【2024年版】クラウド請求書発行システム11選を徹底比較!メリットや選び方は?

【2024年版】クラウド請求書発行システム11選を徹底比較!メリットや選び方は?

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アイピアは建築業に特化した一元管理システムであり、工事の情報を一括で管理できるため情報共有の手間が削減されます。さらにアイピアはクラウドシステム。外出先からでもデータを確認できます。

毎月の請求書作成は確認事項が多く手間がかかります。
請求金額や内容を間違えてしまうとトラブルになりかねませんし、請求漏れがあると売上がなくなり、アッという間に赤字になることもあります。

その為、請求書作成の手間の軽減と漏れのない管理をするために、最近では、「クラウド型の請求書作成サービス」が注目されています。
本記事では、11製品を比較し、製品の選び方やメリットをご紹介していきます。

クラウド請求書発行システムとは

クラウド請求書発行システムとは、請求書の作成、発行の業務を効率化させるシステムのことを言います。
毎月、大量の請求書をエクセルや手書きで行っていると、時間と労力がかかり、従業員の負担にもなります。
システムを活用することで、請求書の作成から発行まですべてをオンライン上で完結させるため、業務を効率化させることができます。

また、請求書発行システムでは、請求書の作成・発行だけでなく納品書や注文書、領収書の他、様々な帳票の発行に対応しています。

クラウド請求書発行システムの基本機能

クラウド請求書発行システムでは、請求書の作成・発行・送付機能の他にも、様々な機能があります。
システムの基本機能は以下の通りです。

  • 請求書の作成機能
    一般的なシステムでは、テンプレートを使用した作成機能やフォーマットを活用した作成機能が搭載されており、必要事項を入力するだけで自動作成が可能
  • 電子請求書の送付機能、郵便代行機能
    電子請求書であれば、取引先に応じてメールで送付してくれる機能や、郵便代行機能を搭載しているものもある
  • データ連携機能
    過去に発行した請求データをもとに売上集計や、発注データを集計した損益管理が可能
  • 入金管理機能
    入金データをできるため自動で入金消込が行える。入金が確認できない場合は督促をメールで送信できる。
  • 施工管理システム

クラウド請求書発行システム導入のメリット

まだまだ多くの企業ではExcelに会社のテンプレートやデザインで請求書を作成して、郵送やFAXやメールにて送られています。
そこからシステムを導入するとどう変化するのでしょうか?

クラウド請求書発行システムを導入すると以下のようなメリットを得られます。

  • 業務作業の効率化
  • データの安全性
  • 計算式のズレの防止

それぞれ詳しく見ていきましょう。

業務作業の効率化

一つ目は業務作業の効率化です。
簡単にクラウドで請求書が作れることはもちろんのこと、請求書の郵送代行など作業が激減します。
ここでは、特に請求書発行について具体的に紹介します。

CHECK!

一般的な請求書発行の手順

一般的に請求書を発行するためのステップを見ていきましょう。

  1. 担当者より請求書の作成依頼がある
  2. 請求金額が確定する
  3. 請求書を作成する
  4. 印刷をする
  5. 押印をする
  6. 封入をする
  7. 郵送をする

請求書を発行するという1つのタスクでも細分化させると7つの工程に分けることが出来ます。

CHECK!

サービス活用時の請求書発行の手順

次に、クラウド型請求書作成サービスを活用した際のステップを見ていきましょう。

  1. 担当者より請求書の作成依頼がある
  2. 請求金額が確定する
  3. 請求書を作成する
  4. 送付ボタンを押して郵送をする

4~7の手順をボタンをワンクリックするだけで完了します。
1通や2通ならまだしも数十通、数百通にもなると作業時間が激減するのがお分かりいただけると思います。

データの安全性

Excelでの請求書作成は大きなリスクを持った状態ということをご存知でしょうか?

