見やすい工程表の作り方～工程表作成の８つのコツ～

工程表は、現場での工程管理に欠かせないものです。工事をスムーズに進めるためにも、適切な人員配置や工期を設定する必要があります。工期の遅延は、施主様や工事関係者からのクレーム、会社の損失を生み出しかねません。
「見やすい工程表を作りたい！」と考えている方も多いのではないでしょうか？
ここでは、見やすい工程表の作り方、工程表作成のコツについて詳しく解説します！

工程表の作成方法

工程表の作成方法には5種類あります。

手書き・紙面

手書き・紙面での作成の場合、自由なデザインで作成できるメリットがあります。少人数での管理や簡単な工程表であれば、手書き・紙面の管理で十分です。しかしながら、紛失したときにデータとして残らない、更新できないデメリットもあります。

ワード

インターネット上の無料のテンプレートが活用できるメリットがあり、一から作成する手間を省くことが出来ます。手書き・紙面より、編集や更新がしやすくなります。表の細かい設定をおこないにくいところがデメリットと言えます。

エクセル

テンプレートが活用できる、ワードより図表や図形を使いやすく、表の細かい設定やタブの活用が可能となります。関数を組めば、修正・変更をおこないやすい工程表を作成できるようになります。しかしながら、複雑なファイルになると作成者以外がメンテナンスすることができなくなり、注意が必要です。複数人で共同編集しにくい点もデメリットです。

スプレッドシート

テンプレートが活用できる点は、ワードやエクセルと同じです。Googleが提供しているスプレッドシートがあり、エクセルと使い方が似ています。基本的にオンライン上でファイル管理をする点が違いです。
表の細かい設定やタブの活用、複数人での共同編集が可能です。権限共有の手間がかかり、Googleアカウントが必要なのがデメリットと言えます。
※Google Sheets

工程管理ソフト

さまざまなフォーマットに対応しており、テンプレートが活用できます。表の細かい設定やタブの活用、複数人での共同編集が可能なのがメリットですが、有料の場合が多いのがデメリットです。

見やすい工程表作成の８つのコツとは？

工程表を作成するならば、誰もが見やすい、使い勝手の良い工程表を作りたいものです。
ここでは工程表作成のコツをご紹介します！

① 理解しやすい用語・表現を使う。

業界の専門用語ばかり並んだ工程表は、同じ業界の人でなければ理解しにくくなってしまいます。かといって、工程ごとの説明ばかりが長くて、文字がたくさん並んでいては見づらくなってしまいます。
工事関係者だけではなく、施主様が見ても分かるように、専門用語は最小限にとどめ、すっきりと見えるレイアウトを意識しましょう。

② 分かりやすく見やすいデザインにする。

見たときにすぐに内容が把握できることが大切です。そのため、わかりやすいデザインを心がけましょう。情報を詰め込みすぎず、進捗状況が確認しやすいという点がポイントです!

③ 色を使いすぎない。

工程ごと、工事ごとに色分けし、色をたくさん使用すると、工程表の中に色があふれて、見づらくなります。そのためパッと見たときに内容がわかるような色分けが必要です。
重要な部分の色を揃える、工程表を更新するときには、終了した工程をグレーに塗るなど、工程に応じて色を統一する、使用する色数を絞ることで見やすくなります。

④ 無駄なスペースを作りすぎない。

1行に1つの工事工程だけを表示をしていると、行数が増えて無駄なスペースが増えてしまいます。1行に複数の工程を表示することで、すっきり見やすい工程表になります。

⑤ 工事場所、作業内容ごとに分ける、並べる。

作業内容別、工事場所別に分けて、並べて作成すると、誰がどのようなタスクを抱えていて、進捗状況はどのくらいなのか、といった点を把握しやすくなります。情報を整理してそれぞれ分けて作成することを心がけましょう！

⑥ 時間の単位を切り替えて表示できるようにする。

工程表には日単位で細かい作業内容が記載されています。
この日単位での工程表は現場作業員にとってはとても重要ですが、管理職や役員、施主様等、現場作業をしない方にとっては日単位の工程を把握する必要はありません。
そのため、現場作業員用とは別に、週単位や月単位での工程表を用意することが大切です。用途に応じて時間の単位を切り替えられるようにすると良いでしょう！

⑦ 休日情報の表示切替が出来るようにする。

休日が記載されることにより、工程表が長くなってしまい、現場作業員が見にくく感じてしまいます。休日情報の表示と非表示を切り替えられるようにしておくことが大切です。

⑧ 印刷することも考慮する。

作成した工程表は、印刷して事務所などに貼り付けることもあります。このことから、印刷することまで考慮して作成する必要があります。例えば、1枚に収められるようなデザインにする、ページを区切るポイントの工夫、白黒コピーにしても見やすいかどうか等です。

まとめ

見やすい工程表の作り方について解説いたしましたが、いかがだったでしょうか？誰にとっても見やすく分かりやすい工程表を作成して、工事の効率化を目指しましょう！

建築業向けの管理システム「アイピア」