業務改善

ガントチャートツールを活用したらプロジェクト管理の業務効率は改善するのか?

この記事は2018年8月2日に作成した記事を更新しています。

プロジェクト管理をする際によく耳にするのが、ガントチャートです。
Excelでガントチャートを作成している企業は少なくありません。
そこで、ガントチャートツールを活用すると業務効率が改善するのか?という観点からExcelとの比較をしてみたいと思います。

ガントチャートとは

ガントチャートは工事の進捗を管理する為のツールとしてアメリカで誕生しました。
プロジェクト管理の手法としてスケジュールの管理の目的で用いられます。
着手と完了の期間がタスクごとに表で見ることがで、プロジェクトの遅れやタスクの関連付けなどを視覚的に把握することができます。

Excelでガントチャート作るメリットとデメリットそして作成方法

Excelでガントチャートを作るメリットとは

無料で使える
ほとんどのパソコンにOfficeがインストールされているので、パソコンを購入した日からExcelを使う事ができ、
その後追加費用も発生しないので、基本的には無料で使うことができます。

使いなれている
ほとんどのパソコンにExcelは入っている為、使ったことが無い社会人は少ないのではないでしょうか?
ガントチャートもExcelで作成できるのならExcelで良いと考えるのは自然の流れです。

Excelでガントチャートを作るデメリットとは

共有が手間
Excelで作成したガントチャートを他の人に共有する為には、
メールで送ったり社内の共有サーバーやクラウドストレージに一旦アップロードする必要があります。
また、パソコン内でガントチャートを作成や修正をするため、共有されている情報が最新の情報ではない可能性もあります。

設定がずれる
式を入れて作成したガントチャートの場合、
設定がずれると思った通りに表示しなかったり、データが壊れてしまうという事があります。
ガントチャート用のExcelを直すのに時間がかかったり、最悪、他のExcelからコピーして作り直しが発生します。

Excelでガントチャートを作る方法

Excelでガントチャートを作成する方法はいくつかあります。
・セルに色を付けて作成していく
・図形を使って作成する
・タスクテーブルを作成して横棒グラフで作成する
・Excelのテンプレートを使って作成する
・マクロを組んで作成する
今回はExcelのテンプレートを紹介したいと思います。

テンプレート1

Excelを立ち上げて、検索窓で「ガント」で検索をすると、「プロジェクト計画シート」というテンプレートが表示します。
サムネイルをクリックすると作成することができます。

 

テンプレート2

同じくExcelを立ち上げて、検索窓で「プロジェクト」で検索をすると、いくつか候補が出てきますが、
その中に「プロジェクト タイムライン」というテンプレートがあります。サムネイルをクリックすると作成することができます。

よくあるガントチャート運用の失敗理由とは?

スケジュール感に無理がある

締め切りありきで工程を組む為、無理なスケジュールで作成されることが良くあります。
多くの場合が、期日とざっくりとした内容だけ決まった状態で「行けそう」という判断をして契約をしてから
工程を組むことが多いです。
その為、実際にかかる工数を無視した机上の予定でガントチャートを作成してしまいます。
もちろん、そのプロジェクトは失敗、もしくは連日の残業などで社員が疲弊していくことになります。
その結果として、ガントチャートは意味がないということになることが多くの現場で起こっています。
ガントチャートで工程を作成するとそれっぽい工程に見えるところが問題です。

ガントチャートの変更に手間がかかる

タスクの量が多くガントチャートの工程行が多くなると、スケジュールが遅れまだ完了していない工程をすべて後ろにずらさないといけなくなることがあります。
ガントチャートの工程にリアルタイム性を持たせる為にはガントチャート管理という作業時間が必要になってきます。
かと言って、ガントチャートの工程をそのままで放置してしまうと、実際の工程と差が出てしまう為、ガントチャートとしての役割が無くなってしまいます。
ガントチャート管理に以外と時間がとられてしまう難点があります。

各タスクの関連性が分かりにくい

工程は視覚的に見ることが出来るガントチャートですが、各タスクの関連性を把握することが出来ません。
例えば、「Aのタスクが終わらないとBのタスクに移ることが出来ない」といったことはありませんか?
各タスクの期限は視覚的に把握しやすいですが、他のタスクとの関連性を把握するのが、大変です。
特に他の人のタスクが関連するときは進捗の把握が大変です。

ガントチャートツールのメリットとデメリット

ガントチャートツールと言っても、業種に特化したガントチャートやインストール型とクラウド型のガントチャートなど、
様々なガントチャートツールがあります。

ガントチャートツールのメリット

作成方法が簡単

ガントチャートを作成するだけならExcelよりも簡単に作成することができます。
ドラックで期間の調整や順番を変更したり簡単に作成できるガントチャートが多くあります。

