株式会社 ビオトープ様

見積作成時間が2分の1まで短縮しました!

まずは貴社について教えてください!

株式会社ビオトープ
創業:平成27年10月
代表者:代表取締役 田中 直也
ホームページ:なし

今回は、代表取締役の田中 直也さま(以下田中さま)にお話を伺います。
新築物件の設計が主業務です。基本的な設計業務や案件の相談受付は私自身が直接行い、4名の社員たちにサポートをしていただいています。ホームページを公開していないので新規のご相談が来ることは少ないのですが、以前にお取引いただいたお客様から改めてご相談いただいたり、ご相談を通じて新たなご縁をご紹介いただく事で経営しています。

どのような想いで資料請求をしてくださったのでしょうか?

見積作成に時間がかかっていた

田中さま:
新築の見積書は非常に項目が多く、詳細な内容が求められます。設計が求められる場合の新築工事は建売物件等と違って内容が都度異なるので、テンプレートを用意して当てはめていくような単純作業は適用できません。

毎回1から積算していく作業にはかなりの時間を求められるのですが、なんとかここにパターンを見出して時間短縮することは出来ないか、と思っていました。

設計の進捗管理をしたかった

田中さま:
弊社はもともと私自身が過去にお付き合いのあった方々からの依頼を個人事業として請け負う形から始まりました。私を信頼して依頼や紹介をくださる方々もおかげで案件数や売上に不安はなかったのですが、1人で抱えられる案件数に限界を感じて社員を数名迎えたことで、管理面の不安が生まれたんです。

現在、私たちは設計業務を4名の社員たちと分担して行っています。様々な案件を分割して社員たちに割り当てて作業をしてもらっているので、誰かの作業が1つでも遅れてしまうと、その案件だけでなく抱えている他の案件への着手も遅くなり、結果的に全ての案件が遅れる原因になってしまいます。

こういった状況をすぐ把握できていればフォローも出来るのですが、私自身が事務所に居ないことも多く、報告を受けるのが遅くなってしまうケースもしばしばです。なんとか早い段階で情報共有をして対策できる環境が欲しいというのも資料請求をしたきっかけのひとつですね。

導入するシステムを「アイピア」に決めた理由は何でしょうか?

単なる機能紹介に終始しないアイピアの姿勢に共感

田中さま:
見積ソフトや設計の進捗管理ができるソフトを色々見ていた頃、段々と混乱してどうでもよくなってくる時期がありました。こんなこと言っていいのか分かりませんが、正直こういう業種特化のシステムって「どれも一緒」なんですよね。
入力できる情報とか変わらないし、どんな表示をするかくらいしか違いが見いだせないんです。あとは安いか高いかとか。

そんな中でアイピアが興味深かったのは、他社ツールを紹介してきた事です。最初に困っていることを相談した段階でアイピアの導入がゴールではなく私たちが「効率化できたと自覚した」ことをゴールと設定して、何故・何を運用すべきかまで一緒に考えてくれました。

もちろんアイピアの機能自体も十分なものだったので、こういう視点で付き合えるIT企業との縁は大切にしたい、と思ってアイピアに決めました。

「絶対に使いこなせる」と確信させてくれるサポート体制

田中さま:
アイピアの使い方や運用方法の相談には問合せサポートへ連絡しますが、このサポートにITコンサルタントがついてくれるのには驚きました。システムを導入して使いこなせるのか?というのはずっと不安だったので助かります。
アイピアの操作方法だけでなく、Excelや他のツールの使い方までアドバイスしてくれるのは嬉しいですね。

アイピアのコンサルティングサポートとはアイピアをご導入いただいたすべてのお客様にご利用いただけるサービスです。ITコンサルティング経験のあるサポートメンバーが窓口対応を行います。操作方法から運用相談、ご質問いただければExcel等他社ツールの操作や紹介も分かる範囲でお答えします。

アイピアを導入して効果はいかがですか?

見積作成時間が1/2に短縮!

田中さま:
見積書の作成時間はかなり短縮できたと思います。以前の半分くらいにはなったんじゃないかな?もともとExcelを使って都度1から作成していたのですが、システムに入力するようになるとこれまで気付かなかった法則が見えてきたのが驚きです。

過去に作成した見積を検索して再利用したり、単価表を活用できる場面が思ったより多くあり大変助かっています。

リアルタイムな進捗把握が簡単に

田中さま:
案件の状況が一覧で表示されるうえに、工程ごとにブロック分けしてくれます。これならわざわざ口頭で報告したりしなくても「見れば分かる」状態になるので、手間が省けて助かります。

どんな進捗を記録するかは自由に設定できるので、細かな進捗管理も思いのままで使いやすいですね。

逆に、アイピアでもっとやりたいことなどはありますか?

図面や写真などのデータ共有がしたい

田中さま:
見積作成や進捗管理の効率化がある程度出来てきたので、次は図面や資料などのデータを取引先の方々と共有できればいいなぁと思います。
弊社は新築だけでなく公共設備の設計を行うこともあるのですが、その際には設計図書の量が本当に膨大で、抜け漏れや伝達ミスが発生しないかいつもヒヤヒヤしています。

誰もが分かる形で共有しておけば、万が一トラブルが発生しても原因が明確になって良いですよね。

※図面や資料共有が可能です!アイピアでも図面や資料の共有ができます!Googleドライブと連携することで、共有フォルダを通じて社員や取引先と画像や資料の共有が可能です。

最後に、もし他に同じような悩みを持つ方がいたら、アイピアを勧めたいと思いますか?

田中さま:
そうですね!ぜひ紹介したいと思います。とくにシステム導入経験がない方なら、しっかりサポートしてくれるところを選ぶべきだと思うのでぜひアイピアを検討してみてもらいたいですね。