上島プロパン株式会社様

まずは貴社について教えてください!

株式会社上島プロパン
創業:昭和36年6月
代表者:代表取締役社長 上島康彦
所在地:兵庫県美方郡新温泉町浜坂439
ホームページ:https://www.uejima-p.com/

アイピアをご導入くださった上島プロパン株式会社の常務取締役でいらっしゃる上島健太郎さま(以下上島さま)にお話を伺います。:
弊社は兵庫県の新温泉町を拠点に、ガス事業やリフォーム工事を手掛けています。ガス事業が2億、リフォーム事業が7000万ほどの売り上げです。

また社員数は16名で、うち3名が職人です。案件の多くはトイレやキッチン等水回りの設備工事ですが、ガス工事を手掛けることもあります。ガス事業では日々修理対応が発生するのですが、それをきっかけにリフォームのご相談をいただくことが多いですね。

どのような想いで資料請求をしてくださったのでしょうか?

属人的な業務で情報が「ブラックボックス化」してしまっていた

上島さま:
きっかけはいくつかあるんですが、まずブラックボックス化です。業務が属人的なので、特定の社員が情報を抱え込んでしまってそれが社内全体に周知されないという事態がよく発生していました。

そうなると、「その人に聞かないと分からない」ことが多くなってしまいます。なので、まずはこのブラックボックス化を解消して、社外・社内どちらにいてもパッと必要な情報にすぐたどり着ける環境にしたかったんです。

※ブラックボックス化とは業務などにおいて、手続きや作業フローが可視化されていない状況を「ブラックボックス化現象」と言います。現在担当している社員しか作業フローを知らない状況が続くと、客観的な業務評価が出来なくなったり担当者の不在時や引継ぎ時にトラブルを生む元凶となります。

色々使っているソフトをひとまとめにして、情報を連携させたかった

上島さま:
例えば見積作成はMicrosoftのアクセスを使っていたし他の情報もエクセルなどを使って管理していました。そうなると情報の連携ができないので現場ごとの粗利もちゃんと把握しきれません。

見積やそこに関わるお客様へのご請求などの情報をシームレスに管理して手間を減らしつつ、現場の粗利などを都度チェックできる体制を作りたいという想いもありました。

お客様への対応スピードをもっと上げたかった

上島さま:
今の弊社フローでは、見積書や請求書の作成は管理者しかできないようになっています。お客様からご相談をいただいて、その情報をもとに営業担当者と工事担当者が現調して、その情報をもとに管理者へ見積作成を依頼する…という流れです。

これでは営業マンは見積書が上がってくるまで待っているしかなく、その分お客様への対応も遅くなっています。

こういう状況をきっかけに、お客様から「いつまで経っても返答が来ない」「見積書の提出が遅い」と思われて失注してしまうケースもあるようだったので対策が必要でした。

例えば見積書の作成を一人で誰でもできるように、かつ過去情報の流用などを通じて社歴の浅い社員でも対応できる仕組みを構築して、お客様への対応スピードを上げる必要があったんです。

導入するシステムを「アイピア」に決めた理由は何でしょうか?

「情報を総合的に管理できるシステム」であったこと

上島さま:
リフォームなどの住宅工事用のソフトは色々あるんですが、現場管理だったり図面作成などに特化していて、断片的には使えるものの情報を総合的に管理できるシステムっていうのは少なかったんです。

やっぱり導入するなら、「これ1台で案件の発生から請求、締めまで全部横断的に管理できるシステム」がいいなと思っていましたからね。

パソコンに疎い人でも簡単そうな、見やすいインターフェース

上島さま:
弊社は平均年齢が比較的高いんですよね。他社さんにもそういうリフォーム会社は多いと思うんですが40代後半~50代くらいが平均年齢で、パソコン操作があまり得意ではない人が多いんです。

こういうシステムは「道具」ですから、どれだけ良い機能があっても使いこなせなければ意味がないと思っています。なのでできるだけ見やすいインターフェースで、感覚的な操作ができるものを探していたんですが、調べた中でアイピアが最も分かりやすかったんです。

管理システムは色々ありますが、特化した業種が同じなので表示されている情報はどこも似てるんですよね。その中で見比べても、「あー、見やすいな」とパッと見のイメージでも違うのが良かったです。

そのへんはすごく、色々研究されているんだろうなと思います。

もし同じような悩みを持っている人がいたら、アイピアを勧めたいと思いますか?

上島さま:
そうですね、弊社もこれから使い始めるところではありますが、もし「使いやすいシステムで、それ1つで色々やりたいんだよね」と言われたら候補の1つに挙げると思います。