テレワーク（在宅勤務）の勤怠管理の正解とは【人事・総務担当向け】

コロナが流行したことが起因し、各企業でテレワークが導入されました。
働き方改革の一環として業務を行う場所を制限しない自由な働き方が注目を集めています。

経営者や、そこで働く従業員が大いに注目する中、唯一不安を感じているのが、テレワークの社員を管理する立場である人事・総務担当の方々ではないでしょうか。
出退勤管理や評価制度など、気になることは多いはずです。

そんな不安を抱える人事・総務担当の管理者の方向けに、テレワークにおける勤怠管理の方法をご紹介します。

テレワークとは

テレワークとは時間や場所に捕らわれない自由な働き方という意味です。
でも実は条件によって微妙に呼び方が変わります。

実は、以下３つの勤務体系を指してテレワークと呼ぶのです。

従業員のニーズに合わせた勤務体系をとることで、育児や介護などを行う従業員にも働きやすい環境を作ることができます。

企業としても、最近人気のテレワークを実施しているというだけで、求職者の幅は大きく広がり、交通費削減等様々なメリットを受けられます。
また、優秀な人材が、やむを得ない理由で離脱してしまう事を防ぐこともできます。

在宅勤務

勤務日のすべて、または一部を自宅で働く勤務体系です。

モバイルワーク

移動中や旅行先、出張先などで働く勤務体系です。
多くのケースで、通常の出社勤務と併用して実施されます。

サテライトオフィス勤務

会社が所有する小規模なオフィスのうちのどれかで働く勤務体系です。
どのオフィスに所属するわけではなく、その時々従業員が利用しやすい場所を利用することができます。

※サテライトとは、「衛星」という意味があります。本体と離れて勤務するため、サテライトオフィスと呼ばれています。

テレワーク制度を導入するための準備

ただし、テレワークを導入するためには様々な事前準備が必要です。
人事や総務担当者が後々頭を抱えないようしっかり準備しましょう。

テレワークは、モバイルワークやサテライトオフィスなどの種類に問わず労働基準法が適用されます。
ただし、就業規則の見直しが発生する以下には気を付けましょう。

• 労働条件を明記したうえで労働契約締結を行うこと
• テレワーク社員の労働時間を把握し、管理できる体制を作ること
• 業績評価・人事管理の取り扱いについて確認すること
• 在宅勤務などで必要な通信費・情報通信機器の費用負担を明確にすること
• テレワークを行う従業員の教育・研修制度を設けること

引用元：厚生労働省「テレワーク導入のための労務管理等」

この他にも、勤務時間の変更や有休取得時の仕組みや在席・離席確認の方法なども検討項目になります。

「目的」によってテレワーク制度構築の考え方を変える

会社規模の大小にもよりますが、従業員が勤務状態を管理しないのであれば、テレワークの導入はおすすめしません。
同じように、働き方を管理しなければならない従業員なのであれば、テレワーク勤務を認めない方が良いでしょう。

テレワークを採用する会社によって視点の異なる点ではありますが、テレワーク実施で注目したい点が「結果」なのか「経過」なのかは明確にすべきです。
「結果」を重視するのであれば、大切なのはテレワークによって上がる生産性です。

社員が集中できる環境で、最適な結果を生み出してもらうために、どんな仕組みが必要かを考えます。
逆に言えば、「結果がすべて」の世界に片足を踏み込む意識でもいいのではないでしょうか。

テレワークを行うことで業務全体の工数が減る社員には、自由な働き方を提供する代わりに賃金の減少などは飲んでもらう方向が現実的でしょう。
テレワーク制度がただの「監視制度」にならないよう、「結果」と「経過」のバランスを明確にしておくと良いでしょう。

テレワークの勤怠管理は勤怠管理システムで

制度が整った後、勤怠管理方法の検討が必要です。
明確な仕組みを持った勤怠管理システムを使用することで非常に便利に勤怠管理を行うことができます。

ただし、通常出社の社員と管理方法を変える必要がある場合は、かえって手間になる可能性がある為、無理にシステム導入をする必要はありません。

ここでは、勤怠管理に特化したシステムをご紹介します。

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社内情報共有にはクラウドツールの導入が必須

取引先情報やスケジュールなど、社員同士が共有しあう必要のある情報は、クラウドツールで管理しましょう。
クラウドツールはインターネットが繋がる環境なら場所や時間を選ばずアクセスすることができるため、テレワーク勤務を採用する会社には必要不可欠な存在です。

また、クラウド型だけでなく一元管理システムの導入もおすすめです。
複数のツールを使いすぎると、社員によって使い方が違ったりどこに何の情報があるか分からなくなってしまう可能性があります。
テレワークによるシステム導入を機に、会社全体の情報を一元管理するのもおすすめです。

ここでは、おすすめのクラウドツールをご紹介します。

建築業の一元管理システムなら「アイピア」

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タスク・プロジェクト進捗管理なら「Trello」

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名刺・書類・資料などデータの保管や共有なら「Evernote Business」

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取引先情報・営業活動の記録や共有なら「Salesforce」

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建築業管理システム アイピアの勤怠管理

アイピアは、顧客管理、営業進捗管理、見積管理、原価管理、入金管理、工程管理、タスク管理など、建築業に必要な機能が集約された管理システムです。

その中に、勤怠管理の機能も存在します。シンプルにアイピアのログイン時に打刻する機能ですが、全社員の出勤情報を閲覧する事や、有給管理機能などもあります。
建設業界でも2024年4月から新様式の36協定を使っていくことになるため、今まで以上にしっかりとした勤怠管理が必要とされます。

その他にも、出面管理が可能で、現場毎の労務費を算出する事もできます。

まずは、体験デモで使用感を体感してみませんか？

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まとめ

今回は、テレワークにおける勤怠管理の方法をご紹介しました。
テレワークを行う場合、就業規則の見直しが見直しが必要となります。事前に内容を確認し、対応しておきましょう。

また、勤怠管理を行う上で、クラウドシステムの導入がおすすめです。
これを機に、他の業務を一元で管理できるシステムを導入するとより業務効率化が見込めるでしょう。