工務店クラウドEXとは？ 属人化を解消できる便利ツールを紹介

「工務店クラウドEX」をご存知でしょうか。
工務店クラウドEXとは、地域工務店のためのクラウド型基幹業務システムです。

「業務改善を行いたいが、何をすればいいのかわからない」
「情報が分散しているので、まとめて管理したい」
このような悩みを抱えている方にお勧めなのが「工務店クラウドEX」です。

ここでは、工務店クラウドEXの特徴や機能紹介、費用やカスタマイズ性まで詳しくご紹介します。

工務店クラウドEXとは

工務店クラウドEX

工務店クラウドEXとは、株式会社ダイテックが提供する建築業・工務店向けの一元管理システムです。
顧客名簿を管理する顧客管理に留まらず、見積・原価・アフターフォローなど業務に必要な情報を1つのシステムで完結管理できるのが特徴です。

開発・提供するダイテック社は1969年に創業した老舗企業で、前身となる「工務店向けクラウド」は2015年から提供されています。

今回はこの「工務店クラウドEX」を紹介します。

工務店クラウドEXの特徴

では、工務店クラウドEXの特徴を2点お伝えします。

住宅工事の基本的な業務管理がシステム１つで管理できる

新築・リフォーム、元請け・下請けなどカテゴリーを問わず、住宅業界の管理体制は企業ごとにかなりムラがあります。

ITシステム等を駆使した効率企業がある一方、未だ業務管理における手間で効率を落とす企業も数多いものです。
非効率な状態にある企業は共通して以下のような状況に陥っています。

これらの状況は、業務フローの各部分が「属人化」していることによって発生していると言えます。

工務店クラウドEXをはじめとする業務管理システムは「商談」「見積作成」「原価管理」「発注・請求」「入金」などこれまで各担当者がそれぞれ行っていた業務を1つのシステムを通じて行えるようになります。

これを通じて、誰もがどの情報にも簡単にアクセスできるようになり情報の抱え込み・属人化の解消ができ業務効率を高めることが可能です。

時間や場所を選ばず使える「クラウドツール」

クラウドツールは、データ管理が従来と異なります。従来のソフトがパソコンやサーバーに直接インストールして利用・管理する仕組みだったのに対して、クラウドはインターネットを経由して外部サーバーで情報を管理・利用します。

自社内でサーバー管理の手間が無いだけでなく、インターネットが繋がる環境であれば時間や場所を問わず、どんな媒体（パソコンやスマホ）でも利用が可能です。

近年話題になっているテレワークにも対応でき、わざわざ電話連絡したり予め会社でメモを取らなくても出先であらゆる情報が確認できる等様々なメリットがあります。

クラウドツールのセキュリティって大丈夫なの？

「インターネットを経由して情報を管理する」と言うと、情報漏えいやセキュリティ問題に不安を覚える方も少なくありません。

クラウドに限らず、どんな手段であれセキュリティ対策を100%安全にすることはできません。
が、クラウドツールの情報はインターネットを経由する際に暗号化されているので通常の方法では情報を外部から閲覧することはできません。

また、外部サーバーを管理するのは専門のサーバー管理事業者です。
セキュリティの観点から具体的な管理会社名は伏せられていることがほとんどですが、自社で手探り管理をするよりも間違いなく安心です。

情報を外部に置くことで、災害対策（パソコンが壊れてもデータが失われない）にもなります。

工務店クラウドEXの機能

では、工務店クラウドEXの基本的な機能・サービスを一部抜粋してお伝えします。

顧客・商談管理

工務店クラウドEX 顧客商談管理

クラウド上で顧客情報と商談内容をまとめて管理できるため、情報の分散を防ぐことが出来ます。
また、検索機能が搭載されているため、ターゲットの抽出や見込み管理を手間なく行うことが出来ます。

スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末からも利用可能なため、商機を逃すことなく営業力アップにつながります。

見積書の作成

工務店クラウドEXでの見積書の作成では、多彩な見積書テンプレートの他、過去の見積書のデータや原価を参照し見積書を作成することが出来ます。

そのため、見積書作成にかかる時間を削減でき、原価情報を参照できるため、原価を下回るといったリスクを回避することが出来ます。

また、新旧の見積書を比較し、それらの差分を新しい見積書として自動で作成することもできます。

スケジュール・工程管理

工務店クラウドEX スケジュール

スケジュール管理では、すべてのイベントをクラウド上で一覧表示することが可能です。
一覧表示できることで、予定が重複してしまうことを防ぐことが出来ます。

一覧表示できる業務（一部抜粋）

工務店クラウドEX 工程表

工程管理を行う上で工程表の作成は必須ですが、工務店クラウドＥＸでは、テンプレートを選び工期を指定するだけで工程表を自動で作成することが出来ます。
自動で作成できるため、これまで時間のかかっていた工程表の作成時間を大幅に削減でき、業務を効率化させることが出来ます。