Excelのデータはパソコンに保存されています。
Excel自体に不具合が発生することもありますが、パソコンが壊れるといったことは普通に起こりえます。
復旧ソフトを使ってデータの復旧ができればよいですが、今まで作成したデータがすべてなくなるという事態になりかねません。

また、最近では災害なども頻繁に起きており、パソコン内にデータを保存することを懸念する人も出てきました。

クラウドツールを活用することで、データの破損やパソコンの破損によるリスクを下げることが出来ます。
また、最近のクラウドツールのセキュリティは暗号化システムを使用することが当たり前になっており、安全性にも安心できます。

計算式のズレの防止

Excelで作業をしていると、いつの間にか計算式がずれていた…ということはありませんか?
計算式のズレに気づかずに間違った計算式で請求書を送ってしまうと企業としての信用に関わります。

また、セルの計算式を戻す際に多くの時間がかかったことはありませんか?
セルがずれるたびに、Excelの詳しい人に直してもらったり、自力で頑張ってみたり、とにかく時間がかかります。

クラウド型請求書作成サービスを活用することで、計算式のズレを防止し、余分な時間を取らずにすみます。

クラウド請求書発行システム導入のデメリット

ここまで、請求書発行システムを導入することで得られるメリットをご紹介してきました。
一方で、クラウド請求書発行システムのデメリットは、以下のようなものがあります。

  • オフラインでは使用できない
  • 情報漏洩のリスク
  • データ化に時間がかかる

以下で説明していくので、導入を検討する際は、デメリットもしっかりと理解したうえで検討するようにしましょう。

オフラインでは使用できない

クラウド型請求書発行システムで請求書やその他帳票を発行する際、自社と取引先の双方でインターネット環境は必須になります。
ほとんどの企業では問題がないと思われますが、飲食店など店舗にインターネット環境がない場合は活用できないため注意が必要です。

情報漏洩のリスク

ほとんどのシステムでは、情報漏洩に対してセキュリティ対策が行われていますが、情報が漏洩するリスクはゼロではないことを頭に入れておきましょう。
請求データや発注データなどが第三者に抜き取られた場合、企業に大きな損害が起きる可能性があります。
そのため、システムを導入する際は、セキュリティ対策がきちんと行われているか確認する必要があります。

データ化に時間がかかる

システムを導入した後、これまで紙媒体で保存していたものをデータ化するには、時間と手間がかかります。
膨大な紙媒体をデータ化するには、大変時間がかかるため、どの情報をデータ化するのか、どの期間までのものをデータ化するのかなど社内で話し合うことをお勧めします。

請求書発行システムの選定方法と比較のポイント

いざ、請求書発行システムを導入するとなっても、請求書発行システムは多くの企業が提供しているため、どれを選べばいいのか迷ってしまうことがあります。
ここでは、請求書発行システムの選び方、比較のポイントについてお伝えします。

  • どの業務をシステム化するのか
  • 業務形態にあったシステムを選ぶ
  • 他のシステムの連携
  • フォーマットの変更は可能か
  • セキュリティ対策は適切か

以上5つのポイントに沿って考えてみましょう。

 どの業務をシステム化するのか

クラウド請求書発行システムは、請求書の作成・発行・送付業務の他にも請求後の入金・損益管理なども行えるものがありますが、機能が増えるとコストがかかり、操作も複雑化する恐れがあります。
せっかく導入しても、コストの負担や実際に使用する従業員が使いこなさなければ、業務を効率化することができません。

そのため、あらかじめ社内でシステムで効率化させたい業務を洗い出し、必要な機能をピックアップしておきましょう。
使いたい機能を決めておくことで、必要最低限の機能が搭載されたシステムを導入でき、無駄なコストを避けることができます。

業務形態にあったシステムを選ぶ

建築業など案件ごとに受注するような請け負う業務の場合、案件単位で帳票の作成や発行ができるものを選ぶのもポイントの一つです。
案件単位で請求書の作成、発行ができるものであれば、共通の項目を自動で入力してくれるため、作成時間の短縮につながります。

また、毎月決まった顧客に帳票を発行する場合は、自動発行機能を搭載しているシステムを選びましょう。
自動発行機能を搭載しているシステムであれば、毎月決まった顧客の施急所を自動で発行してくれます。
電子請求書の場合は、決まった日にメールで送信してくれるため、請求書の作成時間の短縮の他、送付する手間も省くことができます。

