【例文付き】請求書の催促メールの書き方とは？ポイントや注意点を解説

請求書は支払いにあたって欠かせない書類です。
企業は、それにもとづいて決められた金額を支払う必要があります。

しかし、そもそも取引先から請求書が届かないというケースも珍しくありません。
こういった時はメールで催促するのがおすすめです。

では、催促メールはどのように書けば良いのでしょうか。

請求書が届かない場合の対処法

まずは、請求書が取引先からなかなか届かなかった時はどうすれば良いのでしょうか。

一番やってはいけないのが、そのうち来るだろうと傍観していることです。
仮に取引先が本当に請求書を送るのを忘れていた場合、トラブルのもとになりかねません。

こうした事態を防ぐためには、やはりしっかりと相手に請求書が届いていないと伝えるしかないです。

請求書が届いていないことを取引先へ知らせる

取引先の担当者が特定できる場合はその人とすぐコンタクトを取りましょう。

もっとも、ぶしつけに請求書が届いていませんと言うだけではいけません。
失礼のない文章を使いましょう。

これについては、後で文例を紹介しますので、そちらを参照してください。

催促のタイミングを決める

たとえば、取引を終えて1週間ほど経っても請求書が届かないというケースがあったとします。
これまで取引に慣れていない人にとっては、催促するべきなのかどうか迷ってしまうのではないでしょうか。

仮に向こうがまだ請求書を作っている段階なのに催促してしまったら、タイミングが早すぎて失礼にあたる可能性があります。
あらかじめこれくらいの時期まで請求書が届かなかったら催促する、といったタイミングを決めておきましょう。

催促メールを送る

請求書が届かないと知らせる場合、電話でその旨を伝えるべきなのでしょうか。
それともメールで伝えるべきなのでしょうか。

基本的にはメールで伝えたほうが良いでしょう。
電話で伝えると細かな伝言がしっかりと伝えられなくなってしまう可能性があります。
文章にしたほうがこちらの伝えたいことは漏らすことなく伝えやすいでしょう。

請求書の催促メールの書き方

これまで請求書を催促したことがないので、どういった文章を書いたら良いかわからないと悩んでいる方は多いはずです。
そこで、ここからは相手とトラブルを起こすことなく、請求書を催促するためのメールの文例について見ていきます。

【文例1】請求書の送付を催促する場合

【文例2】催促メール送信後も請求書が届かない場合

【文例3】請求書の内容を確認したい場合

請求書の催促メールのポイント

請求書を催促する際、メールの文章は慎重に構成しなければいけません。
不用意な言葉を書いてしまうと、取引先との関係が悪化してしまう可能性があります。

そこで、催促するメールを書く際に気を付けておきたいポイントをいくつか解説していきます。

件名は簡潔に

メールを受け取った時に真っ先に読むのは件名です。
ここで無駄に長い件名を書くようではいけません。
「請求書のご送付に関するご確認」等、要件を簡潔に書くようにしましょう。

やわらかい表現を使う

請求書が届かない場合、相手側に責任があることもあります。
しかし、それをあげつらう口調になってしまうと、先方の気分を損ねかねません。

できるだけ丁寧な表現を心掛けるようにしましょう。
たとえば、請求書が届いていないです、と直接的な表現にすると、とげとげしい言い方になってしまいます。
請求書の豪送付の状況をご確認いただけませんか、と表現する方がやわらかい印象になります。

クッション言葉を使う

相手方にも請求書を作る時間がない等、様々な事情があります。
そのため、相手の苦労を慮る言葉を用いるようにしましょう。

たとえば、「お忙しいところ恐縮ですが」や「お手数をおかけしますが」等のクッション言葉が適切です。

入金が遅れる可能性がある旨を記載する

何より請求書が届かないと困るのは自社です。
取引が成立した場合には発注先は必ず支払いを行わなくてはいけません。

その支払いが遅れると、さらなるトラブルが発生する可能性があります。

本文には、請求書が届かないことでどのような困り事が生じるのかを具体的に書きましょう。
また、この日までに請求書を送ってもらいたいという具体的な期日を設定すると良いでしょう。

メールが行き違いになる場合のお詫びの言葉を添える

請求書は郵送で送られる場合が多いです。
郵便の場合、発送してから数日経ってようやく会社に届くということも珍しくありません。

そのため、メールを送った時にはすでに請求書の発送を終えていたというケースは十分にあり得ます。
そうした場合を想定して、メールには行き違いになっていたら申し訳ない等の文言を添えておきましょう。

請求書の催促メールを送る際の注意点

ここまでは、請求書の書き方やメールの文章を書く際に押さえておきたいポイントについて解説してきました。

他方で、そもそもメールを送る前に注意しておくべきというポイントがあります。
最後にこれについて解説していきましょう。

取引先とのメールのやり取りを十分確認する

取引先からのメール等に、請求書の期日が明確にメールに記載されていることが多いです。
しかし、こちらがそれ失念し、期日まで日数があるにの関わず請求書が届かない、と思い込んでしまったらどうなるでしょうか。

余計な催促メールを送ってしまって、先方から印象が悪くなってしまいかねません。
こうした早とちりをする前に、まずは取引先との連絡を一から振り返るようにしましょう。

先方から届いたメールに期日や発送遅延等の記載がないか確認しましょう。

請求書が届かなくても支払いの義務はある

法律上、会社と会社の間で取引があった場合は、発注者は必ず一定の金額を支払わなければいけません。
請求書が来ないからといって支払いをそのまま放っておくと、最悪の場合向こうから訴訟を起こされる可能性があります。
もちろん、そもそも受注先から請求書を発送しなかったのだから支払いができなかったとも言えるでしょう。

しかし、余計なトラブルを抱えるくらいなら、しっかりと請求書を催促して指定の金額を支払うようにしましょう。

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まとめ

予定の期日までに請求書が届ないと焦ってしまう人は多くいるでしょう。
その場合、届くのを待つのではなく、取引先とのトラブルを回避するため催促のメールを送りましょう。
催促のメールでは、期日や困る理由を取引先に失礼がない表現で明記することが重要です。