経理業務効率化の方法12選｜業務改善の手順や成功事例、DX活用まで解説

企業の経理業務は、請求書処理や経費精算、仕訳入力、決算業務など幅広い業務を担っています。しかし、「月末月初は残業が続く」「Excel管理に限界を感じている」「人的ミスが減らない」といった課題を抱えている企業も少なくありません。

近年では、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応に加え、AIやクラウドシステムの普及によって経理業務の効率化が進んでいます。これまで手作業で行っていた業務を自動化することで、作業時間の削減だけでなく、ミスの防止や経営判断の迅速化にもつながります。

特に建設業では、一般的な経理業務に加えて工事ごとの原価管理や利益管理が必要となるため、業務が複雑になりがちです。そのため、経理業務の効率化は企業の利益改善にも直結します。

この記事では、経理業務が非効率になる原因や具体的な改善方法、AIやDXを活用した効率化のポイント、建設業における経理業務効率化の方法について詳しく解説します。

経理業務効率化とは

経理業務効率化とは、経理担当者が行う仕訳入力や請求書処理、経費精算、決算業務などの作業を見直し、より少ない時間と労力で正確に処理できるようにする取り組みです。

従来は紙の書類やExcelを中心に管理する企業が多くありましたが、近年ではクラウド会計ソフトやAI、RPAなどの技術を活用し、経理業務の自動化やデジタル化が進んでいます。

経理業務は企業のお金に関する情報を管理する重要な業務です。そのため、単に作業時間を短縮するだけでなく、ミスを防ぎながら正確なデータを迅速に把握できる体制づくりが求められています。

特に近年は人手不足や法改正への対応など、経理部門を取り巻く環境が大きく変化しています。そのため、多くの企業が経理業務の効率化に取り組んでいます。

経理業務効率化が求められる背景

経理業務の効率化が注目されている背景には、企業を取り巻くさまざまな課題があります。

人手不足

少子高齢化の影響により、多くの企業で人材不足が深刻化しています。経理部門も例外ではなく、限られた人数で多くの業務をこなさなければならない状況が増えています。

また、経理業務は専門知識が必要なため、人材の採用や育成にも時間がかかります。そのため、システム導入や業務改善によって、一人あたりの業務負担を軽減することが重要になっています。

業務量の増加

企業活動の拡大に伴い、請求書や経費精算、取引データなどの管理業務は年々増加しています。

さらに、リモートワークの普及や取引のデジタル化により、従来とは異なる業務への対応も求められるようになりました。

業務量が増える一方で人員を増やせない企業も多く、限られたリソースで効率的に業務を進める必要があります。

法改正への対応

近年は電子帳簿保存法やインボイス制度など、経理部門に関わる法改正が続いています。

法令に対応するためには書類管理方法の見直しや業務フローの変更が必要になる場合もあり、経理担当者の負担は増加しています。

こうした制度変更へスムーズに対応するためにも、デジタル化や業務効率化が重要視されています。

経理業務効率化で得られるメリット

経理業務を効率化することで、担当者の負担軽減だけでなく、企業全体にもさまざまなメリットがあります。

生産性向上

定型業務を自動化したり、業務フローを改善したりすることで、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。

空いた時間を分析業務や経営支援などの付加価値の高い業務へ活用できるため、経理部門全体の生産性向上につながります。

コスト削減

ペーパーレス化や業務自動化によって、紙代や印刷費、保管コストを削減できます。

また、作業時間の短縮によって残業時間の削減も期待できるため、人件費の抑制にもつながります。

ミス削減

手入力や転記作業が多いほど、入力ミスや計算ミスが発生するリスクは高くなります。

会計ソフトやシステムを活用することで入力作業を自動化できるため、ヒューマンエラーの防止につながります。

経営判断の迅速化

経理データをリアルタイムで把握できるようになると、経営状況を素早く確認できるようになります。

月次決算の早期化や資金繰りの可視化が進むことで、経営者はより迅速な意思決定を行えるようになります。

特に建設業では、工事ごとの原価や利益をタイムリーに把握することが重要です。経理業務を効率化することで、利益の見込みや経営課題を早期に発見しやすくなります。

経理業務が非効率になる原因

経理業務を効率化したいと考えていても、なぜ業務に時間がかかっているのかを把握できていなければ根本的な改善はできません。

経理部門では日々の仕訳入力や請求書処理、経費精算、月次決算など多くの業務が発生します。これらの業務が非効率な状態のまま運用されていると、残業の増加や人的ミスの発生、経営判断の遅れにつながる可能性があります。

