【例文あり】請求書をメールで送る際の注意点を解説

請求書をメールでスピーディーに送りたいというニーズや、取引先から「請求書はデータで送ってください」と言われることも増えてきたのではないでしょうか。

この記事では、請求書をメールで送るメリットやデメリット、注意点などを解説していきます。
請求書に記載すべき事項や、メールで送る際の例文もご紹介しますので、参考にしてください。

請求書はメールで送っても大丈夫？

請求書をメールで送っても、法的には問題はありません。

ただ、電子帳簿保存法改正の内容に注意する必要があります。
請求書をメールで受け取った取引先は、請求書を電子データのままの状態で保存しなくてはならないなどの義務が生じます。

そのため、自社のニーズだけでメールで送るのではなく、取引相手に確認をしたうえで送ることが大切です。

請求書をメール送付するメリット

請求書をメール送付するメリットは、スピーディーに届けられることです。
近年は郵便配達のスピードが遅くなっており、郵送の場合、速達にしないとすぐには届けられません。

メールで送付すれば、タイムラグなく届けることができ、郵送代や封筒代、印刷コストや発送の手間なども省くことができます。

請求書をメール送付するデメリット

デメリットとしては、情報流出や改ざんなどのおそれがある点です。
PDF化して改ざんリスクを抑え、パスワードをかけるなどしてセキュリティ対策を講じなくてはなりません。

請求書をメール送付する際の注意点

請求書をメール送付する際の注意点について見ていきましょう。

先方の了承を得る

請求書をメール送付すれば、印刷コストや紙代、郵送などのコストが軽減でき、手間もかかりません。
しかし、自社のニーズだけで送ってはいけません。

請求書の受領者側は、紙ではなく、データで請求書を受け取った場合、データで一定期間保存をする義務が生じます。
先方の受け入れ体制が整っていない場合、送付されても対応できません。

請求書をメールで送付する際は、必ず先方の了承を得ましょう。

押印形式を確認する

請求書への押印は、法的要件ではありません。
しかし、商慣習上、長きにわたって押印を行ってきたことから、廃止するのは難しいものがあります。

データの請求書で押印をする形式としては、紙で印刷した請求書に押印し、それをスキャナで読み取ってPDFデータにする方法が考えられます。
ただし、この方法は印刷の手間やスキャナを取る手間などがかかります。

そのため、データに直接押印できる電子印鑑を導入するのがおすすめです。
押印の形式についても、取引先の要望を確認しましょう。

PDFファイルで送付する

ワードやエクセルでも編集できないようにすることは可能ですが、取引相手の環境で開けない場合や文字化けするなどのリスクもあります。

PDFファイルにすれば、OSやアプリの有無を問わず開くことができ、改ざんリスクも減らすことができます。
万が一、取引先が勝手に請求額を減額したり、支払期限などを改ざんしたりしないよう、PDFファイル化して送りましょう。

電子帳簿保存法改正に対応する

電子データで請求書を送付した場合、受領した取引先は、電子帳簿保存法改正にもとづき、電子データの状態で保存することが求められます。

データの保存期間は、税法などによって異なります。
たとえば、消費税課税事業者が仕入税額控除を受けている場合には、請求書を7年間保存しなくてはなりません。

また、保存期間中、税務署の税務調査などなんらかの必要があれば、すぐにその電子請求書を探し出して提出する必要があります。
そのため、データの請求書を送る側も、取引相手が電子帳簿保存法改正にスムーズに対応できるよう配慮することが大切です。

請求書をデータで保管する取引相手が、必要なファイルをすぐに検索できるよう、検索しやすいファイル名を設定しましょう。
単発の請求書なら、案件名や会社名をセットにする、毎月の請求など継続的な取り引きなら、連番の番号を振るといったことも考えられます。

送付した請求書の原本データの保存方法、また受け取った場合は受け取った請求書ファイルの保存方法を社内で統一しなくてはなりません。

受け取った担当者が、自分のメールソフト内やパソコンのフォルダ内に放置してしまうといったリスクを避けるようにしましょう。
データが消去されない場所に保管し、バックアップなども忘れず実施しましょう。

請求書の記載項目

メール送付する場合でも、請求書の記載項目は変わりません。
請求書には、以下の項目を記載するのが基本です。

適格請求書（インボイス）を発行する際の追加項目

2023年10月よりインボイス制度が導入されると、追加で以下の項目の記載も必要です。

当然ながら、事前に適格請求書発行事業者の登録を受け、請求書のひな形を作成し直すなどの準備も必要です。

請求書をメール送付する際の件名・例文

請求書をメール送付する際の件名と例文についてご紹介します。
単発の取り引きなのか、毎月の請求など継続的な取り引きかによっても文面は変わってきます。

あくまで一例として参考にしてください。

紙の請求書は送らず、PDFファイルのみを送付する場合

紙の請求書は送らず、PDFファイルのみを送付する場合、

をメール文面で伝えると親切です。

PDFファイルとあわせて紙の請求書も郵送する場合

PDFファイルとあわせて紙の請求書も郵送する場合、何の連絡もなく両方を送ってしまうと、別の請求書が届いたのかと混乱してしまうおそれがあります。
PDFファイルの原本を郵送する旨もメールで伝えておきましょう。

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まとめ

請求書は、メールで送っても問題ありません。
メリットとしては、手間やコストの軽減、スピーディーに送れることが挙げられます。

請求書をメールで送付する場合は、先方の了承を得ること、押印形式を確認すること、PDFファイルで送付することに注意しましょう。
また、電子帳簿保存法改正に対応する必要もあります。

請求書の送付メールを作成する際は、今回ご紹介した例文をぜひご活用ください。