徹底した情報共有で生産性アップ!情報共有の重要性と実践すべきポイント

みなさんの会社では、情報共有が出来ていると感じていますか?

日々の業務はグループメンバーや他部署といった複数の社員が協力し合い、連携して進めていくものです。
スムーズな連携を行い効率よく進めるためには、情報共有は避けては通れないものと言っていいでしょう。
しかし人数が増えれば増えるほど情報共有の重要性が増していく一方、難しくなっていくことも事実です。

今回は情報共有の重要性の再確認と、うまくいかない原因と対策について解説していきます。

情報共有の目的と重要性

企業はあくまで営利団体であり、利益を生むために、業務で培った情報や知識・ノウハウを活用する必要があります。
そのため情報共有を行うことにより得られる「個人やチームの生産性の向上」が一番の目的であるといえます。

情報共有によって生産性を高められる理由として、以下の三点が挙げられます。

①的確に分類された情報の蓄積

企業のもつ情報は大別して定量的情報定性的情報の2種のタイプがあり、
これらを的確に分類し、データとして蓄積していることが重要となります。

定量的情報とは数値化できる情報のことで、売上や経常利益などの経理情報をはじめ顧客名簿、
決算データ、組織、企業情報などが挙げられます。
情報は常に最新であり正確性・信頼性が求められますが、
蓄積された情報をすぐに取り出せる状態にすることは、強靭な社内検索エンジンを作ることに相当します。

対して定性的情報とは、経験やノウハウなど個人の主観などがベースとなった決められた形のない情報のことを言います。
こちらは②の「ナレッジの共有」にて説明します。

この2つの情報をバランスよく蓄積することで、より情報の質を高め、業務のスピード感を促進することが実現できるでしょう。

②個々のナレッジの共有

ナレッジ(knowledge)
1 知識・情報。
2 企業などの組織にとって有益な知識・経験・事例・ノウハウなど付加価値のある情報。

コトバンクより抜粋

ナレッジとはつまり、「個人が持つ業務に関する有益な知識」を意味します。
長く業務に従事したことで得られた経験や専門的知識・ノウハウがこれに当たります。
このナレッジをただ蓄積するだけではなく広く共有することにより、
例えばベテラン社員のノウハウを、新人社員にも一定レベルの質として担保することが出来るのです。

③業務の無駄をなくし時間を有効活用

組織の生産性を上げるには、無駄を省くことが大切です。
適切な情報管理ができていないと「上手く相手に伝わっていなかった」「情報不足で余計な手間がかかった」
などといった問題が発生します。
情報共有が十分に行えている組織では、伝達ミス、再確認などの無駄な時間が省略でき、時間を有効に活用することが出来ます。
その分、本来の業務に集中することで効率的な仕事が出来るようになります。

そもそも、情報共有という言葉を調べてみると

情報共有とは、個々の社員のもつ情報を蓄積、共有、活用することを言う。
効率的に情報の蓄積、共有、活用をするために、情報共有システム・ツールを導入する企業が多い。
日々行われている業務を情報共有のシステムへ蓄積することによって、
現状の把握や他人の情報や過去の情報資産を活用できる。

ITトレンドより抜粋

つまり、蓄積・共有・活用の3つの行為が情報共有の意味するものと分かります。
情報共有の実践においては、これらのキーワードが非常に重要となります。
情報共有が失敗する原因の多くが、これら3つのどれかが欠けていることにあります。
適切な情報共有のためには「蓄積・共有・活用」の意識をしっかりと浸透させることが大切です。

不十分な情報共有によるリスク

情報共有が不十分になることで、以下のようなリスクが起こりうります。

  • 業務生産性の低下

前述のとおり、企業の一番の目的は利益をあげることです。
しかし情報共有が不足することで、十分な情報が全社員に回らなくなり、正確でスピーディな連携がとれなくなります。
その為、全体的な企業の生産性の低下につながります。

