【例文付き】見積書送付メールの書き方と注意点を徹底解説

見積書の送付は、今まで郵送がほとんどでしたが最近ではメールで送付することが当たり前になっています。
見積書をメールで送付する場合、どのように送付するかわからないという方もいるのではないでしょうか。

この記事の中に例文もあるので、ぜひ参考にしてみてください。

見積書送付の重要性

見積書の送付・提示は、受注への最終ステップであることが多く、制約へとつながる重要な役割を担っています。
重要な役割であるため、説明を加えながら見積書を提示したいところではありますが、取引先が遠方である場合や業務の効率化が求められている近年では、メールでの送付が一般的になっています。

見積書をメールで送付する場合は、確実に取引先に見てもらう必要があります。
そのため、見積書であること、いつまでに確認しなければいけない書類なのか明確に記載するようにしましょう。

また、送信後にメールが届いたかの確認メールを送信することで、確実に見てもらうことにつながり、「届いてない」「見ていなかった」のようなトラブルを未然に防ぐことができます。

見積書送付の注意点

これまで見積書の送付方法として、多くは郵送が選択されていましたが、近年はメールを選択する人々が増えています。
しかし、見積書は受注につながる重要な書類である為、メールでの送付ならではのトラブルも多々あります。
見積書を確実に受け取ってもらい、受注につなげる為に、メールで送付する際の注意点を確認しましょう。

編集できない形式で添付する

上記でも述べた通り、見積書は金銭が関わる重要な書類です。
改ざん等のトラブルを未然に防ぐためにも、必ず「PDF形式」などの編集・追記できない形式で送るようにしましょう。
これは、相手との信頼関係を築く上でも大変重要です。

添付ファイルにパスワードを設定する

誤送信や第三者の不正アクセスによる情報漏えいなどのトラブルを未然に防ぐ為に、添付した見積書ファイルにパスワードを設定しましょう。
また、「添付ファイル送信メール」と、「パスワード通知用メール」は別々に送信しましょう。

▼パスワードの設定方法はこちら
Gmailでのパスワード設定：Googleヘルプ「情報保護モードのメールを送信する、開く」
その他メーラーのパスワード設定：ダークマター社「PDFファイルにパスワードを設定する方法6選！設定理由からかける方法を選ぼう」

「見積書送付」の意図が分かる件名にする

ビジネスメールを作成する上で、最も重要となるのが件名です。
昼夜たくさんのメールを処理する上で、件名によってメールを確認するか否か判断している方もいます。
必ず、件名に「見積書送付の件」や「お見積書をお送りします」等、一目で見積書のメールであることを確認できる内容を記載しましょう。

また、急ぎの場合【至急】や【〇月〇日までのご返信をお願いします】等の文言を入れるのも有効です。

簡潔で分かりやすい本文

見積メールの段階では、取引は成立していません。今後、見積を受注につなげる為に、本文にも力を入れましょう。
商品やサービスに関して、まだ詳しく説明していないお客様や追加オプションの見込みがあるお客様に向けて、「別プランの紹介（低コスト）」や「追加オプションの宣伝」などを本文中に差し込むのが効果的です。
ただし、確実に読んでいただくためにも簡潔でまとまった本文の作成を心がけましょう。

確認メールを送信する

見積メール送信後、数日経って返信がない場合、
再度確認のメールを送付する
ことをお勧めします。
確認メールを送信することで、相手がメールを見落としている場合や、メールが届いていない場合、素早く対応し、トラブルを未然に防ぐことができます。

見積書送付メール【例文】

では、見積書をメールで送付する際の例文をご紹介します。
以下の例文を参考にして、見積書を送付しましょう。

【例文1】一般的なお見積メール

件名：「〇〇〇」御見積書送付の件【△△△株式会社】

【例文2】見積書のみの場合（製品・概要資料なし）

件名：「【◯◯◯◯株式会社】お見積のご案内」

【例文3】本文中に商品の説明を記載する場合

件名：御見積書送付のご案内

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まとめ

見積書をメールで送付する際の注意点とポイントをお話ししました。
重要書類であるが故に、様々なトラブルが発生する可能性があるようです。
注意点やポイントを踏まえて適切な対応をする必要があるのではないでしょうか。