基幹システムに限らず、情報管理システムには「見える化」という言葉がつきものです。
文字から察するに、「見えるようにする」という意味に解釈できるものなのかもしれません。
ところが、企業だけでなくシステムを開発しているベンダーでさえ
この「見える化」という言葉の意味を勘違いしているケースが多いように思えます。
ただ情報が数値的に羅列されているだけでは、「見える化」とは言えません。
今回は、「見える化」の本当の意味と理想の形について考えていきます。
目次
「見える化」ってどういう意味？
この言葉の意味を真に理解する為に、まずは発祥から考える必要があります。
最近でこそ様々なビジネス現場で扱われるようになった言葉ですが、もともとは
製造業で古くから使われていた「目で見る管理」から派生した言葉なのです。
製造業として代表的なのが「トヨタ生産方式」です。
これはトヨタ自動車の生み出した、工場等の製造現場における生産活動の運用方式です。
多くの企業が今なおこの方式を取り入れていますが、ここに「見える化」があります。
トヨタ生産方式の「あんどん」「かんばん」
トヨタの製造現場では、何かトラブルが発生した際に「あんどん」を点灯させます。
このあんどんが点灯することで、問題の発生を各部の工場担当者に知らせ
スピーディな対応ができるようになっています。
また「かんばん」は、必要な部品名や部品数を書いた札（かんばん）を作ります。
各生産工程にこれを回していくことで、必要な部品がどれだけあるのかを
無駄なく生産できるような仕組みです。
トヨタ生産方式には他にも様々な考え方がありますが、
こういった仕組みを使って生産業務の随所を「見える化」しているんですね。
見える化の重要なポイント
先ほどの2例に学ぶ、見える化のポイントをまとめると以下のようになります。
◆ 表示されているものの意味が誰にとっても分かりやすく、同じ認識を瞬時に持つことができる
◆ 見ておくべき表示が、否応なく常に見えている状態になっている
◆ 表示を見たら、どんな対応をすべきか瞬時に分かる
例えば、信号機を思い浮かべると分かりやすいのではないでしょうか。
道路を渡る際に信号機は必ず目に入りますし、
信号機が「赤」なら通行してはいけないということは悩む余地がないですよね。
これがもし、信号機が無く道路の交通量を数値的に伝えられるだけでは、
交通量の数値を見て持つ認識は千差万別、渡るかどうかの判断も人によって変わってしまいます。
システムにとって「あるべき見える化」とは
基幹業務などを管理する業務管理システムにとって、
見える化はどんなかたちで採用されているべきなのでしょうか。
システムを採用とする際のポイントを考えてみましょう。
見える化すべき情報を考える
見える化のポイントとして、「誰にとっても分かりやすい」というものがありました。
ビジネスは様々な職種の従業員が協力し合って作り上げるので、
なかなか全社共通のデータを作るというのは難しいものです。少なくとも
担当部署の従業員なら誰でも分かる状態を目指していきましょう。
では、担当部署の従業員が常に目に入れるべき情報とは何でしょうか？
例えば営業部署なら売上・粗利のほかに営業活動にかけている日数、
月に取れているアポイントの数、商談化している案件数などでしょうか。
お客様との商談日、次回連絡予定日なども遅れてしまうと大変です。
マネージャーが営業マンの営業の動きを確認するにあたって、
指導するタイミングを見逃すことなく把握できることが重要です。
経理・総務部署なら取引先との支払い・入金の状況や
手続きの進捗状況など、期限を守れず不利益を作らない情報が必要です。
企業の方針によって必要な情報は異なりますが、
「手遅れになっては困る、一刻を争う業務」に関わる情報は何か、という視点で
探してみるといいかもしれません。
どんな形で見える化すべきなのか考える
担当部署の従業員の誰が見ても分かる、同じ認識になるためには
ただ数字が羅列されているだけでは不十分です。
瞬時に理解できるように、グラフを活用したダッシュボード機能ががあるといいでしょう。
ダッシュボードとは、車の運転席などで確認できる
速度計、タコメーターなどの操縦に必要な計器類を搭載したボードのことです。
下記のようなメーターは多くの方が知っているはずです。
これを、業務情報で作成できるのが理想です。
とはいえ、ダッシュボードがすべてではありません。
予定より遅れている案件に色を付けて表示したり、画面上に警告ポップアップを出すというのも
立派な見える化です。必要な場面によって使い分けましょう。
集約されていなければならない、というわけでもありません。
見える化する必要のない情報もしっかり蓄積すること
「データを蓄積するだけじゃ、見える化にはならない！」のですが
だからといって蓄積しなくていいというわけではありません。
今の業務フローでは見える化させる必要が無いだけで、
いずれその情報をもとに経営分析をする必要が出てくるかもしれません。
見える化とデータ蓄積のどちらもを使いこなせるように
あらゆる情報を管理しつつ、必要な情報だけをダッシュボード等で見える化できるのが
システムに求められるあるべき姿かもしれませんね。