  • 情報の属人化

情報は企業にとって「財産」であるといえますが、情報を知っている人間が1人だった場合、
その人が退職してしまえば大きな「財産」を失うことになります。
「情報の属人化」とはいわゆる、このような1人だけしか知らない状態です。
また、この状態に陥る理由の多くとして、「自分の持っている情報の価値を理解していない」ことが挙げられます。
なぜ情報を開示する必要があるのか?どういった価値があるのか?といった目的意識を社員にもたせ、
組織内で積極的なギブ&テイクを行えるようにしなくてはいけません。

  • 人間関係の破綻

情報共有が不十分になると「必要な情報を開示してくれない」「何も教えてもらっていない」と感じ、メンバーや企業に対して不信感を抱くようになります。
それが重なると社内コミュニケーションの過疎化にも繋がり、メンバー間の連携に停滞を招きます。
情報共有の目的は仕事をスムーズに進めるための素地を作るという点もありますが、
同時に情報をオープンにすることで、メンバーとの信頼関係を構築するという目的もあることを忘れてはいけません。

うまくいかない原因と対策

ここで、情報共有がうまくいかない根本の原因と、その対策について考えてみました。

  • 情報共有の目的を理解していない

情報共有を怠ることで起こるリスクや価値を1人1人が理解していなければ、
そもそも情報共有をする必要性を見出すことは出来ません。
情報共有の重要性を日頃から意識し、徹底して実践する、といったことを気をつけておくと良いでしょう。

  • 情報共有に具体的なルールがない

情報共有の方法がわからない、どこまで誰に伝えればいいかわからない、といった状態であれば、情報共有が面倒な、敷居の高いものになってしまいがちです。
そのために、明確な共有ルールを作っておくことをお勧めします。
その1つの手法として、5W2Hが網羅されているリストを作ってみましょう。

Why(なぜ) 作業の目的
What(何を) 内容(概要)
When(いつ) 展開(実施)期間
Who(誰) 対象者(ターゲット)
Where(どこで) 展開(作業)場所
How(どのように) 方法・手段
How much(いくら) 予算・費用

リスト項目をテンプレート化することで人による情報量の違いを防ぎ、
さらに情報を上書きして蓄積していくことで、より質のよい情報リストが完成します。

  • 【つもり】で進める

相手に伝えた【つもり】、理解した【つもり】で双方に正しく伝わってないケースです。
言った・言わない問題が起こり、メンバー間の信頼低下につながる恐れもあります。
その根底の原因として、

◆共有の場・方法が一貫していない
◆伝える側・共有される側が内容を理解していない
◆普段の関係性が希薄で質問や聞き返しができず、理解したつもりで進める

情報共有はこまめが好ましいですが、
タイミングや手段を個人の判断に委ねず、一貫したやり方を予め決めておくこともいいでしょう。
また、関係性が希薄であると感じるならば、社内のコミュニケーションの在り方を見直してみてはいかがでしょうか。

  • 部門や業務の目的ごとに異なるツールを使っている

システム化が進み、多くのソリューションツールが出回る中、
部門や業務の目的ごとに異なるツールを使って情報共有を行おうとすると、逆に業務が滞る可能性があります。
様々なツールを駆使すれば確かに情報は共有できます。
しかし情報の多重入力や報告は多くの手間と時間が必要になる上、情報の正確性も落ちるでしょう。
部門や業務ごとにツールを入れてしまうことで、それぞれの場面でうまく情報共有が行えず、様々な課題が出てきてしまうのです。

ツール導入の際は他部門を横断した形で情報を利用できるようなインフラを整備する必要があり、
情報共有を阻害してしまう要因をしっかり潰しておく必要があるでしょう。

情報共有に使えるツール

まとめて一元管理できるおすすめツールを紹介します。

  • EVERNOTE

    ※画像クリックで詳細ページに移動します。

ツール名 Evernote(エバーノート)
料金プラン 月々1100円(税抜)
機能 画像・ファイル等あらゆるデータの保存・検索・共有

Evernoteを使えば、ちょっとしたメモからExcel、Word、PDFなどのあらゆるファイルが1つの場所の保存できるうえ、
検索機能から必要な情報を簡単に取り出せます。
全体のデータ容量は無制限なので、情報量が増えてきても生涯使い続けることができます。

