業務改善に役立つフレームワーク【10選】事例や効果的な使い方をご紹介

業務改善の必要性を感じていても、具体的に何をすればよいか分からない、という方は多いのではないでしょうか。
そんなときに役立つ業務改善のポイントがまとまったフレームワークというものが存在します。

この記事では、業務改善に役立つフレームワークを一覧にしてご紹介します。

業務改善とは

業務改善とは、企業の生産性を高めたり問題を解決したりするために、業務内容や業務プロセスを最適化することです。
例えば、経費・業務の削減や新制度・新システムの導入などがこれにあたります。

業務改善の必要性

働き方改革や少子高齢化により、企業経営においても効率や生産性がますます重視されるようになっています。
業務改善は、長時間労働の是正や生産性向上にも繋がるのです。

また、これらの結果、利益増大、コスト削減、従業員のモチベーション向上など多くの効果が期待できるでしょう。

フレームワークを使うメリット

フレームワークとは、枠組みを意味する言葉で、課題解決やプロジェクトの推進に必要な要素をまとめた枠組みです。
業務改善においても、フレームワークを活用することでより大きな効果を得ることができます。

例えば、フレームワークを用いた業務改善には、以下のようなメリットがあります。

課題を効率的に可視化できる

フレームワークを取り入れることで、課題を効率的に可視化することができます。
白紙の状態から課題を見つけ出すのは至難の業です。
フレームワークを用いることで、取り入れるべき視点がわかり、課題をスムーズに可視化できます。

課題を客観的に整理できる

フレームワークを用いることで、課題を漏れなく客観的に整理することができます。
フレームワークの良い点は、課題解決に必要な要素が漏れなく組み込まれていることです。

そのため、手間をかけずとも、課題を客観的に網羅することが可能になります。
また、業務改善の必要性を説明する際にも、フレームワークを提示することで納得してもらいやすくなるでしょう。

業務改善に役立つフレームワーク10選

ここからは、業務改善に役立つフレームワークをご紹介します。

ECRS

ECRS（イクルス）とは業務プロセスの課題を4つの視点で解決することで、業務改善をはかるフレームワークです。
主に製造業で使われていますが、それ以外の業種でも活用することができます。

Eliminate（排除）

Eliminate（エリミネート）は不要な作業やルールを無くすという観点から業務改善を行います。
例えば、会議時間を短縮する、ペーパーレスにする、残業を無くすなどです。

Combine（結合）

Combine（コンバイン）は分散している業務を1つにまとめるという観点で業務改善を行います。
類似している業務をまとめて行うことで、工数そのものが短縮できます。

Rearrange（入替・代替）

Rearrange（リアレンジ）は、作業の順番を変更するという観点で業務改善を行います。
業務フローや作業方法を見直し、望ましい流れに入れ替えることで効率よく仕事ができるように再構築をします。
作業の順序だけでなく、作業場所、担当者の配置換えもRearrangeの対象です。

Simplify（簡素化）

Simplify（シンプリファイ）は業務を簡素化するという観点で業務改善を行います。
業務の一部を省略もしくは簡単な方法に変更する方法です。

PDCAサイクル

PDCAは、Plan（計画）、Do（行動）、Check（評価）、Act（改善）のことで、プロジェクトを進める際によく使われるフレームワークです。
P→D→C→Aの順番にプロジェクトを回すことで、業務の品質や改善をすることができます。

Plan（計画）

PDCAはまずPでしっかりと計画をたてるところからスタートします。
ポイントとしては、５W２H（Who、When、Where、What、Why、How、How much）で内容を細分化して計画をたてることです。

Do（行動）

Dの段階では、Pの計画に基づき行動をしていきます。
ただ行動に移すだけではなく、次の段階で客観的に評価が行えるように、結果がよく見える行動をするようにしましょう。