まずは経理業務が非効率になる主な原因を確認していきましょう。

紙書類による管理

経理業務では請求書や領収書、契約書など多くの書類を扱います。

紙で管理している場合、書類を探すだけでも時間がかかるうえ、保管スペースの確保やファイリング作業も必要です。また、紙の書類を確認しながら会計ソフトへ手入力するケースも多く、作業負担が大きくなります。

さらに、テレワークや外出先からの確認が難しいため、業務の停滞につながることもあります。

近年では電子帳簿保存法への対応も進んでいるため、経理業務の効率化を図るならペーパーレス化は欠かせない取り組みといえるでしょう。

Excel管理の属人化

経理業務ではExcelを活用している企業も多いですが、長年運用しているうちに属人化が発生するケースがあります。

例えば、特定の担当者しか分からない複雑な関数やマクロが組み込まれている場合、その担当者が不在になると業務が止まってしまう可能性があります。

また、ファイルの更新漏れや複数人による同時編集などによって、データの整合性が取れなくなることもあります。

Excelは便利なツールですが、企業規模や業務量によっては限界があるため、クラウドシステムなどへの移行も検討する必要があります。

二重入力が発生している

経理業務では、同じ情報を複数のシステムへ入力しているケースが少なくありません。

例えば、

といったように、同じデータを何度も入力している企業もあります。

二重入力は作業時間が増えるだけでなく、入力ミスや転記ミスの原因にもなります。

業務効率化を進めるためには、データを一元管理できる仕組みを整えることが重要です。

承認フローが複雑になっている

請求書や経費精算の承認に時間がかかることも、経理業務が非効率になる原因のひとつです。
紙の申請書を回覧したり、メールで何度も確認を行ったりしている場合、承認待ちの時間が長くなります。

また、承認者が不在の場合には処理が止まり、支払い業務や月次決算にも影響を与える可能性があります。
ワークフローシステムを導入し、申請から承認までをデジタル化することで、業務スピードの向上が期待できます。

月末・月初に業務が集中している

経理担当者の多くが悩んでいるのが、月末や月初への業務集中です。
請求書発行や入金確認、経費精算、給与計算、月次決算などが同じ時期に重なるため、残業や休日出勤が発生しやすくなります。

業務が集中すると確認作業に十分な時間を確保できず、人的ミスの発生リスクも高まります。
業務を平準化し、自動化できる業務はシステムに任せることで、担当者の負担軽減につながります。

建設業では工事ごとの原価管理も負担になる

建設業の場合は一般企業の経理業務に加え、工事ごとの原価管理が必要になります。
材料費や労務費、外注費などを現場ごとに集計しなければならず、Excel管理では集計作業に多くの時間がかかります。

さらに、工事完了後に利益を確認する運用では、赤字工事の発見が遅れてしまうこともあります。
建設業の経理業務を効率化するためには、見積・発注・原価・請求を一元管理できるシステムを活用し、リアルタイムで利益を把握できる環境を整えることが重要です。

経理業務を効率化する手順

経理業務の効率化は、手順を覚えれば難しい点はありません。
まず、自社ではどのような経理業務を行っているのか、今一度可視化を行い、ECRSの原則で業務を見直してみましょう。
ここからは、経理業務を効率的に行えるように整える手順を詳しくご紹介していきます。

