こんなお悩みを持っている方がよく読まれています。
- 作業日報の書き方を知りたい方
- 作業日報で社員の業務を管理したい方
- 作業日報をシステムで管理したい方
作業日報は、日々の業務を記録して上司や現場の状況を報告するための手段です。
日々触れるために「あって当たり前」の作業日報ですが、とくに入社間もない新人にとっては分からないことだらけで、他の社員が想像もしないようなミスも発生しがちなポイントです。
今回は、建設業の作業日報の書き方を整理しつつ「新人でもすぐ出来るようになる」ために伝えるべきことを紹介します。
目次
まずは作業日報を書く「目的」をきちんと伝える
作業日報は毎日作成するものなので、気が緩んでいい加減なものを作りがちです。
とくに新人の場合は目的をしっかりと伝え、日々作成する作業日報がその目的を達成できているか確認しましょう。
【作業日報を作成する目的】
- 作業内容を共有することで、適正な労働状況かを確認する
- 人件費を把握することで、生産性を高める
- 自分の1日の作業を振り返ることで業務改善・自己成長に繋がる
一般的には上記のような目的が説かれますが、そもそも仕事のことをよく理解できていない新入社員たちにはいまいちピンと来ないかもしれません。
そこで、より具体的に「書けばどんな良いことがあるのか」と「書かないとどんなトラブルが発生してしまうのか」を説明するのがおすすめです。
【新人にとって、書けばどんな良いことがあるのか】
- 自分のやった作業を正しく報告することで、上司に正しい評価をしてもらえる
- 今日の作業を振り返り、もっと良い方法が分かったり早く済ませたりできるようになる
【書かないとどんなトラブルが発生してしまうのか】
- 施主や元請け業者と「言った・言わない」のトラブルになったとき反論できない
- 作業した時間に対して適正な給与をもらえているのか確認できない
上記は一例ですが、具体的に「何が起きるのか」を基準に説明すれば分かりやすく伝わります。都度、目的を達成できているか確認するのも有効です。
ただし、目的にはふさわしい「手段」が必要です。手段もより明確化するため次項に進みましょう。
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新人が間違えがちなポイントを抑えておく
作業日報は、経験者にとって「当たり前のこと」である一方、新人にとっては「何ひとつ分からないもの」であることを忘れてはなりません。
経験者にとって分かって当たり前のような情報でも、知らない可能性を考慮して過剰なほど丁寧に教えておくのが無難です。
「人工」の計算方法・表記方法
人工（にんく）という言葉は、建設業経験者でなければ読み方すら分からないことがあります。
日報に記載する必要がある場合には、基本的な考え方から丁寧に説明してあげましょう。
人工とは・・・労務者の工数を表す単位。１坪あたり５人分の作業量がかかる場合は、５人工／坪、１人の1日の賃金を表す場合は、２万円／人工のように見積書に表現されます。
住宅建築専門用語辞典より引用
また、「いつもより早く作業が終わった場合はどう書くのか？」「残業が含まれる場合は？」などどのようなイレギュラーが発生するかも予め伝えておくのも重要です。
丁寧な「書き言葉」を使う
「会社に提出する書類なのだから丁寧な言葉遣いをする」という考え方は、残念ながら社会人経験のない新人にとって当たり前ではない場合があります。
事前に伝えておかないといざ提出されたときに驚くことにもなりかねません。
「定量的」な書き方を心がける
作業日報は作業を客観的に記録するための書類なので、定量的に表現することが重要です。
「定量的表現」とは物事の変化や質を数字で表す事を指し、第三者が見ても当事者と同じ評価が出来る表現です。
【×】定量的でない表現
多くの資材を発送した
【〇】定量的な表現
10件の資材を発送し、残り4件は明日対応とする
「多く」「たくさん」「いろいろ」などは人によって受け取り方が異なるため、定量的な記載が重要になることは伝えておくべきでしょう。
「請負工事」と「常用工事」の違い
工事請負契約を交わした建設業法における工事を「請負工事」、工事一式を請け負わない現場応援や人工出しと呼ばれる工事を「常用工事」と呼びますが、新人はまずこの違いを理解していません。
請負工事と常用工事の違いを説明したうえで、作業日報に記載する内容が異なる場合には説明しておかないとほぼ確実にミスが発生します。
その他基本的なマナーも「知らない前提」で説明しよう
例えば「日報は当日中に提出する」「です・ます調で記入する」など、どんな会社でも作業日報に関するマナーが存在します。
これらのマナーは新人が分かる分からない以前に「会社独自の風習」である可能性があります。
「こんなことは言わなくても分かっていて当たり前」と思うことほど、あえて口に出して確認してあげることで要らぬミス・トラブルを防ぐことが出来るはずです。
作業日報の作成・管理方法
書き方が分かりやすいテンプレートを用意する
人によって作業日報の書式が違うと、確認する手間が増えてしまうばかりか書式やレイアウトを意識するあまりに内容の質が下がってしまう恐れがあります。
作業日報の書式・テンプレートは社内で統一して、記入すべき項目に迷わないようにしましょう。
また、用意する書式・テンプレートは紙、エクセル、専用アプリなど様々な選択肢があります。
作業日報は過去のものを振り返る場面や、未提出状況を確認・管理する場面も出てくるので、専用のアプリやITシステムを利用するのがおすすめです。
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アイピアは、建設業・建築業向けの業務管理システムです。
クラウドツールなのでスマホから作業日報を提出・管理できる
入力した日報を、必要に応じて「労務費」として原価計上できる
見積書や発注書の作成とまとめられるので、あらゆる情報が一元管理できる
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まとめ
SNSや質問サイトなどで作業日報に関する投稿を見てみると、「作業日報を書けと言われたけど書き方を教わってなくて何も分からない」という記載を驚くほど多く見かけます。
もしかすると、「知っていて当たり前」という思い込みが新人への説明不足を生み出しているのかも・・・という意識が状況を変えるかもしれません。
