【例文付き】見積書送付メールの書き方と注意点を徹底解説

【例文付き】見積書送付メールの書き方と注意点を徹底解説

時間削減・利益UP・情報共有ができる

     

建築業の見積業務がラクになる!

     

一元管理システムならアイピア

     

アイピアは建築業に特化したシステムであり、見積管理をはじめ工事に関するあらゆる情報を一括で管理できます。さらにアイピアはクラウドシステム。外出先からでもデータを確認できます。

     

見積書の送付は、かつては郵送が主流でしたが、デジタル化が進んだ最近ではメールで送付することが当たり前になっています。
しかし、郵送からメール送付に切り替えることにしたものの、メールで送付する場合の正しい送付方法がわからないという方も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、見積書を送付するメールのポイントや書き方について紹介していきます。
送付パターン別の例文もあるので、ぜひ参考にしてみてください。

見積書送付の重要性

見積書の送付・提示は、受注への最終ステップであることが多く、見積書は契約へとつながる重要な役割を担っています。

そのため、説明を加えながら見積書を提示したいところではありますが、取引先が遠方である場合や業務の効率化が求められている近年では、メールでの送付が一般的になっています。
ただし、契約前の重要な書類であるため、送付の際はよく気を付けて行わなければいけません。

見積書をメールで送付するメリット

見積書をメールで送るメリットには、以下のようなものがあります。

郵送・管理コストの削減

紙の見積書を郵送する際は、印刷代用紙代、封筒代、切手代など、何かとコストがかかります。
しかし、メールで送付する場合には、上記のコストが不要であるため、追加での費用は必要ないことがほとんどです。

また、紙での見積書は、管理スペースの確保や管理方法の徹底など、管理そのものにもコストがかかります。
メールで送付し、データ保存する場合にはこれらの管理コストも削減できることが予想されます。

トラブルの防止・迅速な対応が可能

見積書を郵送する場合、郵便事故や宛先の書き間違いなどによって届かないリスクがあります。

また、見積書の内容や送る書類を間違えていた場合には、再度郵送する必要があり、非常に時間がかかってしまいます。
必要以上に取引先を待たせてしまうと、契約締結の有無にも影響が出るかもしれません。

メールでの送付の場合は、インターネット上で確認・やりとりができるため、見積書の未着や間違いに気づきやすいメリットがあります。
さらに、見積書の訂正や再送も、郵送と比べて迅速かつ簡単に行うことができます

見積書のメール送付のポイント

これまで見積書の送付方法として、郵便が主流でしたが、近年はメールを選択する人々が多くなっています。
しかし、いくらメール送付が便利とはいえ、情報漏洩取引先とのすれ違いなど、メール送付ならではのトラブルも多々あります。

見積書を確実に受け取ってもらい、契約につなげる為に、メールで送付する際の注意点を確認しましょう。
ここでは、以下の6点の注意点について解説していきます。

  1. 送付方法について取引先に確認
  2. 編集できない形式での添付
  3. 添付ファイルへのパスワードの設定
  4. 見積書送付の意図が分かる件名
  5. 簡潔で分かりやすい本文
  6. 確認メールの送信

送付方法について取引先に確認

取引先によっては、紙での見積書の送付を必要とする場合もあります。
見積書をメールで送付する際は、メールでの送付でも構わないかどうかを取引先に確認してから送付するようにしましょう。

特に、新しい取引先や新しい担当者の場合には、必ず確認するようにしましょう。
もし、取引先から紙の見積書を郵送してほしいと言われたら、すぐに郵送します。

編集できない形式で添付する

上記でも述べた通り、見積書は金銭が関わる重要な書類です。
改ざん等のトラブルを未然に防ぐためにも、必ず「PDF形式」などの編集・追記できない形式で送るようにしましょう。
これは、相手との信頼関係を築く上でも大変重要です。

