請求書番号とは？付け方やポイント、登録番号との違いをご紹介

請求書を作成する際に記載する項目はいくつかありますが、その中の一つとして請求書番号と言われるものがあります。
必ず付けなければならないものではありませんが、多くの企業で請求書に請求書番号を付番しています。

今回は、請求書番号についてや請求書番号の付け方、ポイントについてわかりやすく解説していきます。

請求書番号とは

請求書番号は、社内用の通し番号として請求書に記載する番号を指しています。

請求書番号は、必ず付番しなければならないものではありません。
しかし、請求書1通ごとにそれぞれ異なる番号が付番されていることによって、取引先から問い合わせがあった際や社内で請求書を検索したい時などにとても役立ちます。

請求書の記載項目

一般的な請求書の記載項目は、以下の通りです。

請求先の宛先

請求先となる会社名や個人名を敬称付きで記載します。

請求書番号

社内確認に利用する際に付ける通し番号です。

請求書発行日

請求書を発行した日を記載しましょう。

請求者情報

請求を行う会社、つまり自社の会社名、住所、電話番号、FAX番号、担当者名などに加え、捺印も付けて記載します。

支払期限

いつまでに支払う必要があるのかの期限を記載します。

品名、品番

商品・サービス名と品番を記載します。

数量、単位

商品やサービスがどのくらい必要か、数量と単位を記載しましょう。

単価、金額、内容

商品・サービスの単価と金額、内容を書きます。

小計

商品やサービスの金額の合計を記載します。

消費税額

商品・サービスの消費税も記載しましょう。

合計金額

合計金額は、小計と消費税額を足し合わせたものです。

振込先情報

振込先の情報も忘れず書きましょう。

登録番号との違い

2023年10月から消費税の仕入れ税額控除を受けるためにインボイスと呼ばれる適格請求書が必要となるインボイス制度が導入されるようになります。

インボイス制度では、登録番号というものがあり、税務署長より適格請求書発行事業者の登録を受けた時に事業者へ通知される番号が付与されるのです。
取引先が適格請求書発行事業者であるかどうかを確認したい時などに登録番号が必要になることもあります。

そのため、請求書を管理する際に効率化するために付与する請求書番号と登録番号はまったく非なるものです。

請求書番号を付けるメリット

請求書を付けるメリットとしてはどのようなものがあるのでしょうか。
主なメリットとして、以下の2点があります。

ほかの帳票とあわせて管理できる

ビジネス上作成して管理していく帳票として、請求書のほかにも見積書や納品書などがあります。
これらの複数の帳票類に対して同じ番号を付与することで、あわせて一緒に管理することができるようになり、お互いの帳票を連動させて内容が確認しやすくなります。

請求書を探しやすくなる

また、取引先から請求関連の問い合わせを受けることは多々あります。

この時、請求書番号を付与しておけば、問い合わせを受けた際もすぐに該当の請求書を見つけやすくなるでしょう。
スムーズかつ速やかに検索して問い合わせに対応することによって、取引先からの信頼も得られることでしょう。

請求書番号の付け方

請求書番号を付ける際には、特にこうしなければならないといった決まりはないため、自由に付けることができます。

ただし、請求書を管理していくうえで請求書番号を活かすにはある程度のルールを決めておくと良いです。
ではここで、一般的な請求書番号の付け方をパターン別でご紹介しましょう。

請求書の発行順に採番する

まず1つ目は、請求書を発行した順に採番するという単純な方法です。
順番に付番していくので、誰でもわかりやすく番号を付けていくことができるでしょう。

また、番号が重複するのを防ぐ効果もあります。
ただし、この方法の場合、大手など請求書の発行部数が多い場合は桁数がかなり大きくなるために、管理が大変になったり、わかりづらくなったりするのであまりおすすめできません。

顧客番号＋取引日時

2つ目の方法は、取引先ごとに顧客番号をあらかじめ設定しておいたうえで、顧客番号と取引日時を組み合わせた請求書番号を付番する方法です。

会計システムなどを導入している企業であれば、顧客番号やコードがシステム上付与されていることが多いので、会計システムを導入しており、顧客番号を活用している事業者におすすめの方法と言えます。

顧客番号＋取引日時＋請求書の発行回数

3つ目の方法は、顧客番号と取引日時に合わせて、番号の末尾に請求書の発行回数を組み合わせて請求書番号を付けるという方法です。

末尾が1の場合は、取引先Aに対して○月△日に初めて発行した請求書だいうことがわかるものです。
細かく付番ルールが付いていることで、重複を未然に防ぐことができる方法だと言えます。

請求書番号を付ける際のポイント

ではここで、請求書番号を付番する際にぜひ気を付けておきたいポイントについて押さえておきましょう。

採番ルールを自社で統一する

請求書番号を付ける際は、必ず自社でルールを決定して統一しておきましょう。
複数の担当者が思いのままに付番してしまうとバラバラになりますし、重複することもあり得ます。

また、桁数が少ないと番号が足らなくなることもあるでしょうし、重複してくる可能性が出てくるでしょう。
一方で、桁数が多くなると管理が面倒になることもあります。
全社内でわかりやすいように採番ルールを取り決め、開示しておきましょう。

請求番号の重複に注意する

請求書番号が重複するようなことがあっては絶対になりません。
万が一同じ番号が付番されているということは、同じ請求書がこの世に2つあるということになります。

たとえば、取引先から問い合わせが入った際に、どの請求書に対しての問い合わせが来たのかがわからなくなってしまうことがあるといけないため、重複がないように気を付けましょう。
一通ごとに異なる請求書番号を付番することにより、請求書を正確に照合・特定できるようになります。

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まとめ

いかがでしたか。
請求書番号は請求書を探しやすくなる、納品書などほかの帳票類と合わせて管理しやすくなるといったメリットがあるため、できれば採番しておいたほうが良い番号です。

採番する際には、重複していると問い合わせ時に対応ができずスムーズな取引ができなくなる可能性があるため、自社で採番ルールを定めて誰もがわかりやすいように付番・管理していくことが重要です。