経理業務を可視化する

なんとなく毎日、毎月の流れの中で行っている経理業務をまずは可視化させる必要があります。

何をしていてどの点が効率の悪さにつながっているのか見ていくためには、経理業務を細かく見ていかなければなりません。
時系列に書き出していき、まずは思いつくものをおおまかに書き出してみましょう。

だいたいやっていることを書けたら、今度は業務内容をさらに細かくしてみます。
ここまでできれば、何が作業の問題点となっているのかなどが見えてくるようになります。

ECRSの原則で課題を把握する

細かく可視化できたら、次にECRSを活用していきましょう。
ECRSに当てはめながら考えていけば、課題がしっかりと見えてきます。

業務を効率化させるために、4つの点に注目し、検討します。

経理業務の中で不要かもしれないと思った業務が見つかったら、もしなくしたとしても問題がないか、ほかの業務と一緒に行い効率化させられないか見ていきましょう。

ほかにも、煩わしく無駄な動きがあれば簡単にできないか、業務の順序を変えることは可能かなども確認します。
効率化ができそうな部分は工程を削る、順番を変えるなど工夫をすることで、作業がスピードアップします。

改善優先順位を決める

経理業務の課題を洗い出した後は、どの業務から改善するか優先順位を決めましょう。

すべてを一度に改善しようとすると時間やコストがかかるため、まずは効果が出やすい業務から着手することが重要です。

例えば、手入力が多い業務や二重入力が発生している業務、月末月初に負荷が集中する業務は効率化の効果を実感しやすいでしょう。

効果測定を行う

業務改善は実施して終わりではなく、効果を確認することも重要です。

月次決算にかかる日数や残業時間、入力ミスの件数などを指標として測定することで、改善の成果を把握できます。

また、法改正や業務内容の変化によって新たな課題が発生することもあるため、定期的に業務フローを見直し、継続的に改善していきましょう。

経理業務を効率化する方法12選

実際経理業務を効率化させたいと思ったら、さまざまな方法があります。
アナログなやり方で時間がかかっている場合、電子文書や会計システムを使うだけでも効率化を図れます。

ペーパーレス化・キャッシュレス化

昔ながらのやり方をしている場合、紙を使い現金を利用しているのではないでしょうか。
確かに、前から行っているやり方のため慣れているかもしれませんが、実際は大量の紙も使いますし、現金も間違いないように何回も数えるなど手間がかかってしまいます。
さらに、大量の紙を使うことで、経費も高くなってしまうでしょう。

紙ではなくペーパーレスで電子文書を使い、小口現金ではなくキャッシュレスでやりとりできれば見直す時間や工程も効率アップさせられます。

エクセルの活用

普段パソコンで利用しているエクセルも、使いこなせば効率化させられます。
表計算ソフトを使うだけでもスピーディーにできますが、細かいテクニックも覚えて活用できれば、さらに今よりも早く処理ができるようになるでしょう。

会計ソフト・システムの導入

エクセルよりもさらに効率アップさせたい場合は、会計ソフトもおすすめです。
経理業務に特化しているものも多く、今までヒューマンパワーが必要だった部分も自動化してくれます。

さらに、ソフトは感覚的に使いやすいものも多く、難しい操作を覚える必要もありません。
慣れてしまえば大幅に業務の効率アップが可能です。

会計関係書類のフォーマットを統一

さまざまな書き方があふれている会計関係の書類は、見る人は大変です。
時には見間違ってしまい、ヒューマンエラーの原因にもなります。

必要な項目が書かれていない場合は、確認作業にも時間がかかります。
まずさまざまな書き方になっていて何も統一されていないと思ったら、フォーマットを一緒にするところから始めましょう。

アウトソーシング（外注）を利用

自社の従業員だけでは毎日残業が続くなど手が回っていないと感じる場合は、アウトソーシングを利用する方法もあります。

経理業務よりももっと携わって欲しい業務がある場合など、すべての経理業務の依頼も可能です。
一部分だけ効率化を図りたい時には、限定的な部分だけアウトソーシングの活用もできます。