Check（評価）

Cの段階では、計画と行動による結果を評価します。
評価する指標としては、量・質・時間・スピードで見ると良いでしょう。

Act（改善）

最後にAの改善ですが、Cの評価をもとに原因分析やプロジェクトの継続を検討します。
再びPの計画につながることを意識して改善をしていきましょう。

5S

5Sとは「整理」「整頓」「清潔」「清掃」「躾」の5つの言葉の頭文字で、業務環境を改善するためのフレームワークです。
また、「整理」→「整頓」→「清潔」→「清掃」→「躾」と順番に行っていくと効果的です。

5Sのそれぞれの内容は以下の通りです。

生産系の3要素QCD

QCDは、Quality（品質）、Cost（コスト）、Delivery（納期）の頭文字をとったもので、製造業においては欠かすことのできない三つの視点で業務改善を行うためのフレームワークです。

どれか一つに偏った施策を行うと、QCDのバランスが崩れてしまいます。
施策を行う際には「Q（品質）＞C（費用）＞D（納期）」の順で優先順位をつけ、バランスよく行いましょう。

Quality（品質）

業務改善をすることで、Qualift（品質）が下がってしまったら、どんなにコストが下がり、納期が早まったとしても意味がありません。
品質は会社の信用につながる重要な要素です。

Cost（コスト）

コストは商品・サービスを提供する為にかかる原価のことで、外注費や材料費、人件費などが当てはまります。
抑えられるコストは抑えますが、無理に抑えすぎるとかえって業務効率を低下する要因になるため注意しましょう。

Delivery（納期）

納期はお客様へ提供するまでの時間です。
納品までの時間が短縮できれば業務改善が成功したとなるので、業務改善をする際に効果が一番分かりやすい要素と言えます。

BPMN

BPMNは、ビジネスプロセスモデリング表記法と呼ばれ、業務プロセスをモデル図に描画し、可視化するためのフレームワークです。
国際標準規格に定められた方法で、記号を用いてプロセスを書き込んでいきます。
業務の全体像を可視化するのにおすすめの方法です。

KPT（Keep／Problrms／Try）

KPTは業務などで生まれた課題を振り返り、迅速に対応するためのフレームワークです。

テーマとなる課題やその日の業務を振り返って、Keep（良かったので引き続き行うこと）Problems（改善が必要な問題）、Try（問題解決のために必要なアクションや新たに行うこと）を書き出します。

ロジックツリー

ロジックツリーは、ひとつのテーマ/キーワードから、課題やその原因を樹形図に書き出すフレームワークです。
ロジカルシンキングで用いられる手法の一つであり、課題の全体像や根本的な原因を検討するのに役立ちます。

MECE

MECE（ミーシー）とは、「Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive」の頭文字をとった言葉で、漏れやダブりがない状態を意味します。
それぞれの単語の意味は以下のとおりです。

ロジカルシンキングの基本的な考え方であり、業務改善の際にも欠かせない視点です。

マンダラート

マンダラートは、仏教の曼荼羅図（まんだらず）のような3×3の9マスにキーワードを入れ、そこから全81マスに放射状に要素を派生させるフレームワークです。
考えや情報の整理、拡大に役立ちます。

バリューチェーン分析

バリューチェーン分析は、利益を生む主活動とその他の支援活動に事業を分けて、どのタイミングが付加価値を創出しているのかを分析するフレームワークです。
各業務の繋がりやコスト、リソースを可視化することができ、コスト削減や人材配置の検討にも役立ちます。

フレームワークを活用するためのポイント

最後に、フレームワークを存分に活用するためのポイントをご紹介します。

目的や課題を明確にする

業務改善を行う際には、まず目的や課題を明確にします。
何のために行っているのかが明確になることで、フレームワークを適切に使うことができるでしょう。

現場の声をよく聞く

業務改善では、現場の声をよく聞くことも大切です。
現場の実態を把握せずに一方的に業務改善を行っても、上手く問題が解決できずに終わることが多いでしょう。

フレームワークを使う際にも、ヒアリングなどによって現場の声を取り入れることを意識しましょう。

中長期的な視点で取り組む

業務改善に取り組む際には、短期的な視点ではなく、中長期的な視点をもって取り組むことが大切です。
目先の効果だけに注目していては、課題の根本解決に繋がらない可能性が高くなります。

