『建築業向け管理システムアイピア』は、建築業に特化した業務管理システムです。
累計導入実績は350社で、継続率は98%です。
見積作成はもちろん、顧客管理や入金管理、原価管理等様々な業務を一括で管理できます。

見積りを基に原価計算から発注までを処理できるため、業務時間が短縮され、入力ミスや発注漏れなどを減らすことができるでしょう。

また、使いやすい操作性のため、ITに慣れていない人でもスムーズに利用できます。

クラウド型でインターネットの環境があればどこでも使用できますので、パソコンが新しいバージョンに変わっても問題なく利用できます。外出先や支店など、どこにいても情報を確認できます。

システムの特徴・利点

  • 全体工程表は絞り込み機能が充実!見たい工程をすぐに確認
  • スケジュールがずれた場合に一括でバーの移動ができる
  • 工程表のテンプレートを準備し、取り込むことができる
  • 業者さんごとに絞込みができ、空き状態の確認ができる
  • PDFまたはエクセル形式でのダウンロードが可能
機能見積作成、原価発注管理、工程管理、書類・写真管理、顧客管理、営業進捗管理、請求管理、入金管理、帳票作成、現場日報管理、物件管理、労務管理、在庫管理、その他
初期導入費用要問合せ
保守・更新費用要問合せ
無料・体験版あり
対応OS・Windows
・ios
・Mac
サポート体制電話対応
メール対応
リモートサポート
運営会社株式会社アイピア

【クラウド型】Google Drive

『Google Drive』は、ファイルの保存・共有・共同編集が可能なクラウドストレージサービスです。

主な機能として、文書や画像、動画などあらゆる形式のファイルをクラウドに保存し、インターネットに接続されたデバイスからアクセスできます。
また、Google DocsやSheetsなどのアプリと統合され、リアルタイムでの共同編集が可能です。

利点は、5GBまでの無料ストレージの提供や、ファイル共有時のアクセス権限の柔軟な設定で、安全に情報を管理できる点です。
操作性はシンプルで直感的なデザインのため、初心者でもすぐに利用できます。
検索機能も強力で、保存したファイルをキーワードで素早く見つけられる便利さも特徴です。

システムの特徴・利点

  • スマートに作業し、時間を節約
  • コンテンツコラボレーションとワークフローの効率化
  • セキュアで安心なクラウドストレージ
機能ファイルの保存・共有、編集(複数人も可)、PDF保存、ファイルの整理、パソコンとドライブの同期、その他
初期導入費用無料
保守・更新費用無料
※ビジネス版(GoogleWorkspace)は有料
無料・体験版あり
対応OS・Windows
・Mac
サポート体制要お問合せ
運営会社Google

【クラウド型/インストール型】TASKWORLD

『TASKWORLD』は、プロジェクト管理とチームコラボレーションを支援するクラウド型ツールです。
タスクの作成・割り当て・進捗管理が直感的に行え、ガントチャートやカンバン形式で視覚的にプロジェクトを把握できます。

コメント機能やファイル添付により、チーム内でのコミュニケーションもスムーズです。
利点は、シンプルで使いやすいインターフェースとリアルタイム通知で、効率的なタスク管理が可能な点です。

プロジェクト進行状況を可視化できるため、ミスや遅延を防ぎやすくなります。
さらに、多言語対応やモバイルアプリの提供で、リモート環境でも活用しやすい設計です。

操作性も高く、初心者から上級者まで幅広く利用されています。

システムの特徴・利点

  • チームをまたぐ一元管理で徹底的に組織の業務効率を改善
  • ツールとしての圧倒的な使いやすさ
  • チームコラボのスマート化
機能高度チャット機能、様々な表示形式に対応、GDPR準拠、リモートOK、ファイル共有、パフォーマンス分析、2段階認証・セキュリティ、その他
初期導入費用要お問合せ
保守・更新費用ビジネス 1,650円/月(年間契約)
エンタープライズ 要お問合せ
※税表記なし
無料・体験版あり
対応OSPCブラウザ
サポート体制ヘルプセンター
運営会社タスクワールド・ジャパン

