マネジメント

時間管理のコツは「手軽さ」と「振り返り」!生産性を倍に高める方法とは?

時間管理のコツは「手軽さ」と「振り返り」!生産性を倍に高める方法とは?

皆様は日々の仕事のなかで、このような悩みを抱えてはいないでしょうか?

自分の作業スピードが他の人に比べて遅い気がする…
毎日大忙しで仕事をしているつもりなのに、いざ振り返ると何をしてきたかうまく思い出せない…
業務生産性を高めろと言われても、何をどうすればいいかさっぱり分からない…

こういった悩みを抱えているビジネスマンはかなり多くいらっしゃいます。
とくに、「たくさんの仕事をこなしているつもりなのに、振り返ると何をしてきたかよく分からない」という方。
こういった方ほど、一生懸命がむしゃらに働く真面目な方が多い印象です。
にも拘わらず、自覚としてあまり仕事を多くこなせていないような気がしたり、
ほかの人と比べて時間の使い方が下手なような印象を周りから持たれてしまって悩んでしまう方が後を絶ちません。

あなたの業務スピード・生産性は決して低くありません。
ただ、「見える化」できていないのが問題なだけなのです。

前述したような悩みを抱える皆さまの業務スピードや生産性はたいていの場合、
決して低いものではありません。もし仮に現段階で低いと判断されるような方でも、
改善の方法が分かればすぐ解決できるでしょう。

今回は、どんな方でも簡単に生産性を高められる方法を紹介します。ポイントは「手軽さ」と「振り返り」です。

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時間管理(タイムマネジメント)とは

時間管理の目的

まず最初に、そもそも時間管理とは何なのかを振り返ってみましょう。
当然、最終的な目標は生産性の向上や改善であるのは明白ですが、その前に大切なことがあります。

例えば1日8時間働いてるとして、その8時間をどのように使っているか説明することはできますか?

生産性を高めたり、現状の業務効率を改善するためには、「どんな仕事にどれくらいの時間を費やしているのか?」が明確でなければなりません。
内容を改善や必要のない仕事を切り捨てるなどのアクションはそれからです。
生産性を高めるための最適な策を講じるためには、現状を把握できる最適な時間管理が必要なのです。

時間管理ができない人の特徴

前述したような悩みを持っている方であれば今更なのかもしれませんが、
時間管理が出来ないとどういった弊害が出るのか改めて振り返ってみましょう。

時間管理が出来ないと「責任感が無い」と思われてしまう

時間管理が上手くいかないと、どうしてもスケジュールの把握があいまいになってしまいます。
その結果、「約束が守れない」「責任感がない」という印象を周囲に与えがちです。
一生懸命やっていてこれでは、あんまりですよね。

ただ、実はこれは「時間管理が上手であれば、周囲の信頼感が増す」可能性があるということでもあるのです。

様々な仕事のほとんどが一人では成立しません。
企業に所属している限り仕事は団体戦なのです。
すなわち、「時間管理ができる」という小さなイメージ一つで、あなたの印象は上げることも下げることも可能です。
企業人として会社で仕事をしていく以上、「時間管理」という小さな印象ひとつも、実は大変重要なものになりえるのです。

時間管理が出来ない人は「無用なストレス」に苦しめられる

時間管理が出来ない人の多くは、常にたくさんの仕事に追われています
しかも、その多くが「今すぐにしなくてもいい仕事」です。
そういった場合、仕事をしていない時間でもなんとなく頭の片隅に仕事に関することが浮かんでしまいます。
結果、慢性的なストレスを抱えてしまうことになるのです。

時間管理ができない人は「能力以上の仕事」を抱えてしまっているかもしれない

時間管理が出来ない場合に最も困るのは、「自分がどんな仕事を抱えているか」が分からないケースがあるという点です。
とにかくがむしゃらに働くのは一見すると真面目で良さそうなものですが、実は抱えている仕事の中に「この仕事は別の担当者のほうが適任だな」というものが含まれている可能性があります。
別の担当者のほうが早く終わる程度ならまだしも、自分が抱えていると不利益を被る(失注・クレームなど)場合には大変危険です。

時間管理の方法

ここまで様々な角度から、「時間管理が出来ない場合のデメリット」について説明してきました。
少し不安を煽ってしまったかもしれません。ですが、時間管理はそれくらい重要なのことなのです。

ここからは、時間管理の方法を紹介します。散々煽った割には、方法はいたってシンプルで簡単です。ポイントは「手軽さ」と「振り返り」です。

まずはタスク管理を改善しよう

時間管理を行う前に、「どういった仕事をしているのか」を明確にしていきましょう。今自分がどんな仕事を抱えていて、それらの期限や優先度をもとに、「今日は何をするべきなのか」が明らかになれば、それぞれの仕事にかかった時間を測ったり、それが適切かどうかを分析することも可能になります。

