請求書の相殺処理とは？仕組みや書き方を解説！

企業間の取引では、掛取引が行われるケースが珍しくありません。
後払いとなる掛取引では売掛金や買掛金が発生するため、双方で相殺処理すれば、事務処理の手間、手数料等のコストが削減できます。

本記事では、売掛金や買掛金などの用語について解説したうえで、相殺処理のメリット・デメリット、相殺請求書の書き方や注意点などをご紹介していきます。

相殺とは

そもそも、相殺処理の『相殺』とは、どのような意味なのでしょうか。
相殺とは、2社間で債務があった場合に、意思表示をしたうえで、双方の債務を対等額だけ消し合うことです。

たとえば、A社がB社から10万円の製品を購入し、B社がA社から10万円分のサービスを利用したとします。
この場合は、A社とB社の双方で10万円ずつの債務と債券が発生しますが、相殺処理をすればお互いの債務と債券を帳消しにすることが可能です。

企業間の取引では、掛取引が行われるのが一般的となっています。
掛取引とは、商品購入やサービス利用料などの代金を後から支払うことです。
すぐにお金のやり取りが発生しないため、会計処理上では、売掛金や買掛金などの勘定科目などを用いて、金額を正確に記録しておかなくてはなりません。

相殺処理を行う際には、これらの用語をきちんと理解しておく必要があります。

売掛金（完成工事未収入金）とは

売掛金（完成工事未収入金）は、自社が商品やサービスなどを提供した際に、取引先からその代金を受け取れる権利のことを指しています。
要は、後から取引先に対して代金を請求できる債権のことです。

売掛金は、流動資産に分類されるプラスの資産となります。
ただ、売掛金の額が大きくなると、後日回収できなくなった場合のリスクが高まるため注意が必要です。

買掛金（工事未払金）とは

買掛金（工事未払金）は、自社が商品やサービスなどを購入した際に、取引先へその代金を支払わなければならない債務のことです。
会計上では流動負債に分類される負債です。

支払期限までに、指定の方法で支払いを済ませなければなりません。
万が一、支払いを忘れたり、入金が遅れたりすると、相手先へ迷惑をかけてしまいます。
自社の信用問題にもなりかねませんので、しっかりと買掛金を管理する必要があります。

相殺処理のメリット・デメリット

相殺処理には、次のようなメリットやデメリットがあります。
相殺処理を行う前に、これらの点をよく把握しておいたほうが良いでしょう。

相殺処理のメリット

まずは相殺処理のメリットをご紹介します。

現金授受の手間削減

相殺処理のメリットは、現金のやり取りの手間が省けることです。
振込件数が多い場合には、連絡や確認などの事務処理が増えてしまうため、経理担当者の負担が大きくなってしまうことでしょう。

相殺処理をすれば、そういった手間が省けるため、業務の効率化にもつながりやすくなります。

経費の節約

経費が節約できることもメリットの一つです。
相殺処理をすれば代金を振り込みする必要がなくなるため、送金時の手数料がかかりません。

担保機能として役立つ

相殺処理には、担保機能としての役割もあります。
掛取引では、代金の支払いの遅延、貸倒などのリスクがつきものです。
万が一代金が回収できなくなったら、大きな損出を出してしまいかねません。

そういったリスクの備えとなるのが、相殺処理のメリットです。
諸事情により相手先が買掛金の支払いができなくなってしまった場合でも、自社が相手へ代金を支払わなければ、お金を損することがありません。

相殺処理のデメリット

相殺処理のデメリットは、支払いのタイミングがズレることです。
双方で相殺処理したい債権の支払期限が異なる場合には、どちらかに合わせなくてはなりません。
場合によっては、予定された支払日よりも早く支払いを済ませなくてはならないケースも出てくるでしょう。

相手からの入金が見込めなくなると、一時的に資金繰りが大変になる可能性も出てきます。
資金繰りが難しくなると予想される場合には、無理に相殺処理をしないほうが良いかもしれません。