フレームワークを使う際も、中長期的な時間軸を意識して、利用できると良いでしょう。

フレームワークにこだわりすぎない

業務改善を進めるうえで、フレームワークは非常に役に立ちます。
しかし、フレームワークはあくまで思考を助けるものであって、縛るものではありません。

時にはフレームワークにこだわりすぎず、柔軟に業務改善を進めるようにしましょう。

【建設業】フレームワークの利用例

建設業でのフレームワークを活用した業務改善の事例をいくつか紹介します。

PDCAサイクル：現場の安全管理を改善

企業	大手建設会社
課題	現場での事故が頻発し、安全管理が不十分であった。
フレームワーク	PDCAサイクル（計画・実行・確認・改善）
導入内容	計画: 現場ごとの安全チェックリストを作成し、リスクアセスメントを実施。 実行: 安全教育を全作業員に対して強化し、現場での安全対策を具体的に実行。 確認: 定期的に安全管理の評価を行い、事故の発生状況をモニタリング。 改善: 事故が発生した場合、原因分析を行い、改善策を迅速に導入。
結果	安全管理体制が強化され、事故率が30％減少。 現場作業員の安全意識が向上し、全体的な作業効率も改善。

ECRS：資材管理の業務効率化

企業	中堅建設業者
課題	現場での作業が非効率で、作業員の移動時間が長く、資材管理が煩雑だった。プロジェクトの進捗が遅れ、コストも増加していた。
フレームワーク	ECRS（Eliminate, Combine, Rearrange, Simplify）
導入内容	Eliminate（排除）: 現場で使用しない設備や材料を廃止。不要な作業手順を削減し、手戻り作業をなくすために改善活動を行った。 Combine（統合）: 複数の作業工程を統合し、作業員が重複した作業を行わないように調整。例えば、複数の作業を並行して行うことができるようにスケジュールを変更。 Rearrange（再配置）: 資材の配置を再検討し、現場内の移動を最小限にすることで、資材の無駄な移動時間を減少。 Simplify（簡素化）: 作業の手順を簡素化し、わかりやすく標準化した手順書を作成。作業員に簡単に理解できる指示書を提供し、作業ミスを減らす。
結果	作業フローの見直しにより、無駄な作業時間が削減され、プロジェクトの全体的な進捗が10%向上。 資材の管理が簡素化され、資材のムダが減少。資材搬入と配置時間が短縮された。 作業効率が向上し、作業員の移動時間が30%削減され、全体の生産性が向上。

QCD：建設現場での品質、コスト、納期の管理

企業	大手建設会社
課題	建設現場での品質管理、コスト管理、納期管理が複雑で、しばしば予算オーバーや納期遅れが発生していた。
フレームワーク	QCD（Quality, Cost, Delivery）
導入内容	Quality（品質）: 現場ごとに品質管理のチェックリストを作成し、各作業の品質基準を明確化。作業員に品質教育を行い、品質管理者を現場に配置。 Cost（コスト）: 各工事の見積もりを詳細に作成し、資材調達の方法や作業時間を最適化。不要なコストを削減するため、再調達のタイミングや作業員の配置を見直し。 Delivery（納期）: 工事の納期を守るために、作業スケジュールを細かく計画。進捗管理をリアルタイムで行い、問題が発生した場合はすぐに対応できる体制を整備。
結果	品質: 現場での品質管理が強化され、工事の品質が向上。再工事の発生率が減少し、クレームが減った。 コスト: 資材の無駄が削減され、コストが予算内に収まるようになった。 納期: プロジェクトが計画通りに進行し、納期遅延を防止。クライアントの信頼を得ることができた。

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まとめ

企業における業務改善の必要性は、日に日に高まっています。
業務改善は、やみくもに行うのではなく丁寧に計画を進めることが大事です。

業務改善においてフレームワークを活用できれば、課題の効率的な可視化や客観的な整理が可能になります。
フレームワークごとの特徴を捉えて、適切に活用することがカギです。
今回ご紹介したフレームワークをぜひ活用してみてください。