【例文付き】見積書送付メールの書き方と注意点を徹底解説

【例文付き】見積書送付メールの書き方と注意点を徹底解説

見積書の送付は、今まで郵送がほとんどでしたが最近ではメールで送付することが当たり前になっています。
見積書をメールで送付する場合、どのように送付するかわからないという方もいるのではないでしょうか。

この記事の中に例文もあるので、ぜひ参考にしてみてください。

見積書送付の重要性

見積書の送付・提示は、受注への最終ステップであることが多く、制約へとつながる重要な役割を担っています。
重要な役割であるため、説明を加えながら見積書を提示したいところではありますが、取引先が遠方である場合や業務の効率化が求められている近年では、メールでの送付が一般的になっています。

見積書をメールで送付する場合は、確実に取引先に見てもらう必要があります。
そのため、見積書であること、いつまでに確認しなければいけない書類なのか明確に記載するようにしましょう。

また、送信後にメールが届いたかの確認メールを送信することで、確実に見てもらうことにつながり、「届いてない」「見ていなかった」のようなトラブルを未然に防ぐことができます。

見積書送付の注意点

これまで見積書の送付方法として、多くは郵送が選択されていましたが、近年はメールを選択する人々が増えています。
しかし、見積書は受注につながる重要な書類である為、メールでの送付ならではのトラブルも多々あります。
見積書を確実に受け取ってもらい、受注につなげる為に、メールで送付する際の注意点を確認しましょう。

編集できない形式で添付する

上記でも述べた通り、見積書は金銭が関わる重要な書類です。
改ざん等のトラブルを未然に防ぐためにも、必ず「PDF形式」などの編集・追記できない形式で送るようにしましょう。
これは、相手との信頼関係を築く上でも大変重要です。

添付ファイルにパスワードを設定する

誤送信や第三者の不正アクセスによる情報漏えいなどのトラブルを未然に防ぐ為に、添付した見積書ファイルにパスワードを設定しましょう。
また、「添付ファイル送信メール」と、「パスワード通知用メール」は別々に送信しましょう。

▼パスワードの設定方法はこちら
Gmailでのパスワード設定:Googleヘルプ「情報保護モードのメールを送信する、開く」
その他メーラーのパスワード設定:ダークマター社「PDFファイルにパスワードを設定する方法6選!設定理由からかける方法を選ぼう」

「見積書送付」の意図が分かる件名にする

ビジネスメールを作成する上で、最も重要となるのが件名です。
昼夜たくさんのメールを処理する上で、件名によってメールを確認するか否か判断している方もいます。
必ず、件名に「見積書送付の件」や「お見積書をお送りします」等、一目で見積書のメールであることを確認できる内容を記載しましょう。

また、急ぎの場合【至急】や【〇月〇日までのご返信をお願いします】等の文言を入れるのも有効です。

簡潔で分かりやすい本文

見積メールの段階では、取引は成立していません。今後、見積を受注につなげる為に、本文にも力を入れましょう。
商品やサービスに関して、まだ詳しく説明していないお客様や追加オプションの見込みがあるお客様に向けて、「別プランの紹介(低コスト)」や「追加オプションの宣伝」などを本文中に差し込むのが効果的です。
ただし、確実に読んでいただくためにも簡潔でまとまった本文の作成を心がけましょう。

確認メールを送信する

見積メール送信後、数日経って返信がない場合、
再度確認のメールを送付する
ことをお勧めします。
確認メールを送信することで、相手がメールを見落としている場合や、メールが届いていない場合、素早く対応し、トラブルを未然に防ぐことができます。

  • 施工管理システム

見積書送付メール【例文】

では、見積書をメールで送付する際の例文をご紹介します。
以下の例文を参考にして、見積書を送付しましょう。

【例文1】一般的なお見積メール

件名:「〇〇〇」御見積書送付の件【△△△株式会社】

□□□□株式会社 ××部
山田 太郎 様

平素よりお世話になっております。
△△△株式会社の神戸です。
この度は「〇〇〇」のお見積もりをご依頼いただき、ありがとうございます。
PDFファイルにて、お見積書ならびに概要資料をお送りいたします。
ご査収のほどよろしくお願いいたします。
ご不明点や添付ファイルに不備がございましたらご連絡くださいませ。

【添付内容】
・〇〇〇御見積書(PDF) 1通
・〇〇〇概要資料(PDF 全◯ページ) 1部
※御見積の有効期限が◯◯◯◯年◯月◯日までとなります。
期限内にご検討、お返事をいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

【例文2】見積書のみの場合(製品・概要資料なし)

件名:「【◯◯◯◯株式会社】お見積のご案内」

□□□□株式会社 ××部
ご担当者 様

拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
△△△株式会社 ××部の山田 太郎と申します。

このたびは弊社の「〇〇〇」についてお問合せ
ならびにお見積のご依頼をいただき、ありがとうございます。
早速ではございますが、お見積書を作成いたしましたので
添付ファイルにてご送付させていただきます。
ファイルが開封できないなどの不都合がございましたら、
お手数ですがご一報いただければと思います。

【添付ファイル:「〇〇〇」お見積書.pdf】

お見積の有効期限は「◯◯◯◯年◯月〇日」となり、
発注をいただいてから約◯週間で納品可能となります。

ご不明点やご要望などがありましたらお気軽にお問合せください。
ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。

【例文3】本文中に商品の説明を記載する場合

件名:御見積書送付のご案内

□□□□株式会社 ××部
山田 太郎 様

平素より格別のお引き立てをいただき、御礼申し上げます。
△△株式会社の神戸です。

この度は、「〇〇〇」のお見積もりをご依頼いただきありがとうございます。
PDFファイルにて、お見積もりを作成いたしましたのでご確認ください。

また、ご相談内容を考慮しますと、同程度のコストでご利用可能なBプランもおすすめです。ご依頼いただいたAプランのお見積もりと同条件でBプランの御見積も添付させていただいておりますのでこちらもあわせてご覧いただければ幸いです。

Bプランは〜(簡単な商品の説明)

【添付内容】
・Aプラン御見積(PDFファイル)1部
・Bプラン御見積(PDFファイル)1部
・各プランサービス比較資料(PDFファイル)1部
・サービス概要資料(PDFファイル)1部

※御見積の有効期限が◯◯◯◯年◯月◯日までとなります。
期限内にご検討、お返事をいただけますと幸いです。

以上になります。
ご検討の程よろしくお願いいたします。

  • 施工管理システム

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まとめ

見積書をメールで送付する際の注意点とポイントをお話ししました。
重要書類であるが故に、様々なトラブルが発生する可能性があるようです。
注意点やポイントを踏まえて適切な対応をする必要があるのではないでしょうか。

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AIPPEAR NET 編集部

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