基本機能は無料で使うことができますが、ビジネス活用するならEvernote Businessがおすすめです。
データの共有に権限を持つことができるので、情報によって知るべき人を分けることができます。
チャット機能も使えば社内連絡ツールとしても使えます。

  • KINTONE

ツール名 kintone(キントーン)
料金プラン 月額\780~(税抜)
機能 案件管理、日報、勤怠など多種多様な業務アプリケーションの作成

kintoneは、「自社で業務にあった管理アプリを簡単に作れるプラットフォーム」です。
基本的な業務アプリは事前に用意されていますが、自社に合うものがない場合はマウス操作だけで簡単に作成してしまうことが可能です。
様々な業務をkintoneで一元管理してしまえば、
情報の格納場所の統一は簡単に実現できるでしょう。
費用もオリジナルシステムを開発するよりも圧倒的に安価です。

  • アイピア

前述したkintoneは非常に魅力的ですが、すべてを自社で構築するのは少し骨が折れるかもしれません。
今回は、数ある業務管理ツールの中でも、弊社のアイピアを紹介します。

※画像クリックで詳細ページに移動します。

ツール名 経営管理システム アイピア
料金プラン 初期費用\120,000-~/月額\30,000-
機能 顧客管理、書類共有、営業管理、見積作成、原価管理、勤怠管理など

顧客管理から原価、入出金管理まであらゆることをひとつのツールで完結できるので業務管理を抜本から改善することが出来ます。
また、アイピアであればツールの購入だけでなく、
業務コンサルタントが問題点の分析や改善点の洗い出しまでサポートしてくれるので、「あとは使っていくだけ」の状態にしてくれます。
社内の情報を一元管理することにより、まとまった情報を1つの場所に集約させることができ、
業務フローの最適化や重複作業の防止による業務改善を実現します。

その他、ツールを駆使した業務改善のポイントを以下の記事でもご紹介しています↓

【2018年版】業務改善に役立つツール9選と目的に沿った選び方ポイント

情報共有の今後

また、情報共有のメリットは目の前の生産性向上、だけではありません。
IT化と働き方改革が進む今、情報共有とその活用は企業発展のカギを握るといっても過言ではないでしょう。
情報共有を円滑に行うことで、今後は以下のような展望が実現可能になります。

◆情報の常時開示により、テレワークなど多様性のある働き方が実現可能
◆AIやRPA導入時、蓄積されたデータの有効活用による省力化

様々な働き方や雇用の形を実現するダイバーシティの考え方が尊重されつつある昨今。より高い付加価値業務に注力するためにも、
十分な情報共有を行っておくことは、将来的な企業発展にきっと役立つことでしょう。

テレワークとは?↓
https://aippearnet.com/blog/terewa-ku/

RPAについてもっと知りたい方はこちら↓
https://aippearnet.com/single-post/enerobo/

まとめ

いかがでしたか?
「蓄積・共有・活用」という情報共有を意味するポイントを理解していないと、言葉だけのものとなり、価値は低下する一方です。
日頃から情報を共有する目的を意識しそれらの情報を蓄積・共有・活用していくことで、
生産性は向上され、企業の利益につなげていくことが実現可能
となります。

情報の共有は今や「やった方がいい」ではなく、「必ず行うべき責務」であると言えます。
情報の共有を行うことが、企業をさらに発展・成長させるための有効なカギとなるでしょう。

今一度情報共有の重要性をしっかりと理解し、実践してみてはいかがでしょうか?

side bnr

  • 一元管理による効率化で粗利が平均4%改善しました。株式会社コネクシオホーム課長吉田直樹様 リフォーム・建築業の情報管理にクラウドシステム「アイピア」
  • 読むだけであなたの会社に必要なことがすぐに解かる!建築業・リフォーム関係者必見の業務効率化ノウハウまとめ
PAGE TOP