請求書の催促メールの書き方と例文｜ポイントや注意点も解説

請求書が予定日になっても届かないと、支払い処理が進められず業務に支障が出ることがあります。
とはいえ、「催促するのは気まずい」「どんな言い方なら失礼にならないか分からない」と悩む担当者は多いものです。請求書の送付漏れや発行忘れは珍しくないため、相手に配慮しつつ丁寧に依頼する催促メールの書き方を知っておくことが重要です。

本記事では、請求書の送付遅延をやんわりと伝えるメールの書き方、注意点、今すぐ使える例文までわかりやすく解説します。
ビジネスの信頼関係を損なわず、スムーズに請求書を送ってもらうためのポイントをまとめていますので、ぜひ業務にお役立てください。

請求書が届かない場合の対処法

まずは、請求書が取引先からなかなか届かなかった時はどうすれば良いのでしょうか。

一番やってはいけないのが、そのうち来るだろうと傍観していることです。
仮に取引先が本当に請求書を送るのを忘れていた場合、トラブルのもとになりかねません。

こうした事態を防ぐためには、やはりしっかりと相手に請求書が届いていないと伝えるしかないです。

請求書が届いていないことを取引先へ知らせる

取引先の担当者が特定できる場合はその人とすぐコンタクトを取りましょう。

ただし「請求書が届いていません」と言うだけでは失礼になることがあります。
「現時点で確認できていません。お手数ですがご確認いただけますと幸いでございます。」等、柔らかい表現を用いるようにしましょう。

また、相手が既に対応している可能性もある為、「行き違いでしたら申し訳ございません。」という一文も加えておくと良いでしょう。

催促のタイミングを決める

例えば、取引完了から1週間経っても請求書が届かない場合、催促すべきか迷う方も多いでしょう。
しかし、あまりにも早すぎる催促は失礼にあたり、相手が作業中の場合はかえって負担をかけてしまいます。

そのため、「◯日経っても届かない場合は連絡する」といった基準を社内で決めておくと、対応がスムーズになります。

催促メールを送る

請求書未着の連絡は、電話よりもメールで行うほうが適切です。

電話では言い回しが強く伝わってしまったり、情報が正確に共有されない可能性があります。
一方メールであれば、丁寧な表現で依頼でき、履歴としても残るため、双方の認識違いを防ぐことができます。

請求書の催促メールの書き方

これまで請求書を催促したことがないので、どういった文章を書いたら良いかわからないと悩んでいる方は多いはずです。
そこで、ここからは相手とトラブルを起こすことなく、請求書を催促するためのメールの文例について見ていきます。

【文例1】請求書の送付を催促する場合

【文例2】催促メール送信後も請求書が届かない場合

【文例3】請求書の内容を確認したい場合

請求書の催促メールのポイント

請求書を催促する際、メールの文章は慎重に構成しなければいけません。
不用意な言葉を書いてしまうと、取引先との関係が悪化してしまう可能性があります。

そこで、催促するメールを書く際に気を付けておきたいポイントをいくつか解説していきます。

件名は簡潔に

メールを受け取った時に真っ先に読むのは件名です。
ここで無駄に長い件名を書くようではいけません。
「請求書のご送付に関するご確認」等、要件を簡潔に書くようにしましょう。

やわらかい表現を使う

請求書が届かない場合、相手側に責任があることもあります。
しかし、それをあげつらう口調になってしまうと、先方の気分を損ねかねません。

できるだけ丁寧な表現を心掛けるようにしましょう。
たとえば、請求書が届いていないです、と直接的な表現にすると、とげとげしい言い方になってしまいます。
請求書の豪送付の状況をご確認いただけませんか、と表現する方がやわらかい印象になります。

クッション言葉を使う

相手方にも請求書を作る時間がない等、様々な事情があります。
そのため、相手の苦労を慮る言葉を用いるようにしましょう。

たとえば、「お忙しいところ恐縮ですが」や「お手数をおかけしますが」等のクッション言葉が適切です。

入金が遅れる可能性がある旨を記載する

何より請求書が届かないと困るのは自社です。
取引が成立した場合には発注先は必ず支払いを行わなくてはいけません。

その支払いが遅れると、さらなるトラブルが発生する可能性があります。

本文には、請求書が届かないことでどのような困り事が生じるのかを具体的に書きましょう。
また、この日までに請求書を送ってもらいたいという具体的な期日を設定すると良いでしょう。

メールが行き違いになる場合のお詫びの言葉を添える

請求書は郵送で送られる場合が多いです。
郵便の場合、発送してから数日経ってようやく会社に届くということも珍しくありません。

そのため、メールを送った時にはすでに請求書の発送を終えていたというケースは十分にあり得ます。
そうした場合を想定して、メールには行き違いになっていたら申し訳ない等の文言を添えておきましょう。

請求書の催促メールを送る際の注意点

ここまでは、請求書の書き方やメールの文章を書く際に押さえておきたいポイントについて解説してきました。

他方で、そもそもメールを送る前に注意しておくべきというポイントがあります。
最後にこれについて解説していきましょう。

事前に取引先とのメールを十分に確認する

取引先からのメールには、請求書の送付予定日や発行スケジュールが記載されていることが少なくありません。
こちらが見落としてしまうと、まだ期日が先であるにもかかわらず「届いていない」と早とちりしてしまい、不必要な催促メールを送ることになります。

こうした誤解を避けるためにも、

などを一通り確認し、期日や発送遅延に関する記載がないかチェックしましょう。

請求書が届かなくても支払いの義務はある

法人間の取引では、請求書の有無にかかわらず、発注者には代金を支払う法的義務があります。
「請求書が来ていないから支払わない」という対応は認められず、そのまま放置すると最悪の場合、相手から法的措置を取られる可能性もあります。

もちろん、請求書を送付しなかったのは取引先側の不備とも言えますが、トラブルを避けるためには、適切に催促し、金額を確認したうえで支払いを行うことが重要です。

請求書の催促メールに関するよくある質問

請求書が届かない場合、どれくらい待ってから催促すべきですか？

一般的には、取引完了から1週間〜10日程度が目安です。
ただし、取引先の支払いサイクルや請求書の発行タイミングが事前に決まっている場合は、それに合わせて判断しましょう。

催促メールは電話よりもメールのほうが良いですか？

はい。催促はメールが基本です。
「証跡が残る」うえに、相手に配慮した文章で依頼できるため、トラブルを防ぎやすくなります。

催促メールは失礼になりませんか？

表現に配慮すれば失礼にはなりません。
「行き違いでしたら申し訳ございません」「お手数をおかけいたしますが」など、柔らかいクッション言葉を添えると印象が良くなります。

請求書が届かないまま支払期限が近づいています。どうすればいいですか？

まずメールで状況を確認し、返信がない場合は電話でフォローしましょう。
支払いの遅延は双方にとってリスクがあるため、早めの確認が重要です。

催促メールの件名はどう書けばいいですか？

分かりやすく、用途が一目でわかる件名が適切です。
例：

• 請求書未着のご連絡（株式会社◯◯）
• 【ご確認のお願い】請求書の送付について

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まとめ

予定の期日までに請求書が届ないと焦ってしまう人は多くいるでしょう。
その場合、届くのを待つのではなく、取引先とのトラブルを回避するため催促のメールを送りましょう。
催促のメールでは、期日や困る理由を取引先に失礼がない表現で明記することが重要です。