他のシステムの連携

請求書をシステムで発行するには、会計システムや販売管理システムなどの他のシステムと連携し、請求金額を取り込む必要があります。
請求データの入力を省いたり、入金データを読み取り入金消込を自動で行うためには、他のシステムと連携しなければいけません。

他のシステムから請求データを読み取る方法は、CSVファイルをシステムから取り出し請求書発行システムにインポートする方法と、AIPでシステム同士を連携させる方法があります。
請求書発行システムと連携できないものだと、都度CSVファイルを抽出しインポートしなければなりません。
毎月何度も請求書を発行するなら、他のシステムと連携できるものを選ぶとよいでしょう。

フォーマットの変更は可能か

請求書発行システムは、決まったフォーマットで請求書を作成します。
取引先によっては、指定されたフォーマットでの請求書作成が必須になる場合もあるので、フォーマットの変更が可能なシステムを選ぶようにしましょう。

また、送付方法として郵便しか認めない場合も考えられるので、郵便代行機能があると便利です。
郵便代行機能とは、請求書の印刷から発送までの業務をベンダーが行ってくれるサービスです。
電子請求書を認めていない取引先が多い場合や、毎月大量の請求書を発送している場合は、大幅に業務を効率化できます。

セキュリティ対策は適切か

システムで請求書などの帳票を作成する場合、情報漏洩のリスクは避けられません。
情報が第三者に漏洩してしまうと、自社や取引先に多大な損失になりかねません。

そのため、適切なセキュリティ対策が行われているものを選びましょう。
クラウド型のシステムの場合、ベンダーがサーバやシステムを管理しているため、第三者にデータを預けることになります。
ほとんどのサービスでは、セキュリティ対策が行われていますが、サーバが管理されているデータセンターのセキュリティを確認しておくことをお勧めします

  • 施工管理システム

請求書発行システム比較11選

では、請求書発行システムを強みごとに分けてご紹介します。
自社にあった機能を搭載しているか、効率化したい業務にあっているかなどを確認しましょう。

「多機能」が強みの請求書発行システム4選

まずは、様々な業務に対応可能な多機能タイプの請求書発行システム4選をご紹介します。

マネーフォワード クラウド請求書

マネーフォワード クラウド請求書は、見積書・納品書・請求書・領収書に対応したクラウド型のシステムです。
豊富なテンプレートやカード決済や毎月の自動作成機能など、充実した請求書作成サービスを提供されています。
また、同社の会計システムとの連携で仕分けも自動で行うので、業務作業の手間が大幅に削減できます。

特 徴

  • 請求書を作成して一括送信、一括郵送ができる
  • 入金ステータスが一目でわかり、請求漏れが防げる
  • 電子帳簿保存法・インボイス制度に対応
  • 売掛金や買掛金の管理に対応
  • 同社の会計システムと連携が可能
初期費用0円
月額料金スモールビジネス:3,980円
ビジネス:5,980円
郵送費用150円~/通
無料プランあり

BtoBプラットフォーム 請求書(株式会社インフォマート)

請求書の発行や受け取りを電子データ化できるWeb請求書クラウドシステムです。
電子請求書だけでなく、紙媒体での発行にも対応しており、自動で紙媒体と電子データに振り分けて発行することができます
また、自社の会計システムや販売管理システムなど50以上のシステムとの連携経験があり、請求書発行業務をすべて自動化させることが可能で、請求書における業務を最大90%削減した実績を持つシステムです。

特 徴

  • 発行・受け取りの両方に対応
  • 電子帳簿保存法に対応
  • 発行作業は請求データのアップロードのみ
  • 20年以上の運用実績・高レベルのセキュリティ、監視体制の構築
初期費用100,000円~
月額料金20,000円~
郵送費用100円~/1通
無料プラン問い合わせ

