営業支援（管理）ツールとは？選び方の５つのポイントを解説

営業管理ツール・システムを導入する目的は、営業活動を効率化して、業績を上げていくことです。しかし、いきなり大金を投入して、大きなシステムを導入しても使いこなせるのか？という疑問があります。実際に失敗例もあります。そこでまず、自社の営業活動を問題を解決する方向で、いくつかの営業管理ツールを導入することをおすすめします。

営業管理システムとの違い

ツールは個別の業務に対応するために作られたソフトウェアです。便利な道具そのものです。そして「一度入力したデータ（情報）を再入力することなく、そのデータ（情報）を必要とする全ての処理で使える」という“create one time, use many times”になっていることがシステムの条件となります。ですから、単体で使用することを前提とした業務別システムは、ツールと同じと言えます。ツールが単独の楽器の演奏であるとしたら、システムは多数の楽器が複雑に、絶妙に影響し合うオーケストラの演奏と言えます。

営業支援ツールの種類

営業支援ツールには３種類あり、主な機能は以下の通りです。

MA

主に、見込み客を獲得をし、選別までサポートするツールです。

「MA」とは「マーケティングオートメーション」の略です。これから顧客になる「見込み客＝リード」をリスト化し、見込み客のニーズに対して最適な営業活動を展開していきます。自社サイトへのアクセス数・資料請求の状況・広告やダイレクトメールへの反応・イベントや展示会などでの直接のヒアリングなど、さまざまな情報を集め分析する機能があります。MAの役割りは、見込み客に自社の商品やサービスに興味を持ってもらい、ニーズが高まった状態で営業担当者に引き渡します。

【MAツールの主な機能】
◎見込み客の情報管理
◎セグメントメール送信・メールマーケティング
→　分類した見込み客に適切なメールを送ります。
◎Webサイトの構築
◎アクセス解析・Web行動解析
◎キャンペーン管理・マーケティングシナリオ作成
→　見込み客の適切な提案ができるようにプランを作成・提案します。
◎スコアリング
→　見込み客の過去の反応や行動を分析し、見込み度を数値化（可視化）します。
◎SFA・CRM連携

SFA

主に、営業活動全般のサポートをするツールです。

「SFA」とは「セールスフォースオートメーション」の略です。
・売り上げの増加と利益を拡大できる営業プロセスの実現
・案件管理の効率化
・コスト削減
この3つの要望にSFAが応えました。

MAで顧客になりそうな見込み客に対して、実際にアプローチする際に重要となるのが「顧客管理」と「案件管理」です。これには営業の日報をつけたり、進捗状態を上司に報告するなどの事務作業も派生します。これらの作業を自動でまとめ、情報を一括管理する機能があるので、担当者は営業に集中することができます。営業プロセスや進捗管理をしっかりと管理しながら、商談から受注までの契約率を引き上げることがSFAの主な役割りです。

＊「営業支援ツール」は本来はMAツール・SFAツール・CRMツールの全てを含みますが、SFAツールだけを指すこともあります。

【SFAツールの主な機能】
◎顧客管理
◎案件管理
◎営業行動管理
◎スケジュール管理
◎日報作成・管理
◎見積書・請求書作成
◎データ分析レポート

▼SFAのシステム比較はこちら
SFA(営業支援システム)39選徹底比較！価格・基本機能の早見表付き

CRM

主に、顧客管理をサポートするツールです。

「CRM」とは「カスタマーリレーションシップマネジメント」の略です。
契約を交わした顧客には、その後も優良顧客として付き合っていくために、アフターフォローが必要になります。顧客の基本情報の管理の他に、いつどんなやり取りをしたか、先方からの要望・クレーム・取引履歴などが次々に追加されていきます。それらの情報を蓄積しつつ管理・分析を行ない顧客との関係性まで管理できるので、長期的な関係作りを行うことがCRMの主な役割りとなります。また、機能も益々充実し、購買前の顧客の行動をCRMに蓄積し、新規に顧客を開拓する際に利用するといった方法も増えています。

【CRMツールの主な機能】
◎顧客管理・対応履歴管理
◎顧客分析
◎プロモーション管理
→　蓄積されたデータを分析して、適切なタイミングでメールマガジン配信をし、商品やサービスに興味を持たせます。

営業支援ツール選びの３つの基準

営業支援（管理）ツールを「何のために導入するのか」この課題を解決して、始めて営業支援ツールの導入は成果が上がります。自社の課題を解決できなければ導入しても意味はありません。課題を明確にして初めて工数分析や従業員アンケートも生きてきます。優先順位の高いと思われる課題をピックアップして行きましょう。

営業支援ツールには、その基本的機能から考えて２つの側面があります。それを基準にしてどういったツールを選ぶのか決めていきます。

オペレーションを重視したツール

営業マンにとって面倒で時間がかかる業務を、自動化・効率化できるツールです。日報管理・進捗状況管理・経費計算・文章作成・チャット対応などを効率化できれば、本来の営業活動に力を入れることができます。

顧客情報管理を重視したツール

名刺管理ツール・商談管理ツールなどがこれにあたります。情報を整理分類するだけでなく、分析機能もついているのがスタンダードです。CRMをプラットフォームで使用したり、CRMとの複合型のツールが挙げられます。

オールインワンツール

上記の二つの機能を合わせ持つ多機能ツールですから、高価になることもあります。ただし、後付けでツールを足していくと連携が上手くいかない場合もありますから、先に揃えるのも選択の一つです。

どのツールでもスケジュールをグラフで可視化する機能がありますが、選ぶ基準がオペレーションなのか、情報管理にあるのかで違ってきます。どの機能を重視するかで比較すると選びやすくなります。

選び方の５つのポイント

まとめ

多くの営業マンが、本来の営業活動をしたくても、その下準備や資料作り・顧客の情報の整理などに追われていいます。また、営業のノウハウは個々で違いますから、営業マン全員が同じ成果を上げるには無理があります。その悩みを解決するのが、営業管理ツールです。

3つに分けられますが、まとめると
○MA :商談「前」をサポート
○SFA :商談「中」をサポート
○CRM :商談「後」をサポート

というイメージになります。もちろん、全て導入する必要はありません。必要最低限のツールを導入し、試行錯誤していく中で見えてくるものが、次のステップにつながります。

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