タスク管理の方法については、当ブログでも詳しく解説しています。ぜひこちらをご覧になっていただき、ご自分のタスク整理を始めてください。

参考:

 タスク管理方法の決定版!「Trello」でプロジェクト・タスクを管理しよう

ひとまずこの記事では大事なポイントだけ紹介します。

自分のタスクをすべて洗い出す

まず、ご自身が抱えている仕事をすべて書き出します。「会議資料を作成する」「商談する」などの大きなものから、「~~の件で○○さんに電話する」などのすぐ終わるものまですべて洗い出してください。

「重要度」と「緊急度」を決める

あらゆるビジネスマンのバイブルとして仕事やそのための在り方が書かれた「7つの習慣」という本があります。この中に、「時間管理マトリクス」という考え方があります。これは、すべてのタスクに「重要度」と「緊急度」を当てはめるものです。

重要度:その仕事の重要性。高いものほど大きな影響や損失にかかわる
緊急度:その仕事を行う時期。高いものほど今すぐやるべきもの

この重要度と緊急度を掛け合わせた以下のマトリクスにすべての業務をあてはめましょう。

時間管理のコツは「手軽さ」と「振り返り」!生産性を倍に高める方法とは?

引用:http://online.sbcr.jp/2014/09/003805.html

 

すべてのタスクが洗い出せたら、あとはそれぞれの時間管理を行っていくだけです。

時間管理におすすめのアプリ「toggl」

時間管理を行うには、日々の仕事の時間を計測していく必要があります。ですが、計測していることで気が散ってしまったり、計測すること自体が手間になってしまっては意味がありません。できるだけ手軽で、計測していくことに意識がいかない状態がベストです。
そこで、時間管理のアプリを使いましょう。オススメは「toggl」です。

時間管理のコツは「手軽さ」と「振り返り」!生産性を倍に高める方法とは?

Togglはパソコンでもスマートフォンでも気軽に使える時間管理アプリです。
いわゆる「ストップウォッチ」機能に特化していて、タスク名を入力するだけでその時間の計測を行います。あとは終わったときに終了をクリックするだけ、というシンプルな作りです。

時間管理の方法ポイント1「手軽にすべて入力」

時間管理を行うときの大切なポイントは「手軽であること」です。
いかに詳細な記録や集計が出来たとしても、入力の仕方が面倒だとやるのが嫌になって継続しません。
まず、togglに「今から行う仕事」を入力します。

時間管理のコツは「手軽さ」と「振り返り」!生産性を倍に高める方法とは?余裕があれば、その業務のカテゴリ名も入力しましょう。
カテゴリ名は一度入力してしまえば使いまわしが可能です。
「営業活動」「事務処理」などの行動基準で大まかに作ってしまいます。

時間管理のコツは「手軽さ」と「振り返り」!生産性を倍に高める方法とは?

あとは、右側のスタートボタンをクリックし、タスクが完了したら終了ボタンをクリックします。
終了すると、実績タスクとして今行った仕事が記録されます。

時間管理のコツは「手軽さ」と「振り返り」!生産性を倍に高める方法とは?

操作すべきことはこれだけです。
このシンプルな操作を、パソコンのウェブブラウザ上またはスマートフォンから行うだけで、簡単に時間が記録できてしまいます。

ただ1点注意すべきことは、時間記録はあまり正確にしすぎないことです
ざっくりとした記録で構いません。
あまり正確にやろうとすると手間を感じて継続できなくなってしまったり、
モチベーションの低下に繋がります。もしスタートの入力をし忘れたら、
Togglはストップウォッチ機能を使わなくても後から時間の入力ができる仕組みになっていますので、
あとから記録しましょう。その際も、分・秒単位は無視して結構です。

時間管理の方法ポイント2「振り返り」

日々の仕事を記録する習慣がついたら、月に1度や週に1度振り返る時間を作りましょう。
Togglは入力した情報を月単位、週単位などで確認することができます。
入力の際にカテゴリなどを当てはめていれば、それぞれでどれくらい時間をかけているかも簡単に把握することが可能です。

時間管理のコツは「手軽さ」と「振り返り」!生産性を倍に高める方法とは?

これらの情報から、ご自身がどんな業務にどれくらい時間がかかっているのかを確認しましょう。
見ているうちにご自身の得意分野や苦手分野が見えてくるはずです。苦手分野については、誰かに任せるほうがいい業務もあるかもしれません。

また、時間管理を通じて「自分が1日にどんな仕事をしているか」も明確になります。冷静に分析することができるようになることで、時間に追われるストレスは解消されるでしょう。

まとめ

時間管理を快適に行うには、「手軽」で「振り返り」ができることが必須です。これらを通じてご自身の業務を振り返ることで余裕を持った仕事をしましょう。

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