楽楽明細

インボイス制度にも対応しており、請求書・納品書・支払明細などの帳票をWeb上で発行することができるクラウド型システムです。
請求データなどの帳票データをCSVファイルやPDFに抽出し、「楽楽明細」にアップロードするだけで取引先に応じて、「メール」「Web」「郵送」「FAX」に自動的に振り分けることができます。
また、AIP連携機能も搭載されているため他のシステムと連携することで、請求データを自動で取り込むことができ、顧客データを取り込んで請求書を発行することも可能です。

特 徴

  • 電子帳簿保存法の定める電子取引に対応可能
  • Web発行機能により郵便と比べ早く確実に届けることが可能
  • PDFの帳票は一括アップロード可能
  • 国内屈指のデータセンターにサーバを設置しているため、安心のセキュリティ体制
初期費用100,000円~
月額料金24,000円~
郵送費用164円~/1通
無料プラン問い合わせ

請求管理ロボ

請求管理ロボは、毎月の請求業務を約80%削減することができるクラウド型システムです。
取引先ごとに請求書を発行する周期やタイミングを記憶委するため、期日通りに請求・入金管理をすることができます。
また、銀行振込、口座振替、カード決済、コンビニ決済と4つの決済方法に対応しており、請求ごとに複数の決済手段をくみあわせることが可能です。
SalesforceやkintoneといったSFAやPCA会計、勘定奉行、弥生会計などの会計ソフトとも連携ができます。

特 徴

  • 取引先ごとの周期に合わせて継続的な請求書発行、送付業務を自動化
  • 売掛・債権管理をスムーズにする入金消込の自動化
  • お客様と伴走するサポート・運用定着支援体制
  • 複数の決済手段をクラウド上で管理可能
初期費用要お問合せ
月額料金要お問合せ
郵送費用要お問合せ
無料プラン要お問合せ

「作業効率化」が強みの請求書発行システム3選

毎月、大量の請求書を発行しており、請求書の発行・送付業務を効率化させたい、といった方にお勧めのシステムをご紹介します。
ここでご紹介するシステムは、作成から送付までの業務を効率化させることができる請求書発行システムです。

Misoca

「Misoca」は、見積書・納品書・請求書の作成から送付までを数ステップで行えるシステムです。
PCブラウザからだけでなく、スマホやタブレットからも各種帳票の作成・発行が可能で、時間や場所を問わないため、請求書発行業務を効率化させることができます。

また、確定申告ソフトとの連携や売掛金の回収保証付与など連携サービスも充実しています。
売り上げ推移を見やすくグラフ化し、入金確認を一目でできる売上レポート機能や、見積から入金までのステータスを管理できる機能、受注管理機能などエクセルでは効率化できなかった業務を効率化できる便利な機能が備わっています。

特 徴

  • シンプルな操作で作成できる
  • 弥生会計やfreeeなどの会計システムと連携ができる
  • 請求書の自動作成予約や自動メール送付ができる
初期費用なし
年額料金8,000円~/年
※無料プランあり
郵送費用¥70円/通
無料プランあり

MakeLeaps

「MakeLeaps」は、見積書から請求書までの各種帳票をクラウド上で作成・共有できるシステムです。
請求日から入金予定日までを可視化することができるため、うっかりミスを防ぐことができます。

また、作成した書類はワンクリックで印刷・封入・投函でき、推測機能によって入金消込ができる便利なシステムです。
Salesforce連携に強みを持っており、営業から経理までのプロセスを効率化したい方はSalesforce版がおすすめです。

特 徴

  • 簡単にミスなく請求書・見積書が作成可能
  • 郵便代行・Web送付・PDF同封で簡単に送付
  • 口座連携やカード決済可能なため入金消込が簡単にできる
初期費用なし
月額料金500円/ユーザー~
※無料プランあり
郵送費用148円/通
無料プランあり

請求上手

「請求上手」は、請求業務を簡単にすることができるクラウド型の請求書発行システムです。
こちらは初期費用が0円であるため、導入に当たって準備金を用意することなくてがるに始めることができるサービスです。

シンプルな機能と操作性で、請求データをアップロードするだけで請求書の作成・発行ができるため、パソコンに慣れていない方でも利用することが可能です。
また、24時間365日で監視体制が行われており、定期的なアップデートによりセキュリティ体制も十分です。

