毎日の現場仕事で疲れているのに、業後に日報を書いて提出するのは面倒と思っていませんか。
「日報業務を省きたい」と思っている方もいるかもしれません。
ですが、面倒と思える日報には重要な役割があります。
日報が持つ重要な役割について解説していきますので、毎日の提出が欠かせない理由を理解しましょう。
その上で、近年はメールでの提出も多くなった、日報メールの書き方やポイントもご紹介していきます。
目次
日報を書く目的
日報を書く目的は何だと思いますか。
毎日、「どんな仕事をしたか」「業務への集中度の確認」など、その理由は様々です。
上司の立場からすると、たくさんの部下がいる中で、一人ひとりの仕事を毎日見て回り、活躍を確認して歩くことは難しいのが現実です。
そこで、各自から日報を提出してもらうことで、誰がどの現場で、どんな仕事を進めているかが把握しやすくなります。
各現場の全体の進捗状況は、現場監督からの報告や自分の目でも確認することができます。
一方で、個々の作業員の頑張りや成長度合い、困っていることは、日報から確認することで短い時間で確実に把握できます。
困っていることがあればフォローできますし、活躍度合いや成長に合わせて、次の現場ではどんな業務を担当させようかと考えることも可能です。
現場で万が一墜落事故や重機の操作ミス、建材の落下事故などのトラブルが生じた際、直近の勤務が過剰になっていなかったか、適切なフォローを受けられていたかなどを確認するのにも役立ちます。
日報メールとは
従来は日報といえば、ノートなどの冊子に記入して上司とやりとりすることや形式の決まった1枚ものの書類を埋めて提出し、ファイリングするような形が採られていました。
ですが、今の時代は手書きの書類からメールで送るという現場も増えています。
日報メールのメリット
日報メールのメリットは、これまでいちいち現場から職場に戻って作成し、提出してから帰社していた方も、ノートパソコンやスマホ、タブレットがあれば、現場や送迎車両の中で直接送信できることです。
これまで遠い現場の場合は、1週間分まとめて提出していたといったケースでも、毎日簡単に送信することができます。
業務内容・進捗の把握
日報メールの利用により、現場の場所を問わず、毎日速やかに日報の送信が可能です。
日々の担当業務や進捗状況を上司が速やかに把握できます。
業務改善につながる
何か問題がある場合やフォローが必要な場合は、当日中や翌日の仕事が始まる前までに、メールで伝えることが可能です。
現在の工程では作業効率が悪い、業務負担が大きすぎるなどの問題があれば、速やかに改善できるのもメリットです。
日報メールへの記載内容
では、日報メールには、どのような内容を記載すれば良いのでしょうか。
日報用のフォーマットがあるケースもあると思いますが、ここでは代表的な基本の項目について説明していきます。
仕事内容・進捗
まず、当日自分が行った仕事内容と進捗状況を記載します。
複数の工程をこなす場合もあるので、時系列で箇条書きにするとわかりやすいです。
成果
その日の成果を記載します。
日報では、前日に明日の目標や課題を掲げているので、それを達成できたかを記載しましょう。
反省点
掲げた目標や課題を達成できなかった場合は、どうしてクリアできなかったのか、反省点を記載します。
所感
所感とは、簡単にいうとその日を振り返って思ったことです。
単に今日は疲れた、大変だったなどと感想を書くのではなく、上司に伝えたいことや現場で問題と感じていることなどを積極的に書いていきましょう。
「こういう問題が生じたので、このようにしたほうがいいのではと思った。」「作業の流れは、こちらが先のほうが効率的だと思う。」など提言や肉体面やメンタル面で辛いことがあるなど、SOSを伝えるのもありです。
現場で作業している姿からはわからない不調や改善が必要な点にいち早く気づいてもらうことができます。
面と向かっては伝えにくいことも、メールなら伝えやすいのではないでしょうか。
現場での気付きが、上司に伝わって業務改善へとつながります。
明日の目標・課題
日報は、ただその日の出来事を伝えるものではなく、日々仕事を通じて成長していくためにも役立つものです。
そのため、今日の仕事ぶりを振り返り、反省点も踏まえて、明日の目標や課題を掲げましょう。
もちろん、翌日は自分で掲げた目標・課題を達成できるよう、意識しながら仕事に取り組むことが大切です。
日報をメールで送付する際のポイント
日報をメールで送付する際に気を付けたいポイントがあります。
以下のポイントを踏まえて、日報を作成して送るようにしましょう。
わかりやすさを重視する
上司は、業務の後にたくさんの部下からの日報をチェックします。
大切な仕事とはいえ負担もかかります。
すぐに内容がわかるよう、わかりやすく書きましょう。
長い文章を書くのではなく、箇条書きにすることや適切に要約して必要な事柄を端的に伝えましょう。
結論から書く
わかりやすく伝えるためには、結論から書くのもポイントです。
たとえば、反省点を書く際、「今日は××の作業で××しようとしたところ、××となってしまい、××すべきだったと反省しています。」だと、結論がなかなか出てきません。
「今日の反省点は、××です。なぜなら、××すべきだったからです。」としたほうが、伝えるべき項目が明確になります。
提出前にチェックする
日報を一通り書き終わったら、見直しをしましょう。
誤字脱字がないか、てにをはに間違いはないか、主語と述語が合致しているかを確認します。
文章の書き方によっては勘違いされ、間違った内容が伝わってしまうおそれもあります。
思わぬ勘違いをされないよう、正しい内容を伝えましょう。
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まとめ
日報メールを送ることは、各作業員の業務内容・進捗を把握し、業務改善につながるメリットがあります。
記載すべき内容として、仕事内容と進捗状況、その日の成果と反省点、所感、明日の目標・課題などが挙げられます。
また日報メールを送付するポイントとしては、わかりやすさを重視することが最も大切です。
そのために、一番伝えたい結論から書くこと、書いた内容を今一度、送信する前にチェックするようにしましょう。
