在宅ワークが増えてきて遠隔でやり取りができるツールを探している方は多いのではないでしょうか。業務効率化ツールを使うことでお金、労力、時間など様々な面でコスト削減を目指すことができます。本記事では業務効率化ツールの選び方や機能ごとにおすすめのツールを紹介していきます。
目次
業務効率化ツールを選ぶポイント
コスト
どんなツールでも導入する際に一番はじめにクリアしなければならないのはコスト面の問題だと思います。金銭的コストはもちろん、時間や労力も含めてツールを導入する際にコストはかかってきてしまいます。導入前と導入後でどれだけコスト削減できているのか、コストと効果のバランスが取れているのか調べてみる必要があります。
機能性
望む機能がどれだけ特化しているかが重要です。たくさんの機能が含まれていることはもちろ良いのですが、それだけではなく見やすさや機能のシンプルさも選ぶ際に注目してみるといいでしょう。
連携
既存のデータやアカウントと連携することができるようになっていると、導入までの流れもスムーズになり定着しやすくなります。またデータやアカウントの移動をしない分、漏れを防ぐことができます。
サポート体制
導入時の対応やアフターサービスが充実しているサービスを選びましょう。不明な点や気になることを気軽に相談できる体制が整っているツールは安心して使い始めることができるでしょう。
使いやすさ
上記のポイントを見たうえで自社にあったツールを選んでいきましょう。たくさんの機能が搭載されているからと言って使いやすいツールだとは限りません。使わない機能がたくさんあるのにコストだけ無駄にかかってしまっていてはもったいないです。どの機能が必要なのか、どれくらいのコストなら割に合っているのか取捨選択していきましょう。
導入した後に大事なこと
ツールを導入するだけで終わってしまうのではなく、そのツールを導入したことによって何が変わったのかを知っていくことが一番大切なことではないでしょうか。導入したことによって効率化された良い点や、新たに生まれた課題などを見つけることができます。これは今後もそのツールを使い続けていくべきなのか判断するために重要な材料となります。
Web会議ツール
web会議ツールで注目するべきポイントは大きく分けて4つあります。一つ目はセキュリティ対策がきちんとできているかです。社内や取引先との会議では漏れてはいけない大事な情報を扱うことが多いでしょう。安心して使うためにセキュリティ面は考慮が必要です。二つ目は利用に制約があるかです。利用するために複雑なツールを使いこなせなければならなかったり、利用者全員に料金がかかってしまったりすると限られた人としかweb会議を行うことができなくなってしまいます。誰でも簡単に使いこなせて制約が少ないことが望ましいです。三つめは安定して接続できるかどうかです。会議の途中で音声や映像が切れてしまわないようになるべくどんな環境でも安定した接続状況を保てるツールを選びましょう。四つ目は利用者数です。一度の会議に入ることのできる人数が多ければ大きな会議や説明会でも不自由なく使用することができるはずです。
Zoom
参加者のアカウント登録が必要なく、どのデバイスからでもミーティングの主催や参加が可能です。ミーティングのセキュリティも管理されています。
- HDビデオ・高音質オーディオ
- コラボレーションツール
- レコーディング・文字お越し
- カレンダー連携
- チャット機能
Microsoft Teams
会議やチャット、通話などを一か所で行うことができることが特徴です。アプリやワークフローをTeamsと統合することもでき、自分に合った使い方ができます。
- チャット
- 会議
- 通話
- 共同作業、ファイルを共有して編集ができる
Skype
パソコンだけでなくスマホからでも使うことができます。さらにファイルを共有しながら通話ができるため資料を見せながら会議をすることが可能です。
- 音声通話・ビデオ通話
- チャット
- デスクトップ共有
- ファイル共有
タスク管理ツール
タスク管理に特化したツールを使ってタスク管理を行うことでたくさんのメリットがあります。個人で使う場合にはスケジュール管理やタスクの書き出しができるためタスクのやり忘れや漏れを防ぐことができます。チームで使う場合には、進捗状況とタスクの重要度などから一番効率のいい仕事の割り当てを決める判断材料となるでしょう。
Trello
カンバン式で付箋のように一目でタスクを管理することができるツールです。タスクの起源や担当者の設定もできるためタスクの抜けを防ぐことができます。
- カンバン式
- ファイル共有
- チェックリスト
- コメント
Asana
チームの進捗状況を一覧で確認できるため、確認メールや会議に割く時間の短縮につながります。
- リストビュー
- タイムライン
- ボード機能
Redmine
プロジェクトを管理することができるツールです。進捗状況の確認や情報共有を簡単に行えるため計画通りに仕事を進めることに役立ちます。
- ガンチャート
- カレンダー
- ロードマップ
- Wiki
- リポジトリ
- ニュース
RPA ツール
RPAツールとはRobotic Process Automationの略であり、ロボットによって仕事を自動化するツールのことです。データ入力やメールの送信、計算などが主に自動化できる分野です。これらの業務は単純であるがゆえにミスが起こりやすく、時間もかかってしまう仕事でした。手作業で行っていた業務をロボットによって自動化されることで人為的なミスが減らせ、時間の余裕もできるでしょう。従業員の負担も減り仕事の効率化につながっていきます。
WinActor
プログラミングの知識がなくてもパソコン操作を自動化でき、サポート体制も万全のため安心して導入することができます。
- 注文書の識別・転記作業
- 集計データの加工作業
- 紙ベースの発注書処理
- 請求処理業務
BizRobo!