見積・原価・請求を一元管理する

建設業では、見積作成・発注管理・原価管理・請求管理をそれぞれ別のソフトやExcelで管理しているケースが少なくありません。

しかし、管理方法が分散していると同じ情報を何度も入力する必要があり、入力ミスや集計漏れが発生しやすくなります。また、工事ごとの原価や利益をリアルタイムで把握しにくいという課題もあります。

見積・原価・請求を一元管理できるシステムを導入すれば、データの二重入力を削減できるだけでなく、工事ごとの収支状況をスムーズに確認できるようになります。

特に建設業では、工事完了後ではなく工事進行中に利益状況を把握することが重要です。一元管理によって原価や利益をリアルタイムで見える化できれば、赤字工事の早期発見や迅速な経営判断につながります。

経理と税理士の業務バランスを調整

経理業務のすべてを自社の従業員が行っているのではなく、一部は税理士に任せている企業も多いのではないでしょうか。
もし、もう少し頼める業務があれば、税理士に任せる部分を増やしてみるのもアリです。

もちろん、頼む際には別途費用がかかりますが、自社のコアな業務へ取り組めるようになり効率化させられます。
出費があっても、全体的な費用は節約になり売上アップにつながるケースも多いです。

クラウド会計ソフトを導入する

経理業務を効率化する方法として、クラウド会計ソフトの導入は非常に効果的です。

銀行口座やクレジットカードと連携することで、取引データを自動で取り込み、仕訳作業を大幅に削減できます。また、インターネット環境があればどこからでもアクセスできるため、テレワークにも対応しやすくなります。

電子帳簿保存法に対応する

請求書や領収書などの書類を電子データで保存することで、紙書類の管理や保管スペースを削減できます。

また、電子帳簿保存法へ対応することで検索性が向上し、必要な書類をすぐに確認できるようになります。法令対応と業務効率化を同時に実現できる方法です。

AI-OCRを活用する

AI-OCRは、紙の請求書や領収書を自動でデータ化する技術です。

従来は手作業で入力していた内容を自動で読み取れるため、入力時間の削減や人的ミスの防止につながります。請求書処理の多い企業ほど導入効果を実感しやすいでしょう。

RPAを導入する

RPAとは、パソコン上で行う定型業務を自動化する仕組みです。

例えば、データ入力や集計作業、帳票作成などを自動化できるため、担当者の負担軽減につながります。毎月同じ作業を繰り返している業務が多い場合に有効です。

ワークフローシステムを導入する

経費精算や支払申請などの承認業務は、経理業務の中でも時間がかかりやすい業務です。

ワークフローシステムを導入することで、申請から承認までをオンライン化でき、確認作業や承認待ちの時間を短縮できます。

AIで経理業務はどこまで効率化できる？

近年はAI技術の発展により、経理業務の自動化が急速に進んでいます。これまで担当者が手作業で行っていた入力や確認作業の一部をAIが代行できるようになり、業務効率化や人的ミスの削減につながっています。

ただし、最終的な確認や判断が必要な業務もあるため、AIは経理担当者の仕事を奪うのではなく、業務をサポートする存在として活用することが重要です。

AIによる仕訳自動化

AIを搭載した会計ソフトでは、過去の取引データを学習し、適切な勘定科目を自動で提案できます。

従来は担当者が一件ずつ仕訳入力を行う必要がありましたが、AIを活用することで入力作業を大幅に削減できます。また、取引データが蓄積されるほど精度が向上するため、継続的な業務効率化が期待できます。

請求書処理の自動化

AI-OCRを活用すると、紙やPDFの請求書を自動で読み取り、取引先名や金額、請求日などの情報をデータ化できます。

これまで発生していた手入力作業を削減できるため、処理スピードの向上や入力ミスの防止につながります。請求書の処理件数が多い企業ほど導入効果を実感しやすいでしょう。

経費精算の効率化

AIは経費精算業務にも活用されています。

領収書をスマートフォンで撮影するだけで内容を読み取り、自動で申請データを作成できるサービスも増えています。また、不自然な申請内容や重複申請を検知する機能を備えたシステムもあり、確認業務の負担軽減にも役立ちます。

