経費などを計上する際に使われる領収書。
実は、領収書に似たような書類はいくつかあります。
その中でも混同されやすいのが受領書です。
領収書と受領書は、似ているようではありますが、まったく異なるものです。
この記事では、領収書と受領書の違いについて詳しく説明していきます。
領収書とは
領収書は、商品やサービスの代金を受け取ったことを証明する公的な書類です。
金銭を受領した証として発行する書類として扱われており、領収書を発行した法人・個人も、販売した商品・サービスの対価として、きちんとそのお代を受領した証として使われています。
また、領収書は原則として再発行することができない証憑書類です。
決して紛失しないように、大切に保管しておかなければなりません。
たとえば万が一税務調査が入った場合、領収書が手元にないと、一つひとつの経費が本当に業務に関連するものか証明することがすることができないため、経費と認められなくなってしまいます。
さらに、領収書は一定の記載項目が示されていないと効力が失われてしまいます。
そのため、必要となる6つの記載項目を漏れなく書き記すことが必要となります。
領収書の記載項目
ではここで、領収書に必要となる記載項目についてご紹介しましょう。
①領収書の発行年月日
こちらに記載する日付は、必ず支払者から商品やサービスの代金を受け取った年月日を記載しなければなりません。
発行日は、和暦でも西暦でもどちらでも特に構いませんが、2023年を’23年というように略して書くことはNGとされているので、記載する際は注意しましょう。
②宛名（支払者となる法人名・個人名）
代金を支払った側の法人名もしくは個人名を記載します。
企業名の場合は、株式会社の位置を法人名の前に来るのか、後ろに来るのかなどは絶対に誤らないように気を付けましょう。
前株か後株かによって、企業名を間違えると証憑として成り立ちません。
③領収金額
こちらには、「￥」か「金」を金額の前に、数字は3桁ごとに「，」を付け、さらに数字の後ろには「-」もしくは「也」、「※」を記載するようにしましょう。
これらを記載するのは、金額が改ざんされることを防止するために使われています。
④但し書き
こちらには取引した内容について記載します。
稀に「品代」と書くように指示を受けることもありますが、これでは不明瞭として経費として認められない場合があるため、できるだけ詳しく書くようにしましょう。
「〇〇代として」と記載するのが一般的であり、たとえば「飲食代として」といったように記載します。
⑤領収書の発行者の住所・氏名・電話番号
発行者である法人や個人の住所・氏名・電話番号を記載します。
こちらに印鑑を押す方もいらっしゃいますが、特に印鑑は必要ありません。
⑥印紙
金額によって、収入印紙が必要になるケースがあります。
印紙には割り印が必要です。
万が一印紙を貼り忘れてしまった場合は、収入印紙税について脱税と判断されてしまいますので気を付けましょう。
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受領書とは
受領書とは、商品や金銭を受け取った際に、受け取った側（発注者）が実際に商品・サービスを受け取ったという証となる書類です。
物品・金銭の引き渡しがきちんと完了したということを証明するものとして使われています。
受領書は必ずしも発行しなければならないものではありませんが、企業によっては請求書を発行する際に受領書が必要とされるケースもあり、双方の契約時などに受領書の必要性などを話し合っておく必要があります。
受領書の記載項目
①受領書の発行年月日
受領書を発行した年月日を記載します。
必要はありませんが、受領書を発行した日付と納品された日付を記載しておくとより丁寧です。
②発行者
受領書を発行した企業名や連絡先を記載します。
また、このほかに担当者名なども記載すると良いでしょう。
企業名については略さないように正式な名称で記載するようにします。
③宛名
取引先となる法人名などを記載します。
企業名は前株か後株か誤らないように正しい名称で記載するように気を付けましょう。
④明細
受け取った商品名や数量などを記載します。
⑤金額
受け取った商品にかかった合計金額を記載します。
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領収書と受領書の違い
領収書も受領書もそれぞれ、お金や商品など受け取ったという証明するための書類というものですから、似通った性質を持っています。
しかし、受領書は発注者が商品やサービスなどを受け取った証として発行する書類であるのに対し、領収書は商品やサービスに対しての代金を受け取ったことを証明する書類として発行されるものになります。
何を受け取ったかという点でまったく異なるものですので、決して同じものでなく、代わりになるものではありません。
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まとめ
いかがでしたでしょうか。
領収書も受領書も、受け取ったものに対して証明する書類という点で似ています。
しかし、それぞれ受け取るものが何かという点で違うものです。
そのため、受領書を領収書を紛失した場合の代わりに使うことはできませんので、注意しましょう。
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