また、工程表には現場の写真や工期ごとの予算を表示することができるため、工事の進捗情報を工程表から確認することができます。

工事台帳・写真と出面

工務店クラウドEX 工事台帳

工務店クラウドEXの工事台帳では、

などの工事の詳細を工事台帳にまとめることができます。

また、工事台帳は顧客台帳と連携することができるため、建物のメンテナンス管理などの履歴も一目で把握することができます。

工務店クラウドEX　機能紹介

工事現場で撮影した工事写真を、現場・工程ごとにクラウド上で管理することができます。
モバイル端末からでも工事写真を保存することができるため、現場で撮影した写真をその場でアップロードし、リアルタイムで共有することができます。

アフターサービス管理

工務店クラウドEX アフターサービス管理

アフターサービスを行い継続的な顧客との接点を保つことで、次の受注につなげることができます。
工務店クラウドEXでは、長期優良住宅のメンテナンス管理などのアフターサービス管理に必要な情報を管理することができます。

工事情報だけでなく、アフターサービスの情報を管理することで、既存顧客との関係を継続させることができます。
アフターサービスを適切に行い、安定した工事案件の獲得や売り上げにつなげましょう。

システムのカスタマイズができる

工務店クラウドEXでは、使いやすくするための機能として、カスタマイズできる機能備わっています。

アカウントごとに画面カスタマイズができる

様々な部署・役割の人が同じシステムを使うのが一元管理システムですが、当然扱う情報が役割によって異なります。

工務店クラウドEXは、トップ画面の表示内容をアカウントごとにカスタマイズすることができます。
よく使うトップ画面だからこそ、各自が使いやすい形にカスタマイズできるのは嬉しい機能ですね。

印刷帳票のカスタマイズができる

見積書、注文書、請求書などの帳票が出力でき、帳票のレイアウト変更や会社ロゴ挿入などのカスタマイズが可能です。

また、作成したテンプレートは自社オリジナル帳票として予め登録して利用する事もできます。

各社仕事のやり方によっては帳票類にも微妙な違いがあるので、自社で簡単に変更できるのは助かります。

サポート体制も充実

安心して使うためにどんなサポート体制があるのか、一部抜粋してお伝えします。

電話やメールサポートの他に「出張教育」も

工務店クラウドEXのユーザーは、「ユーザー専用サポートダイヤル」と呼ばれるサポート専用回線を利用する事ができます。操作や運用に関する不明点を電話で問い合わせることが可能です。

メールサポートも受け付けていますが、注目すべきは「研修制度」です。
オンライン研修や担当者が現地で行ってくれる出張研修など、ユーザーが使いこなすために全面的なバックアップを行ってくれます。

他業種に比べてもパソコン操作等に疎い方の多い住宅業界だからこそ、安心できるサービスですね。

工務店クラウドEXの料金

工務店クラウドの気になる価格帯をお伝えします。

価格帯や体験版の有無ともに不明

残念ながら利用料金や無料デモ版・体験版に関する情報は一般公開されていません。
クラウドツールは一般的に「初期費用」と「月額利用料」を求められることが多く、月額利用料は利用人数によって変わるものがほとんどです。

初期費用と月額利用料がかかるというイメージで資料請求するのがおすすめです。

工務店クラウドEXの口コミ

では、工務店クラウドの導入をした企業の実際の口コミをご紹介します。

クラウドだからＯＳ変更しても使い続けられる

大切なデータや情報がバックアップされますし、なによりどこからでもその情報を引き出すことができる。ちょっとした情報なら会社に戻らずに移動先でスマートフォンから引き出せるのは楽ですよ。
また、最初になかった機能が付け足されていくのが良いですね。ユーザー会を開いてくれて、そこで意見が言いやすい。その意見を聞いて、どんどん改善してくれるので助かっています。（中略）

【参照元】株式会社ダイテッククラウド事業部公式HP

工務店に必要な機能がすべて詰まってる

『工務店向けクラウド』には工務店に必要な機能がすべて揃っているというのが、１年弱使ってみての感想です。
だから当面は、このシステムを100％使い切ることをめざしたいですね。全社員が出社したらまずクラウドを立ち上げて営業進捗を確認する。これがルーティーン化できればもっと業務の効率がよくなると思います。

【参照元】株式会社ダイテッククラウド事業部公式HP

建築業向けの管理システム「アイピア」

※顧客管理システム「工務店クラウドEX」は株式会社株式会社ダイテックの商標登録です。
※本記事で紹介した画像・スクリーンショット等は、「工務店クラウドEX」の開発元である株式会社ダイテックさまに帰属します。
※本記事で紹介した内容は2022年1月20日時点での情報です。

まとめ

今回は「工務店クラウドEX」の特徴や機能についてご紹介しました。
システムを使用することで、様々な工務店業務の効率化や情報の一元管理が可能となります。工務店業務を円滑に管理するために、システムの導入を検討してみるのはいかがでしょうか？

「工務店クラウドEX」の他にも管理システムは数多く存在するので、インターネットで調べたり、資料請求を行ったり、それぞれの工務店に合ったシステムを探してみるのもよいかもしれません。