そのほかにも、双方で領収書や請求書を発行や確認の手間がかかるといったデメリットもあります。

請求書での相殺処理は可能？

請求書で相殺処理をすることも可能です。
その場合であっても、双方の合意が必要になるため、事前に相手先の担当者と連絡を取り合って確認しておきましょう。

相殺請求書の書き方

相殺請求書を発行する際には、『請求書の発行日』『請求金額』『代金振込先の情報』を記載しておきます。
元の請求金額や相殺金額などの情報のほかに、相殺後の支払金額がいくらになるのかも記載しておかなくてはなりません。

各社によって相殺請求書作成のルールが設けられているケースもありますので、相手先から指定があった場合にはその内容に合わせたほうが良いでしょう。

相殺請求書を発行する際の注意点

ここでは、相殺請求書を発行する際に注意すべき点をいくつかご紹介します。

相殺前後の金額を明記する

相殺請求書の発行時には、必ず相殺前後の金額を明記しておきましょう。

相殺後の金額だけしか記載されていない相殺請求書を送ってしまうと、相手先が内容を把握できずに困ってしまうかもしれません。
内容がわかりやすいように、相殺前と相殺後の金額を明記しておくのが大事なポイントです。

金額の記載例

相殺請求書に金額を記載する際には、次の点に注意しましょう。

相殺金額の頭にマイナスの符号を記す

相殺請求書を発行する際には、相殺された金額の先頭部に『－（マイナス）』のマークを記しておきます。
『▲（黒三角）』『△（白三角）』などのマークを付けるケースもあります。

各社のルールに従って適切なマークを付けておきましょう。
たとえば、双方で300万円の売掛金と買掛金がある場合は、相殺金額を△3,000,000円と記載しておきます。

相殺処理の記録を残す

相殺請求書を発行したら、記録を残しておかなくてはなりません。
日付、取引内容、金額、途中経過などの内容を帳簿に正確に記したうえで、仕分け処理を行いましょう。

システムを導入すると便利！

システムを導入することで、一般的な入金管理だけでなく、相殺請求書や相殺領収書を作成した履歴を残すことができます。
システムを用いて「いつ・いくら・どの現場で」相殺を行ったのか、すぐに確認できるようにすることでトラブルがあった場合でも、迅速な対応が可能です。

弊社が提供する『建築業向け管理システム　アイピア』なら案件別に入金管理や請求書管理を行うことができるので、履歴をしっかりと残すことができます。

相殺領収書が必要な場合

相殺領収書は、相殺処理を行った証明となる書類のことです。

相殺領収書の発行は義務ではありませんが、相手先が発行する場合には、同額の相殺領収書の発行しておかなくてはなりません。
相殺領収書があれば、債務が消滅したという証明になりますし、二重払いの防止にもなりますので、発行しておいたほうが良いでしょう。

最後に、相殺領収書の書き方、収入印紙の扱いについて解説していきます。

相殺領収書の書き方

自社と相手先の請求額と支払額が同額の場合には、相殺領収書には双方で同じ金額を記入します。

但し書きには、相殺処理を行った旨を記入しておきましょう。
双方で支払額が異なる場合には、相殺分を内訳に記載して、一部相殺した旨の但し書きを記入しておきます。

相殺領収書に収入印紙は必要？

双方が同じ金額を記入する場合であれば収入印紙は不要です。

金額が異なる場合には、金銭の授受が生じるため収入印紙を貼付しなくてはなりません。
領収金額が5万円以上となる場合には、金額に応じた収入印紙を用意して、消印も押しておきましょう。

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まとめ

請求書の相殺処理とは、意思表示をしたうえで、双方の債務を対等額だけ消し合うことです。
この処理は、現金のやり取りの手間が省ける、担保機能としての役割があるといったメリットがあります。

ただし、支払いのタイミングがずれ込むことで、資金繰りが大変になるリスクもあるため注意が必要です。
相殺請求書を作成する際には、相殺前後の金額を明記しておくのがポイントです。
取引の証拠として、相殺領収書も用意しておきましょう。