【クラウド型/インストール型】Google Workspace

『Google Workspace』は、業務効率を向上させるクラウド型の生産性ツールスイートです。

主な機能には、Gmail、Google Drive、Docs、Sheets、Slides、Meetなどが含まれ、リアルタイムでの共同編集やファイル共有が可能です。
利点として、すべてのツールが統合されているため、シームレスな作業環境を提供。
多人数でのコラボレーションやリモートワークに最適です。

また、高度なセキュリティ設定やアクセス管理があり、ビジネスデータを安全に保護します。操作性も高く、直感的なインターフェースで初心者でも簡単に利用可能。
クラウドベースのため、インターネット環境さえあれば、どのデバイスからでもアクセスできる柔軟性も魅力です。

システムの特徴・利点

  • Gmail、カレンダー、ドライブ、Meet などを 1 つに集約
  • リアルタイムで共同編集
  • 場所やデバイスと問わずより安全な働き方を実現
機能Gmail、カレンダー、Meet、Chat、ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォーム、サイト、その他
初期導入費用無料
保守・更新費用Business Starter 800円/月(年間契約)
Business Standard 1600円/月(年間契約)
Business Plus 2,500円/月(年間契約)
Enterprise 要お問合せ
※ユーザー1人あたりの料金
※税表記なし
無料・体験版あり
対応OS・Windows
・Mac
サポート体制電話対応
運営会社Google

【クラウド型】GROWI.cloud

『GROWI.cloud』は、クラウド型のエンタープライズ向けWikiツールで、情報共有とナレッジ管理を効率化します。

主な機能には、Markdownによる簡単な文書作成、タグやフォルダでの整理、検索機能、アクセス権限の詳細設定が含まれます。
リアルタイムでの共同編集が可能で、チーム間のスムーズなコラボレーションを実現します。

利点として、クラウドベースのためインストール不要で、すぐに利用開始できる点が挙げられます。
また、シンプルなUIで操作性に優れており、ITスキルに関係なく使いやすい設計です。

バックアップやセキュリティ機能も充実しており、重要なデータを安全に管理できます。リモート環境でも活用しやすい柔軟性が魅力です。

システムの特徴・利点

  • Markdownで効率的なページ作成を実現
  • 図表作成機能でテキストでは伝わりにくい情報を可視化
  • ユーザーグループ機能で社内での柔軟で緻密な閲覧制限や情報管理が可能
機能編集機能、同時編集、変更履歴の自動記録、検索機能、閲覧権限設定、各種認証機能との連携、プライベートクラウド、バックアップ、その他
初期導入費用要お問合せ
保守・更新費用スモール 8,000円(税抜)/月
ミディアム 20,000円(税抜)/月
ラージ 50,000円(税抜)/月
グランド 100,000円(税抜)/月
アンリミテッド 200,000円(税抜)/月
※各プラン上限ユーザー数までは一律料金
※そのほか大企業向けプランやアカデミックプランあり
無料・体験版あり
対応OSPCブラウザ
※推奨ブラウザ:Microsoft Edge、Firefox、Safari、Google Chrome、InternetExplorer
サポート体制サポートサイト
運営会社株式会社GROWI

まとめ

報連相について見ていきましたが、社内の情報共有を行うためには、上司からの発信が重要で、風通しのよい職場環境を作るという事は、本当の意味での報連相は「スローガン」に近いのかもしれません。
スローガンであるとしたなら、風通しの良い職場環境が整えば、
会社の状態によって「報連相」「かく・れん・ぼう」「ソラ・アメ・カサ」の中から選ぶというのはいかがでしょうか?
最近は情報共有ツールが注目を浴びていますが、何を、どのように情報共有をするべきかを社内で統一することが重要です。

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