電子請求書とは？法改正のポイントや導入のメリットを解説

新型コロナウイルスの影響でテレワークが普及した背景もあり、電子請求書を活用する企業が増えています。
さらに、電子帳簿保存法が改正されたことにより、電子帳票に関するシステム導入も本格的に検討している企業も多いのではないでしょうか。

この記事では、電子請求書のメリットや注意点、電子帳簿保存法について解説していきます。

電子請求書とは

紙の請求書をPDFなどに電子化させて、メール等でやり取りするものを電子請求書と言います。
電子化させることで、経理担当者の手間を省けるようになるため、仕事の効率もアップします。

かつては紙媒体でのやり取りが主流でしたが、IT化やDX化の進む昨今では請求書をはじめとする帳票類も電子化が進んでいます。

電子請求書は法律的には有効か

電子請求書も、ルールを守っていれば法律的にも認められます。

仮に税務調査で請求書を確認したいと尋ねられた時にも、ルールを守って電子化していれば証拠として提出できます。

これまで、電子請求書を受け取っても自社では紙媒体で保存したい場合は、印刷して紙の状態で保管しておくことは可能でした。
しかし、電子帳簿保存法の改正により、電子データで受け取った請求書は、電子データのままで保存することが義務付けられました。

今まで紙で請求書を保存していた企業も、今後は電子保存しなければなりません。

電子請求書の送付方法

電子請求書を送付する際、大きく分けると以下の3つに分類できます。

どの方法を使うかで、同じ電子化でもメリットやデメリットが異なります。
それぞれの方法について詳しく見ていきましょう。

メールで送付する

請求書をそのままメールに添付にして送る方法です。
誰でも簡単に利用できます。

事前にシステムを準備する必要がなく簡単に使えますが、セキュリティ面は不安が残る方法です。
急遽、請求書を確認したいと言われても、検索が難しくメールの送付の場合は探すのが大変な点も留意しておきましょう。

電子帳簿保存法には未対応でペーパーレス化にはならず、請求書への押印も必要になるなど、ほかの送付方法に比べるとデメリットが多くなります。

相手にダウンロードしてもらう

作成した請求書をクラウド上にアップロードし、相手にダウンロードしてもらう方法です。

この場合、保存が数ヶ月可能なため、保管できている間は検索も簡単です。
またメール送付とは違い、セキュリティ面は安心なことに加え、取引先が受け取ったかどうかの把握も可能です。

しかし、電子保存に関しては、発行側よりも受取側の方が保存のハードルが高いというデメリットがあります。

電子データでやりとりする

電子データでのやり取りは、請求書の作成から、発行、受取までスムーズに行えます。

安全性にも力を入れているツールを使用すれば、セキュリティも担保されていて安心です。
いざ請求書を出してほしいと言われても、検索で簡単に出せます。
取引先の受取状況を容易に確認できるだけでなく、万が一確認していないことがわかったら、未確認の取引先だけ一括して催促も可能です。

電子帳簿保存法の要件にも対応しているため、ペーパーレス化ができて請求書への押印も必要ありません。
電子請求書の送付方法の中でもメリットが多いです。

電子帳簿保存法とは

これまでは紙媒体で保存されたものだけが、帳簿として認められてきましたが、国税関係帳簿書類や国税関係書類を電子化したものもデータとして保存しても良いと定められました。
この法律を電子帳簿保存法と言います。

昭和から平成、令和とITのデジタル化が進んだこともあり、何回も法律は改正されています。

2022年1月の法改正のポイント

2022年の改正では、より書類の電子化がしやすくなりました。

具体的な改正のポイントは以下の6点です。
1つずつ詳しく解説していきます。

事前手続きの廃止

電子帳簿保存やスキャナ保存を利用するには、税務署長の承認が必ず必要でした。

しかし、今回の改正で事前手続きが廃止となったため、今は税務署長の承認を得なくても電子帳簿保存やスキャナ保存が使用できます。

タイムスタンプ要件の緩和

タイムスタンプに関しても、これまでより要件が緩和され、付与期間が最長約2ヶ月に統一されました。

電子取引でも同じようにタイムスタンプの要件が緩和されているため、利用しやすくなっています。

検索要件の緩和

書類を電子保存する際には、検索機能を確保することを目的に、細かな検索要件が決められていましたが、改正によりこの要件が緩和されました。

必要な項目が削減され、取引年月日のほか、取引先とやりとりした金額から検索できれば、電子保存が可能です。

日付か金額の範囲指定が使え、2つ以上の任意の記録項目から検索が可能であれば認められます。
『税務職員による質問検査権に基づく電磁気記録のダウンロードの求め』があった際にすぐ対応できることが求められます。