添付ファイルにパスワードを設定する

誤送信や第三者の不正アクセスによる情報漏えいなどのトラブルを未然に防ぐ為に、添付した見積書ファイルにパスワードを設定しましょう。
また、「添付ファイル送信メール」と、「パスワード通知用メール」は別々に送信しましょう。

「見積書送付」の意図が分かる件名にする

ビジネスメールを作成する上で、最も重要となるのが件名です。
昼夜たくさんのメールを処理する上で、件名によってメールを確認するか否か判断している方もいます。

必ず、件名に「見積書送付の件」「お見積書をお送りします」等、一目で見積書のメールであることを確認できる内容を記載しましょう。
また、急ぎの場合【至急】【〇月〇日までのご返信をお願いします】等の文言を入れるのも有効です。

簡潔で分かりやすい本文

見積書をメールで送付する段階では、まだ取引は成立していません。
今後、見積を受注につなげる為に、本文にも力を入れましょう。

商品やサービスに関して、まだ詳しく説明していないお客様や追加オプションの見込みがあるお客様に向けて、「別プランの紹介(低コスト)」や「追加オプションの宣伝」などを本文中に差し込むのが効果的です。

ただし、確実に読んでいただくためにも簡潔でまとまった本文の作成を心がけましょう。

確認メールを送信する

見積メール送信後、数日経って返信がない場合、再度確認のメールを送付することをお勧めします。
確認メールを送信することで、相手がメールを見落としている場合や、メールが届いていない場合、素早く対応し、トラブルを未然に防ぐことができます。

  • 施工管理システム

見積書送付メール【記載項目・例文】

では、見積書をメールで送付する際の内容・例文をご紹介します。
以下を参考にして、見積書を送付しましょう。

見積書送付メールの記載項目

見積書の送付メールに記載すべき項目は、以下の通りです。

  • 送信先、送信元、挨拶文
  • 添付ファイルで見積書を送る旨
  • 不明点があった場合の連絡先
  • 見積書の有効期限
  • 添付ファイルが開けない場合の対処方法

どれも重要な情報ですので、漏れなく記載することが大切です。
また、先ほども述べた通り、メールの本文は簡潔にする必要があります。
これらの重要な情報を入れたうえで、その他の不要な情報はなるべく取り除いた、読みやすいメールを作成しましょう。

【例文1】一般的なお見積メール

以下は、一般的なお見積りメールの例文です。見積書と概要資料を添付しています。

件名:「〇〇〇」御見積書送付の件【△△△株式会社】

□□□□株式会社 ××部
山田 太郎 様

平素よりお世話になっております。
△△△株式会社の神戸です。

この度は「〇〇〇」のお見積もりをご依頼いただき、ありがとうございます。
PDFファイルにて、お見積書ならびに概要資料をお送りいたします。
ご査収のほどよろしくお願いいたします。

ご不明点や添付ファイルに不備がございましたらご連絡くださいませ。

【添付内容】
・〇〇〇御見積書(PDF) 1通
・〇〇〇概要資料(PDF 全◯ページ) 1部

※御見積の有効期限が◯◯◯◯年◯月◯日までとなります。
期限内にご検討、お返事をいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

△△株式会社
担当者名
住所 ~
電話 ~
FAX ~
E-MAIL:○○○@○○.JP

【例文2】見積書のみの場合(製品・概要資料なし)

添付するファイルが見積書の場合、以下のようにメールを作成するとよいでしょう。

件名:「【◯◯◯◯株式会社】お見積のご案内」

□□□□株式会社 ××部
ご担当者 様

拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
△△△株式会社 ××部の山田 太郎と申します。

このたびは弊社の「〇〇〇」についてお問合せ
ならびにお見積のご依頼をいただき、ありがとうございます。
早速ではございますが、お見積書を作成いたしましたので
添付ファイルにてご送付させていただきます。

ファイルが開封できないなどの不都合がございましたら、
お手数ですがご一報いただければと思います。

【添付ファイル:「〇〇〇」お見積書.pdf】

お見積の有効期限は「◯◯◯◯年◯月〇日」となり、
発注をいただいてから約◯週間で納品可能となります。

ご不明点やご要望などがありましたらお気軽にお問合せください。
ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。