クラウドガントチャートなら共有が簡単

クラウドのガントチャートツールなら登録した内容がリアルタイムに反映するので、共有漏れや反映し忘れたといったことが無くなります。
また、ツールによっては同時編集やタスクの進捗管理やWikiなどの機能もあります。

ガントチャートツールのデメリット

費用が発生する

無料で使えるガントチャートツールもありますが、使いやすさや機能、社内での共有を考えると有料のガントチャートツールになります。

操作方法を覚える必要がある

Excelを使う場合もですが、初めてツールを使う際、どうしても使い方を覚える必要があります。
使いこなせないとせっかく導入したのに、手間がかかるといったことになります。
無料版があるガントチャートツールもあるので、実際に操作性を試してから導入すると良いでしょう。

ガントチャートのイナズマ線とは?

イナズマ線とはガントチャートにある各タスクの進捗状況を把握する目的で使用します。
各タスクの進捗度をもとに線を引くことで、予定に対して、先行しているのか、遅れているのかを視覚的に把握することが出来ます。
また、各タスクの進捗はタスクバーの色を分けることで状況を表します。

イナズマ線を引く条件
・進捗度が進捗管理日より以前で、100%に達していないタスク
・進捗度が進捗管理日より以降で、0%を超えているもの

Excelに自分でイナズマ線を引く方法

挿入の図形にある「フリーフォーム:図形」を使ってギザギザの線を作成していきます。

「フリーフォーム:図形」で線を引くときのポイントは、ドラッグしながら線を引くのではなく、クリックで線を引くことです。
そうすると、きれいな線で作成することが出来ます。
また、イナズマ線を引き終わったら「ダブルクリック」もしくは「Esc」でイナズマ線の作成が終わります。

作成したイナズマ線を修正したい場合は、「図形の編集」にある、「頂点の編集」から修正することが出来ます。

Excelでイナズマ線が引ける無料アドイン

窓の社-稲妻線-
https://forest.watch.impress.co.jp/library/software/inazumalin/

※フリーソフトになりますの、自己責任でアドインをお願いいたします。

クラウドガントチャート紹介

クラウドのガントチャートツールを見ていきたいと思います。

Brabio!(ブラビオ)

http://brabio.jp/

とにかくシンプルで、直観で使う事ができるガントチャートツールです。
「ガントチャート作るならエクセルの10倍速い」というキャッチコピーのとおり、すぐに作成できます。
また、タスクの進捗管理の共有や達成率の共有なども行えるのでプロジェクト管理が行いやすくなっています。
作成したガントチャートはExcelファイル形式で出力できるので、社外の人に資料として渡したい時に便利です。

無料プランがあり、5ユーザーまでならプロジェクト数無制限で利用できるので、
少人数で試しに使ってみて問題なければ、有料プランに切り替えることができます。
有料プランはユーザー数によって変わってきます。

 jooto(ジョートー)

https://www.jooto.com/

10,000社120,000ユーザーが利用しているタスク・プロジェクト管理ツールです。
Jootoはタスク管理ツールとしても有名で、かんばん形式でタスクの進捗を管理することができます。
ガントチャートは有料のベーシック版(¥1,780/月)からとなりますが、タスク機能は3名までであれば無料で使えるプロジェクト管理ツールです。

ガントチャートに特化したツールではありませんが、タスク管理とガントチャートが一緒に作成できるので、使い勝手のいいツールです。

Elegantt for Trello(トレロ)

https://elegantt.com/

Elegantt for Trelloはタスク管理ツールとして有名なTrelloのボードを自動でガントチャート表示にするChrome拡張機能です。
Trelloはかんばん形式の管理ツールなので、直観的にタスクの進捗を把握することができますが、時系列に把握することができませんでした。
新しく追加されたElegantt for Trelloを使う事でよりプロジェクト管理が行えるようになりました。

Backlog(バックログ)

https://backlog.com/ja/

Backlogもガントチャートに特化したツールではありませんが、よいコラボレーションを生み出すツールとして開発されたこともあって、コミュニケーションを促進するための機能を備えていることが特徴です。
ファイル共有やWiki、バージョン管理などほかのプロジェクト管理ツールには無い機能があります。
ガントチャート機能もそういった機能の1つです。
シンプルで直観的に使えるデザインで、Excelファイル形式への出力も可能です。
ガントチャート機能がついているプランがスタータープランからとなっていて¥9,800/月でユーザー数無制限でプロジェクト数が100まで作ることができます。
他のツールと比べると少し高いように感じますが、価格に見合った機能や魅力があります。
無料版があるので、一度試してみると良いでしょう。

アイピアが気になりましたか?お気軽にお申し付けください。

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