適正事務処理要件の廃止

これまでは、スキャナ保存が正しく行われているかを確認するため、適正事務処理要件が存在していました。

タイムスタンプの不正付与の防止のため、事務担当者とは別の担当者を用意したり、スキャン文書と帳簿に不備があった際に対応できる体制が求められていました。
しかし、今回の法改正を受けた要件緩和により、これらは廃止されます。

電子データでの保存の義務化

請求書などの電子データを紙で保存していた企業も多いかもしれませんが、今回の法改正では電子データの保存のみが認められています。

そのため、電子データで取り引きしたものを紙で保存していた企業は、電子データで保存できるように対応しなければなりません。

まだ2023年12月31日まで猶予の期間がありますが、ここを過ぎてしまうと紙媒体での保存はできません。
体制が整っていない企業は、早めに準備が必要です。

罰則の強化

電子データで保存したものを、改ざんしたり隠ぺいしたりした場合には罰則があります。
万が一、隠ぺいなどが発覚した場合には、重加算税が10%も加重されてしまいます。

この罰則は、令和4年1月1日以降に申告する国税に適用されます。

電子請求書のメリット

紙の請求書保管を利用してきた企業にとって、電子請求書へ移行する際には不安も多いかもしれませんが、電子請求書にはメリットも多く便利です。

ここからは、電子請求書を利用するメリットについて紹介していきます。

手間やコストを削減できる

請求書の発行には、作成から送付まで手間やコストがかかります。
取引先が多ければ多いほど、その負担も大きくなります。

さらに、紙媒体の請求書は7年前後の保管が法律で義務付けられているため、管理コストもかかります。

電子請求書は、システムを活用すれば発行から送付までの一連の流れを簡単に行えます。
また郵送する必要もないため、郵送費もかかりません。

保管もパソコン上でできるため、保管場所にも困りません。

改ざんや紛失のリスクを回避できる

電子請求書のやり取りをクラウド上で行うことによって、書類の改ざんを防止できます。
書類に変更が加わった場合には、その履歴もクラウド上に残るためです。

相手が受け取ったかどうかも確認できるため、郵送したのに取引先には届いていないというトラブルも避けられるため安心です。

紙でのやり取りよりも、信ぴょう性が高くなります。

承認のスピードアップ

上長ともなると出張なども多く、いつでも社内にいるとは限りません。
ほとんど請求書が仕上がっていても、最後の承認がもらえず作業が滞ってしまうケースもあります。

しかし、電子請求書を利用できるようになれば、出張先からパソコンやスマートフォンですぐに確認できるようになり、承認のスピードも上がります。

セキュリティ向上

電子請求書の場合、セキュリティにも力を入れているクラウドがほとんどですので、安心して利用できます。

メールや紙の場合、うっかり本来送るはずだった取引先ではないところへ送信してしまうかもしれません。
もし誤送付が発生してしまった場合、情報がほかへ漏れてしまう危険性があります。

電子請求書では、そのような誤送付を防止できますが、情報漏えいには十分気を付ける必要があります。

電子請求書を導入する際の注意点

電子請求書はメリットも多く、使えば便利さも感じられるでしょう。
しかし、多少の注意点があるので、しっかり気を付けて使う必要があります。
どんな点に注意して導入すれば良いのか、事前にわかっておくと安心です。

取引先と事前に話し合う

自社で電子請求書を利用する場合、取引先にも念のため確認を取っておく必要があります。
もしかしたら、紙媒体での書類のやり取りが推奨されている可能性があるためです。

システムの都合上、電子請求書の様式に取引先からの指定がある場合もあるので、事前に確認は取るようにしましょう。

フォーマットを変更できるようにしておく

取引先によっては、新しいフォーマットが見えにくいと独自のフォーマットを指定してくる可能性もあります。

万が一、要望があった時に対応できるよう、フォーマットが変更できるシステムを導入すると便利です。

セキュリティ対策を整える

電子請求書はセキュリティも高く安心ではありますが、さらに対策をして取引先にも安心してもらう必要があります。
サイバー攻撃があった際にも耐え得るセキュリティを利用し、通信データは暗号化しましょう。

データが盗まれた時を考え、バックアップ体制も整えておくことが必要です。

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まとめ

電子請求書の利活用には、さまざまなメリットがあります。
改正された電子帳簿保存法により、帳票の電子データでの保存も比較的簡単になっています。

また、改正電子帳簿保存法では、電子データで受け取った書類は、電子データのままで保存することが義務付けられています。
こうした法の変化にも対応できるよう、電子化できる体制を社内で整えておきましょう。

電子請求書システムを活用すれば、簡単に電子請求書の作成から送付、管理まで行えます。
コスト削減や業務効率アップのためにも、導入を検討してみてはいかがでしょうか。