予測分析・資金繰り予測

AIは過去の売上や支出データを分析し、将来の資金繰りや収支予測を行うことも可能です。

特に建設業では、工事期間が長く入出金のタイミングも複雑になるため、資金繰りの見通しが重要になります。AIを活用した予測分析によって将来の資金不足や利益低下のリスクを早期に把握できれば、より迅速な経営判断につなげることができます。

経理業務効率化の事例

では最後に経理業務効率化の事例をいくつかご紹介します。

クラウド会計ソフトの導入

大手企業や中小企業問わず、クラウド会計ソフトを導入することで、月次決算が従来の3分の1程度の時間で完了するケースが増えています。
また、データが自動的にクラウド上で保存され、ペーパーレス化も進むため、書類の管理や検索が容易になります。

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を活用

大手製造業の企業では、RPAを利用して毎月約5,000件の経費精算の処理を自動化しました。
その結果、手作業によるミスが大幅に減少し、精算のスピードも大幅に向上しました。

AIによる仕訳自動化

小売企業では、AIを活用した会計ソフトを導入し、仕訳業務の効率化を実現しました。
以前は複数のスタッフが手作業で行っていた仕訳をAIに任せることで、月次決算の速度が大幅に向上しました。

建設業の経理業務を効率化するポイント

建設業の経理業務は、一般企業とは異なる特徴があります。請求書や経費の管理だけでなく、工事ごとの原価管理や利益管理も必要になるため、業務が複雑になりやすい傾向があります。

特にExcelを中心に管理している場合は、集計作業や転記作業が増え、人的ミスの発生や利益把握の遅れにつながることも少なくありません。建設業の経理業務を効率化するためには、業務全体を見直し、情報を一元管理できる仕組みを整えることが重要です。

工事別原価管理を効率化する

建設業では、材料費や労務費、外注費などを工事ごとに管理する必要があります。しかし、Excelで管理している場合は集計作業に時間がかかり、入力ミスや計算ミスが発生しやすくなります。

工事別原価管理をシステム化することで、原価の集計を自動化できるだけでなく、工事ごとの利益状況も把握しやすくなります。原価管理の効率化は、赤字工事の防止にもつながります。

見積・発注・請求を一元管理する

見積書の作成、発注管理、請求管理を別々に行っている場合、同じ情報を何度も入力する必要があります。

一元管理できるシステムを活用すれば、入力作業の削減だけでなく、情報の共有や確認作業もスムーズになります。また、工事に関する情報をまとめて管理できるため、経理担当者だけでなく現場や営業担当者との連携強化にもつながります。

工事台帳を活用する

工事台帳は、工事ごとの売上や原価、利益を管理するための重要な帳票です。

工事台帳を活用することで、どの工事にどれだけの費用がかかっているのかを把握しやすくなり、経営判断にも役立ちます。また、システム上で自動作成できる環境を整えれば、手作業による集計負担を大幅に削減できます。

利益をリアルタイムで把握する

工事完了後に利益を確認する運用では、赤字工事が発生していても気付くのが遅れてしまいます。

見積金額や発注金額、実行予算、原価などの情報をリアルタイムで管理できれば、工事進行中でも利益状況を把握できます。利益の着地予測が見えるようになることで、早い段階で対策を講じることができ、経営の安定化にもつながります。

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まとめ

経理業務は日々同じような内容を繰り返しながら作業を行っているので、企業の業務の中でも効率化しやすいです。
まずは経理業務を可視化して、どうすれば効率化できるかECRSの原則を利用して考えてみましょう。

具体的には、ペーパーレス化やキャッシュレス化を図り、会計ソフトやシステムの導入をするだけでも効率アップさせられます。
従業員の負担も軽くなりコスト削減になるなどメリットも多いので、効率化させましょう。