ルーチンワークをロボットが代行してくれるため作業の負担が軽減されます。個々にあったツールを提案などポート体制も充実しています。
- フロー図によるシナリオ作成
- レコード機能
- ダッシュボード
- ログ管理など
blueprism
ロボットの一元管理ができる全社統括型のツールです。プログラミングの知識がなくても開発できるように作られており、セキュリティ対策も十分に取られていることが特徴です。
- プロセス制作・管理
- オブジェクト監理
- コントロール管理
- アナリティクス
電子契約ツール
電子契約することでもたくさんのメリットがあります。紙代やインク代などのコストを削減することができ、ペーパーレス化を促進していくツールとなるでしょう。書類の契約書を郵送するには様々なところを経由するため時間がかかってしまいます。しかし、電子契約であればインターネット上で素早く契約を締結することができます。ほかにも、書類の保管場所の問題や、データ管理の問題も解決してくれます。今後さらに電子契約は主流になっていくと考えられるため、電子契約ツールの導入に前向きな検討をお勧めします。
CLOUDSIGN
弁護士監修の電子契約ツールで、契約作業をオンラインだけで完結させることができます。メールアドレスで認証作業を行えるため取引先とも使いやすいです。
- 操作画面がシンプル
- 2要素認証
- 弁護士ドットコムによる電子著名
WAN-Sign
電子証明書や簡易なメール認証など契約内容に合わせた締結ができます。既存の書面契約とも一元管理することができるため意向がしやすく漏れも防ぐことができます。
- 締結機能
- 管理機能
- セキュリティ
- ユーザー管理
- システム連携
- サポート体制
電子印鑑GMOサイン
契約書を一括送信することができるためまとめて契約を締結することが可能になります。電話サポートなどアフターサービスも充実しています。
- 著名機能
- 管理機能
- 送信機能
- 拡張機能
- セキュリティ
ファイル共有ツール
ファイル共有するには特にオンラインストレージがおすすめです。主な理由は三つあります。一つ目は複数人でのファイルの閲覧や編集が可能であることです。二つ目は閲覧できる人の権限を制限することができるためデータの流出を防ぐことができることです。最後に三つめはデータのバックアップが取れていると万が一データを紛失してしまった場合にも対処することができることです。セキュリティ対策やデータ容量などから自社にあったツールを選びましょう。
OneDrive
ファイルの共有や共同作業をどのデバイスからでも行うことができます。データ容量の少ないパソコンやタブレットのデータ保存場所として使用することができます。
- ファイル共有機能
- コラボレーション機能
- セキュリティ
Dropbox
ファイルやクラウド上のコンテンツ、その他の項目を一つの場所でまとめて管理することができるためテレワークの効率化につながります。どのアカウントからでも共有でき、タスクの管理、ファイルの更新記録などの機能も当されています。
- 保存と同期
- 共有
- 安全詞を維持
- 共同作業
GoogleDrive
どのデバイスからでもファイルやフォルダの保存、共有、共同編集が可能です。既存のツールやアプリとも連携できるため簡単に導入することができます。
- ファイル共有機能
- コラボレーション機能
- セキュリティ
『建築業向け管理システム アイピア』
アイピアは、クラウド上で、建築業に必要な機能が揃った一元管理システム。進捗管理、原価管理、見積管理等様々な機能に対応しています。
【アイピアで出来ること（一部）】
・顧客管理
・見積書作成
・請求書作成・入金管理
・原価管理（労務費管理も可能）
・発注書管理
・工程表作成
・案件進捗管理
・労務費管理（出面表)
・帳票（工事台帳、見積書など100種類以上）
・スクリーニング機能(分析機能）
まとめ
業務効率化を図るさいに、もっとも効果を発揮するのはITツールの導入です。
自社の課題を発見し、ITツールの導入を検討しましょう。
ですが、業務効率化ツールと言っても多方面でたくさんのツールが存在します。
無料お試しを実施しているツールもあるため、気になったツールはまずお試しから始めてみるといいかもしれません。
