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データ管理とは?成長企業が取り入れている管理方法

データ管理とは

IT化が進んでいる現在、データ管理の重要性はますます高まっています。
ITツールを導入した際に、目的に合わせて情報を入力していくわけですが、入力するだけではなく
入力された情報を収集・分析することがITツールを活用できているといえます。
そういった意味では、ITツールを導入することで、今まで経験や感覚で判断していたことが、数値として客観的に判断が行えるようになります。

データ管理とは?

企業活動を行っていると多くの情報が蓄積されていきます。
蓄積されて情報を有効的に活用することで、業務の効率化や売上向上などを図ることが出来ます。
しかし、様々なシステムやツールにそれぞれ情報があり煩雑な状態では、重複入力やシステムによって数字が違っていたりと蓄積した情報を有効的に活用できなくなります。
その為、データ管理を行い企業内のデータを統一する必要があります。

データ管理の必要性

データ管理を行うことで、経営を行う際に欠かせない経営指標をグラフなどで簡単に確認することが出来ます。
一番売れている商品や客単価や粗利などの基本的な情報はもちろんですが、
お客様の客層や季節や時期によっての変動や発生源など属性などもデータ管理することで、
生産のロスを抑えたり、広告をうつ商品を変えるなどすることで販売効率を高めえることが出来ます。

また、営業の進捗も細かく分析することで、部下への適切なアドバイスや進捗情報の把握・共有ができ、お客様への迅速な対応が可能になってきます。
商談の履歴を共有することで、担当者が不在の時でもお客様へ適切な対応も行えます。

データ管理を行うメリット

データ管理を行うことで様々なメリットがあります。

・業務効率化

業務をIT化させることで業務の効率化と情報データを管理することが出来ます。
そして、社内に蓄積したデータを一元管理することで今までExcelや手作業での分析をシステムを利用することで、
分析にかかっていた業務を大幅に短縮することが出来ます。
また、リアルタイムに情報を確認できるようになります。

・情報共有

紙で管理していた場合、資料の転記や集計をとる為に再度入力などが必要となっていましたが、
クラウドのシステムを運用することで、情報共有が簡単に行えるようになります。

BIツールを活用する

BIツールとはビジネスインテリジェンスツール(Business Intelligence)の略で、企業に蓄積された大量のデータを集めて分析し、迅速な意思決定を助けるのためのツールです。
顧客管理システムや営業支援ツールや基幹システムなど各業務で使用しているデータを繋ぎ集計・分析を行い可視化することが出来ます。

基本的な機能として
・レポーティング
・ダッシュボード
・多次元分析(OLAP)
・シミュレーション

があります。

データ管理のセキュリティについて

データ管理をする際にクラウドサービスを活用する企業が増えてきています。
●国内におけるクラウドサービスの利用状況

• 出典: 総務省「平成29年通信利用動向調査」
クラウドサービスを利用することで、情報の流出が怖く社内サーバで管理した方がよいと考えている企業もまだまだ多くいますが、特に中小企業にとっては自社で管理するよりも外部のクラウドサービスを活用した方がセキュリティが強固で安全な場合が多いです。

理由としては下記があります。
・災害などの物理的な破損に対して対策が取られていない
・情報漏洩のほとんどが人によるミスが多い
・ITリテラシーが低い社員が多い

データ管理を行うならアイピア

アイピアは社内業務を一元管理が出来るクラウド基幹システムです。
●アイピアの一部機能

  • 顧客管理
  • 案件管理
  • 営業進捗管理
  • 原価管理
  • タスク管理
  • 書類共有
  • 見積作成
  • 入金管理
  • 在庫管理
  • 経営分析
  • メンタル管理
  • AI活用
  • 勤怠管理
  • 有給管理
  • 車両管理
  • 顧客店舗管理
  • 会社経費
  • 現金管理
  • 賃貸管理
  • 各種お知らせ機能
  • タスクフロー管理

アイピアを活用してデータ管理をしましょう!

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