【建設業向け】原価管理のPDCAサイクルとは？概要とポイントをご紹介

建設業の原価管理は、工事ごとに行う必要があり、非常に細かく面倒な作業です。
ただし原価管理を怠れば、大きな赤字を招く可能性があります。
つまり、原価管理は正確性と効率性どちらも求められる作業である為、常にPDCAを回してより良い管理を行う必要があります。

そこで今回は、原価管理をよりよくする為のPDCAサイクルに関してご紹介します。

工事原価管理を改善する『原価管理改革サイクル』とは？

不十分な原価管理では意図しない不利益を被る可能性があるという点、理解いただけたでしょうか。この事態を防ぐには、やはり徹底した工事原価管理を行うしかありません。

徹底した工事原価管理には、「原価管理改革サイクル」が最適です。

原価管理改革サイクルとは、石川県土木部管理課が運営する建設業サポートデスクにて中小企業診断士の西井氏が提案した、建設業が徹底した工事原価管理を行うための社内管理フローです。

原価管理改善サイクルは、サイクルを繰り返すうちに適切な原価管理を行えるようにするためのもので、「振り返りと改善を繰り返す」という意味でPDCAサイクルの改良版と言えます。

問題は、振り返りと改善が出来る環境を社内に作ることができるか、という点です。この点を意識しながら、成功のポイントを考えてみましょう。

こうした手間を減らすためには、工事台帳ソフトの導入が効果的です。
工事台帳ソフトを活用すれば、進捗管理や原価の把握が自動化され、日々の報告や資料作成の負担を大幅に軽減できます。
これにより、現場担当者や管理部門の作業負担を減らし、効率的に原価管理改革サイクルを実施することが可能になります。

忙しい現場でも、ソフトを活用することで時間や手間を節約し、より迅速かつ正確な情報管理が実現できます。

業務管理改革サイクル成功のポイント

前述したとおり、原価管理改善サイクルは「振り返りと改善出来る環境を作る事」が肝要です。環境構築のためのポイントを整理してみましょう。

経営陣や部門長を巻き込んで全社的に実施する

原価を確認し振り返る環境を構築するにあたって、日報の導入や会議の実施、他にも実行予算の承認など様々なところで全社的な仕組み改革が必要です。

経営陣や部門長の理解・協力があれば環境構築は比較的スムーズに進められますが、理解を得られないと小規模な課員間でやるしかなくなり効果は大幅に減退します。

経営陣や部門長の理解・協力は、業務改善改革サイクル成功に必要不可欠と言えるでしょう。

実行予算は必ず着工前に作成する

見積書を作成して以降、工事原価を確認するのは完工後というのはありがちなパターンです。

これでは、見積時の資材仕入単価や人工が実際と異なっていたり、想定していた下請け業者が利用できなくなったりしていても気が付くチャンスがありません。実行予算は必ず着工前に作成しましょう。

ただし、見積項目と同じ項目を実行予算書として作成するわけですから、手間や作業時間はどうしても従来より増えてしまいます。この点については工夫が必要です。

実行予算の承認を受けてから着工する

実行予算の承認は、着工時点で適正な利益が残っているかを判断するうえで非常に重要な要素です。

この時点で既に原価の見込に不足があったり、トラブルが予想できるような状態に陥っていないかを担当者のみの判断で実行するのは危険です。

また、利益を残すことを意識しすぎて原価設定が安くなりすぎていないかも注意が必要です。様々な視点が必要になるので、承認は部門長など責任者に依頼しましょう。

とはいえ部門長も多忙です。実行予算書を共有して承認を得るための時間をわざわざ取れないというケースも考えられるので、共有や承認の方法には工夫が必要です。

実行予算の実行状況が分かる工事台帳を用意する

工事台帳は完工後の実績を記載するだけの資料とするのではなく、承認された実行予算をもとに「どの程度原価を使ったか」「予定通りの原価で収まっているか」は適宜チェックが必要です。

そのために都度現場代理人や施工管理者の報告を待っていては時間がかかってしまうので、現場で日報を作成することを徹底し、管理部門が工事の進捗率を除いた工事台帳を作成することで対応しましょう。

そうすることで実行予算の実行状況が日次・週次などで把握できるようになります。

管理部門には工事台帳作成という追加業務を依頼することになります。資料作成のフロー管理や日報の提出管理など手間が増えるので、この点には工夫が必要です。

手作業での工事台帳作成は、ミスが生じるリスクもあります。
そのため工事台帳ソフトを導入することで、日報のデータをリアルタイムで反映させ、進捗状況や原価管理を効率的に行うことができます。
ソフトを活用すれば、手作業での資料作成やフロー管理の手間が省け、迅速かつ正確な情報共有が可能になります。

会議などで定期的に現場の状況を共有する場を持つ

営業マンが各商談の進捗状況をチームで共有し合うように、工事原価についても定期的な共有の場が必要です。工事台帳をもとに、以下のような情報を上長と共有しましょう。

進行中の現場について共有する場合には、主に上記のような議題が必要です。

ポイントとなるのは、原価の追加が必要な場合にはこの会議の場や必要なタイミングですぐ上長と相談することを徹底して、自由に追加できる状態を作らないことです。

また、発注書や請求書ルールを徹底することで材料費や外注費は安易な金額変更を受け付けないようにすれば更に堅牢な原価管理ができます。

工事原価管理のポイントを理解しても「できない理由」が残るワケ

ここまで、原価管理改革サイクルやその成功ポイントを紹介しました。ここで紹介したもの以外にも様々な「原価管理ノウハウ」が発信されているので、どこかで何かしら見たことのある方もいるはずです。

注目しなければならないのは、それでも実践できない企業がいるという点です。

建設・建築業界の管理体制は長らく問題視され、原価管理を改善すべきだという提言も数多くされています。

かつ、具体的なノウハウも様々なメディアを通じて発信されています。
にも関わらず、未だ旧来の方法から脱出できない企業が存在する理由を考えていきましょう。

必要性は分かっていても実施できない理由

改善を実施していない企業の多くも、「必要性」自体は理解しているはずです。にも関わらず実施に踏み切れないのは、そこに多くの手間と時間が必要になるからです。

例えば、ここまで紹介した原価管理改革サイクルで発生しうる手間をピックアップしてみましょう。

原価管理改革サイクルを実施するだけでもこれだけ新しいことを、日常業務をこなしながら実施しなければなりません。実際の現場では忙しいうえに人手が足りず、やりたくてもできないというのが本音ではないでしょうか。

こういった場合は、原価管理システムを導入すると良いでしょう。

また、こうした手間を削減し、業務効率を高めるためには、「工事台帳ソフト」の導入が非常に効果的です。

工事台帳ソフトを使えば、手作業で行う工事台帳作成や日報管理、資料作成などの業務が自動化され、リアルタイムで進捗や原価状況を把握できます。

これにより、膨大な作業時間や手間を大幅に削減でき、従業員は本来の業務に集中できるようになります。

まとめ

徹底した工事原価管理には、原価管理改革サイクルを理解することと実践できる環境を整えることが重要です。

原価管理改革サイクルはPDCAサイクルと同じで、実施すぐに効果が出ることを期待するよりも、業務の振り返りと改善を繰り返すことで少しずつ状況を好転させることに重点を置きましょう。

また、今回は原価管理システムを紹介しましたが「システムを導入するだけ」、「情報を入力するだけ」では思ったような効果を得ることは困難です。

繰り返しますが、情報を通じて振り返りと改善を繰り返して、利益が残る工事原価管理を実現しましょう。

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