特 徴

  • 初期費用が無料で始めやすい
  • 24時間365日の監視体制・常時バックアップによる確かな安全性
  • シンプルな機能と操作性
初期費用なし
月額料金18,000円/~300件
郵送費用
無料プランお問合せ

請求後の業務も効率化できる請求書発行システム1選

請求書の作成・発行の業務だけでなく、入金消込から記帳など請求後の業務までも効率化させることができるシステムをご紹介します。

クラウド会計ソフト freee(フリー)

freeeは会計ソフトですが、請求書の作成や郵送代行も可能なクラウド型のシステムです。
テンプレートを元に思い通りの請求書を簡単に作成でき、見積書や納品書も一括で作成することができるので、転記ミスを防げます。

また、請求書を作成すれば経理処理を自動で行うことができます。
作成した請求書の情報を売掛金として自動でfreee会計に登録され、入金確認も自動で予測することが可能になります。

特 徴

  • 請求書、見積書、納品書を一括で作成できる
  • 経理処理も自動で完了
  • 請求書の郵便代行もワンクリックで可能
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月額費用ミニマム:1,980円
ベーシック:3,980円
お任せパック:29,800円
郵送費用要お問合せ
無料プランあり

送付・受領が強みの請求書発行システム2選

続いて、請求書の作成や発行よりも請求書の送付業務を効率化させたい方にお勧めのシステムをご紹介します。

インボイスポスト

「インボイスポスト」は、請求書処理の完全ペーパーレス化を実現させる請求書の代行受領・データ化サービスです。
クラウド上で各種帳票の管理をするため、受領のために出勤することやスキャン作業、ファイリングや保管にかかっていた時間を削減することができます。

また、紙・メール・PDFなどどの形式で送られてきた請求書でも受領からスキャンまで代行で行ってくれます。
そのため、今まで出勤しなくてはいけなった経理部門のテレワークを実現させることができます。

特 徴

  • オンラインによる一括管理で請求書業務を効率化
  • 請求書が取引先から経理に直接届く
  • 経理部門のテレワークが実現
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Bill One

「Bill One」は、経理部門を含めた請求業務を効率化させるシステムです。
紙やメールやPDFなどの様々な形式、方法で届いた請求書をオンライン上で受け取ることができ、請求書をクラウド上で一元管理することが可能です。

また、電子帳簿保存法の改正やインボイス制度の導入などの法改正に対応しているため、改正が行われるたびに業務フローを変更する必要がなくなります。

特 徴

  • AI、OCR、入力オペレーターにより99.9%の制度でデータ化
  • 法改正に対応した業務フローの構築が可能
  • 外部サービスとの連携が可能
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建築業の請求管理なら『建築業向け管理システム アイピア』

請求書の作成・管理に便利なITツールはたくさんあります。
建築業に合ったシステムは何か、と悩む方もいるのではないでしょうか。
そこで、誰でも簡単に業務の管理・共有ができる『建築業向け管理システム アイピア』をご紹介します!
建築業向け(リフォーム・工務店)管理システム アイピア

アイピアは建築業に特化した一元管理システムであり、顧客情報、見積情報、原価情報、発注情報など工事に関する情報を一括で管理できるため、情報集約の手間が削減されます。多種多様な書類に対応しているため、工事に必要な書類を簡単に作成できます。
さらに、アイピアはクラウドシステム。外出先からでも作成・変更・確認ができます。
※インボイス制度対応予定


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まとめ

請求書発行システムには、請求書の作成から発行、郵便代行、入金消込まで効率化できるものもあります。
選定のポイントでもお伝えしましたが、自社が効率化させたい業務を洗い出し、必要最低限の機能を備えたシステムを選ぶことがコストを抑え、操作性に優れたシステムを選ぶことです。

インボイス制度の導入や電子帳簿保存法の改正のためにも、オンライン上で請求書を管理することで業務フローを変更することなく効率化させることができます。
今回ご紹介した請求書発行システムを参考に、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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AIPPEAR NET 編集部

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