【建築業向け】受領書の書き方とは？(無料テンプレート付き)

金銭や商品の受け渡しをする際に受領書は大変重要な書類です。
今回は、受領書の作成方法や記載項目についてご紹介します。
また、エクセルやワード形式の建設業向けの無料テンプレ―トもご用意しているので是非ご活用ください。

「受領書」の作成方法

受領書の作成方法は、手書きやエクセルを活用する方法など様々です。
ここでは、受領書の作成方法を3つご紹介します。

エクセルで作成する

Microsoft Excelを利用し作成する方法です。
手書きやワードと比べ、計算式を利用できる上、レイアウトも自由にできるため、時間の削減やより正確な受領書の作成が可能です。

またテンプレートを使うことで、誰でも簡単に作成できます。

ワードで作成する

Microsoft Wordを利用し作成する方法です。
手書きに比べ、時間やコストを削減することができます。

また、テンプレートを利用することで誰でも簡単に受領書の作成ができます。

管理システムからワンクリック

管理システムなどから、ワンクリックで受領証を発行することができます。

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「受領書」とは？

受領書とは、金銭や商品などを受け取ったことを証明する書類で、発注者が発行するものです。

取引において商品の引き渡しは重要なステップです。
受領書があることにより、そのステップが正常に行われ成立したことを確認できます。

受領書を発行しなければならないという法的な義務はありません。
つまり、金銭や商品を受け取ったからといって必ずしも発行が必要なわけではないのです。
何度も取引を行っている相手や、信頼できる取り引きの場合、受領書の発行を省いても大きな問題となることは少ないかもしれません。

しかし、初めて取引をする相手や高額な取引をする場合の「受け取った、受け取っていない」のトラブルを防ぐためや、受注者・発注者の間で、きちんと取引をしてくれている問という安心感や信頼関係を高めるためにも、受領書の発行をする方がよいでしょう。

領収書との違い

受領書は、領収書と似たような意味合いに受け取られることがあるため、違いが分からないという方もいるかもしれません。

実際、領収書とは広い意味で受領書のひとつといえます。

領収書は、受注者が代金の振り込み、受け取りを証明するものです。
金銭の受領の証として発行する書類で、似たようなものとしてレシートがあります。
そのため、受領書と領収書の違いとしては、金銭または商品やものを受け取る場合は受領書、金銭を受け取った場合は領収書となるのです。

検収書との違い

検収書は商品を検品したことを証明する書類を指します。
検収書を発行した時点で契約が履行されたことになり、発注者による納品物の変更や手直しの要求はできません。
対して、発注した商品が納品され、“受け取ったこと”を証明するのが受領書です。

「受領書」の書き方のポイント

受領書は、証憑書類であるため、いくつかのポイントを押さえて作成する必要があります。
ここでは、受領書の書き方のポイントをご紹介します。

基本項目

受領書は一般的にに以下の項目を記載します。

サイン・印鑑

受領書へのサイン・印鑑は必要ですが義務ではありません。
サインも印鑑も同じような効力はありますが、正式な書類には印鑑を使用すことが多いでしょう。
その場合、「確かに受け取った」という意味で社印と個人の認印どちらも押しておくと安心です。

収入印紙が必要な場合

金銭や有価証券を扱う受領書の場合、金額によっては「課税文書」に該当するため、収入印紙を貼付する必要があります。
国税庁HPでは、課税文書の定義を以下のように述べています。

[令和3年4月1日現在法令等]

印紙税が課税されるのは、印紙税法で定められた課税文書に限られています。この課税文書とは、次の３つのすべてに当てはまる文書をいいます。

(1) 印紙税法別表第１(課税物件表)に掲げられている20種類の文書により証されるべき事項（課税事項）が記載されていること。
(2) 当事者の間において課税事項を証明する目的で作成された文書であること。
(3) 印紙税法第5条（非課税文書）の規定により印紙税を課税しないこととされている非課税文書でないこと。

国税庁「No.7100 課税文書に該当するかどうかの判断」

まず、赤下線部の「印紙税法別表第１(課税物件表)に掲げられている20種類の文書」のうち、受領書は「17号ー１ 売上代金に係る金銭又は有価証券の受取書」に該当するため、（1）が当てはまります。
また、（2）（3）においても、５万以上の受領書の場合、また当事者間での認識がある場合これを満たします。
つまり、受領書に記載されている受領金額（合計金額）が５万円以上の場合は、「課税文書」となり収入印紙の貼付が必要となります。

貼付すべき、印紙代の金額は、以下の通りです。

受領書を発行する際の注意点

受領書を発行する際、注意すべきポイントが2つあります。

発行するタイミング

受領書を発行するタイミングは、特に決まっていませんが一般的には商品やものを受け取ったタイミングで発行します。
あまり時間が開くと、正しい確認が取れなくなる恐れもあるので、商品確認後、なるべく早く発行した方がよいでしょう。

一定期間の保存が必要

受領書や見積書、領収書など取引を証明する書類は信憑書類です。
帳簿書類や証憑書類と呼ぶ場合もあります。

受領書は、その事業年度の確定申告提出期限の翌日から７年間の保管が定められています。
7年間すべての受領書を保管するには膨大なスペースが必要です。

受領書は電子化が認められており、電子化によって印刷代の節約ができ、保管スペースが不要になります。
この、電子帳簿についての法律である「電子帳簿保存法」は、2022年に改正され、メールなどで受け取った受領書などは、電子データとして保存しなければならなくなりました。
領収書・受領書などあらゆる信憑書類の電子化が進むでしょう。
電子帳簿保存法の改正内容についても知っておきましょう。

受領書の役割

受領書は、取引において様々な役割を果たします。
ではどのような役割があるのでしょうか。2点ご紹介します。

取引の証拠としての役割

1つ目に、商品やサービスが取引の内容どおりに納品・受領されているかを確認する役割があります。
つまり受領書は、発注者にとって商品を受け取ったことを受注者に示す書類になり、一方で受注者にとっては発注者に納品したことを証明する書類となります。

さらに受領書は、取引があったことを証明する「証憑書類」の一つであるため、取引先とのトラブルがあった場合に取引内容の証明として提示することができます。

取引を円滑化する役割

2つ目に、取引を円滑にする役割を果たします。
慣れない取引や金額の大きい取引の場合、都度取引の内容を確認する必要があります。
その際に受領書を発行しておくことで、内容の確認を短時間で行うことができ、取引をスムーズに進めることができます。

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まとめ

今回は、受領書の書き方と無料のテンプレートをご紹介しました。
受領書は、「商品を受け取った」ということを証明し、信頼のある取引をするための大切な書類です。

正しい知識を身に着け、必要な時に正確に受領書を作成し、滞りなく商品の取引を行えるようにしましょう。
無料でダウンロードできるテンプレートもぜひご活用ください。

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