△△株式会社
担当者名
住所 ~
電話 ~
FAX ~
E-MAIL:○○○@○○.JP

【例文3】本文中に商品の説明を記載する場合

見積書の送付は契約直前の大事なステップであるため、見積を複数提示したい場合や、商品について説明を加えたい場合などもあるでしょう。
そのような場合、先方に失礼にならないよう注意しながら、書くことが重要です。
以下が例文です。

件名:御見積書送付のご案内

□□□□株式会社 ××部
山田 太郎 様

平素より格別のお引き立てをいただき、御礼申し上げます。
△△株式会社の神戸です。

この度は、「〇〇〇」のお見積もりをご依頼いただきありがとうございます。
PDFファイルにて、お見積もりを作成いたしましたのでご確認ください。

また、ご相談内容を考慮しますと、同程度のコストでご利用可能なBプランもおすすめです。
ご依頼いただいたAプランのお見積もりと同条件でBプランの御見積も添付させていただいておりますのでこちらもあわせてご覧いただければ幸いです。

Bプランは〜(簡単な商品の説明)

【添付内容】
・Aプラン御見積(PDFファイル)1部
・Bプラン御見積(PDFファイル)1部
・各プランサービス比較資料(PDFファイル)1部
・サービス概要資料(PDFファイル)1部

※御見積の有効期限が◯◯◯◯年◯月◯日までとなります。
期限内にご検討、お返事をいただけますと幸いです。

以上になります。
ご検討の程よろしくお願いいたします。

△△株式会社
担当者名
住所 ~
電話 ~
FAX ~
E-MAIL:○○○@○○.JP

電子帳簿保存法にも注意

見積書をメールで送付する際には、電子帳簿保存法への対応にも注意が必要です。

2022年1月の電子帳簿保存法の改正によって、電子データでやりとりをした電子取引の際には、電子データの保存が義務となりました。
2023年12月までは紙で保存する経過措置が認められましたが、2024年以降はすべての事業者が改正電子帳簿保存法に従う必要があります。

見積書の電子データも、この改正電子帳簿保存法の対象に含まれます。
見積書をメールで送付・受領する場合、またそのデータをダウンロードした場合には、データの保存が必要ですので注意しましょう。

参照:国税庁『電子帳簿保存法関係』

  • 施工管理システム

電子帳簿保存法にも対応!見積書の作成・送付は「アイピア」で

アイピアは、クラウド上で建築業に必要な機能が揃った一元管理システムです。
見積書や請求書等、様々な帳票に対応しています。
アイピアの見積はエクセルに近い操作感で、システム導入にありがちな「使い方を覚えられない」が発生しにくくなります。

また、過去情報のコピーやエクセルインポート機能で、作成時間を大幅にカットできます。
規模の大きな工事にも対応できる多階層見積の作成も可能です。
サポート体制も充実しています。


まずは、体験デモで使用感を体感してみませんか?

まとめ

見積書をメールで送付する際の注意点とポイントをご紹介してきました。
見積書は重要な書類であるが故に、注意深く扱わなければ様々なトラブルが発生する可能性があります。

大事な契約のチャンスを逃してしまわないためにも、注意点やポイントを踏まえて適切な対応をしていきましょう。

"社内のデータを一元管理"工務店・リフォーム会社が選ぶ!

建築業向け管理システム
Aippear(アイピア)

AIPPEAR NET 編集部

side bnr

  • IT導入補助金を使って「最大80%」まで補助が受けられるチャンス!!今こそお得にアイピアを導入しよう!
  • 一元管理による効率化で粗利が平均4%改善しました。株式会社コネクシオホーム課長吉田直樹様 リフォーム・建築業の情報管理にクラウドシステム「アイピア」
  • GoogleDrive x アイピア|GoogleDriveで誰でも簡単対応!「改正 電子帳簿保存法対応ガイド」βユーザー募集中!「詳しい情報はこちら」