5Sとは？業務改善の進め方、メリットを徹底解説！

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5Sという言葉を耳にしたことはあるでしょうか。
聞いたことはあっても詳しく知らない、分かっていてもなかなか実行できない、という方も多いのではないかと思います。

5Sは徹底して行うことで、生産性向上など多くのメリットをもたらすものです。
この記事では、5Sの内容や進め方について詳しくご紹介します。

5Sとは

5Sとは「整理」「整頓」「清潔」「清掃」「躾」の5つの言葉の総称で、職場環境の改善を目的とした取り組みのスローガンとして用いられます。
単に職場を綺麗にすることが目的ではありません。
それぞれの詳しい意味を見ていきましょう。

「整理」では、業務に必要なモノだけを残し、不要なモノは処分します。
物品はもちろん、不要なデータ・タスクも整理すると良いでしょう。
5Sでまず最初に行う項目であり、要になります。
整理ができていないと、以降の項目の効果は下がってしまいます。

「整頓」では、整理を経て手元に残ったモノを、動線上や機能的な配置に定めることで、探す手間を無くします。
業務の流れや利用頻度に応じて、配置を決めると良いでしょう。

また、ただ場所を決めるだけでなく、ラベリングや分類を行うことがポイントです。
何処に、何が、どれくらいあるのかを明確にして共有することで、モノを探す手間や発注のロスを防ぐことができます。

一方、仕事の整頓とは、タスクを能力やキャパシティに応じて適切に分配することです。
キャパシティを超える量のタスクや能力に見合わないタスク量は、生産性を低下させます。

整理整頓の次は「清掃」です。
職場を掃除して、心地よい状態を作りましょう。
社内で「きれいな状態」の基準を定めておくのがおすすめです。

きれいになるのはもちろん、掃除をしている間に物品の不足や故障など、異常に気付くことができるのもメリットです。

「清潔」は、汚れのないきれいな状態を保つことを意味します。
清掃がきれいにすることであるのに対し、清潔はきれいな状態の維持に重きを置いています。

いつでも清潔な状態が保てるように、整理・整頓・清掃を定期的に行うためのルールを明確化し、従業員に徹底させなければなりません。
清潔も清掃同様に、誰が行っても同じレベルを保てるように基準を策定することが重要です。

「躾」とは、上記の4Sを含む、職場の規律やルールを守るように習慣づけと教育をすることです。
教育や指導を通して、5S活動の定着やモラル向上、事故防止へとつなげる体制づくりが大切です。

5Sの目的は、仕事のムリ・ムラ・ムダをなくすことにあります。
日頃たくさんの業務をするなかで、どうしてもムリ・ムラ・ムダは生じるものです。
気づかないで放置していると、作業時間もタスクも増えるばかりで、良いことがありません。

5Sは、そのようなムリ・ムラ・ムダに気付き、改善するきっかけになります。
また、社内やチーム全体で実行することで、より大きな効果が見込まれます。
ここでは、5Sのメリットをみていきましょう。

5Sを徹底することで、あらゆるムリ・ムラ・ムダがなくなります。
ひとつひとつの行動にかかる時間が短縮され、結果として生産性を向上できるでしょう。

ほんの少しの無駄でも、積み重なると膨大な量になります。
5Sは、中長期的な生産性の向上に大いに貢献してくれます。

5Sを徹底することで、製品・サービスの品質を向上させることができます。
整理整頓された清潔な環境では、品質管理が容易になります。
社内で業務フローを統一しやすいほか、チェック体制も整えやすく、総じて品質向上に役立てられるでしょう。

きれいで居心地よい職場は、社員のモチベーションを向上させる効果があります。
また、5Sの徹底を通して「居心地のよい環境はみんなでつくるもの」という意識も芽生え、チームワークや責任感も高められるでしょう。

ここでは、5Sを実際に進める際の手順を紹介します。
やみくもに行うのではなく、段階を踏んで行うことが大切です。

まずは、5Sを実行する体制づくりを進めます。
担当者を決定したり、目的・方針、ルールを共有する仕組みを策定します。
担当者は、5S全体の統括、通常業務との連携や管理、現場指揮など、役割ごとに複数人設けると良いでしょう。

5Sの取り組みは、最終的には生産性向上・品質向上、社員のモラル向上を目的にしています。
職場を綺麗にすることはもちろんですが、これ自体を目的化して、最終的な目的を忘れないようにしましょう。

「なぜ取り組むのか」を明確に設定・共有し、常に意識して取り組めるようにします。
目標は、「作業時間を○○%短縮する」といったように、なるべく具体的で、定量化したものにしましょう。

目的や目標が定まったら、現状を可視化し、改善します。
具体的には、細かい業務の流れを把握したうえで、業務が最適化されるよう改善を加えていきましょう。
例えば、以下のような事柄を検討し、決定します。

改善する内容が決まったら、実行しやすいようにチェックシートを作成しましょう。
以下に項目例をあげておきますので、参考にしてください。

整理	・必要なもの/不要なものの判断基準・整理の日常化・不用品の置き場所
整頓	・使用頻度に応じた配置・棚における品名や管理担当者の表示・日常使用するものの配置(誰でもすぐに取り出せて、確実に元に戻せること)
清掃	・作業箇所・デスクまわりの空間確保・作業箇所・デスクの清掃・機械設備の点検・清掃・使用しない資材・機械等の廃棄
清潔	・指定の作業服や清潔な服の着用・機械設備・作業場・お手洗いの清潔
躾	・定期的な清掃等