請求書の管理方法とは？効率化させる方法まで解説！

請求書の管理はどのようにしていますか？
事業活動を行っていると発行することも受け取ることも多い請求書ですが、請求書には保管義務がある為、管理を怠っていると後々大変なことになります。
今回は請求書の管理方法についてみていきましょう。

請求書の保存期限は？

請求書には保存の期間が所得税法や消費税法、法人税法などの法律で定められています。
法人であれば7年間、個人事業主の場合であれば5年間の保存が必要です。

5年～7年間の請求書を管理となると大量の請求書を管理しなければいけません。どのように整理・管理すればよいのでしょうか。

電子帳簿保存法改正についてはこちら

発行した請求書の管理方法

お客様に発行した請求書には保管義務はありませんが、入金情報を確認する際に整理しておくと分かりやすいので、控えを保管している企業が多いようです。

「未入金」と「入金済み」に分けて保管する

入金済みの請求書と入金待ちの請求書に分けて保管することをお勧めします。
取引先に渡した請求書の控えを「未入金分」として保管します。
そして、支払期日の順に控えを整理し、入金が確認出来たら「入金済み」として別のファイルに保存しておくとよいでしょう。

入金後は月ごと・顧客ごとに分ける

入金が確認できたら入金済みのファイルに保存しますが、月ごともしくは顧客ごとに分けて管理することで後に請求書を見返した際に、請求書を探しやすくなります。

月ことに分けて保管する場合は、毎月の取引内容が分かりやすくなります。
顧客ごとに分けて整理する場合は、「あの取引先の内容を確認したい」といった際に便利になります。

そのため月に10社前後の取引先の請求書を管理する場合は月ごとの保管、それ以上の場合は顧客ごとに管理するとよいでしょう。

受け取った請求書の管理方法

取引先から届いて請求書を管理する際、注意点として請求金額と内容がこちらかが発行した発注書の内容と差異がないかを確認する必要です。
請求金額と内容が発注書と違う場合は担当者に確認をして、取引先の間違いだった場合は再発行をしてもらう必要があります。

しかし、請求書と発注書の突合せは多くの時間と手間がかかります。
そこで、お薦めする方法は、取引先に発注書を送る際に一緒に請求書も送ることです。
こちらから送った請求書が戻ってくれば、金額と内容の差異はありませんので、確認する必要がなく、
突合せの時間が大幅に削減できます。

また、請求書を管理する際に、ミスを防ぐ為に、一時的に請求書の状態で管理することをお薦めします。
取引先から請求書が届いたら発行した請求書と同様に支払済みの請求書と支払済みの請求書に分けて一時的に管理をするとミスが起きにくく管理しやすいです。
業者への支払が完了したら請求書に「済」や「支払済」など変わるようにすると後々の確認の時に手間やミスを防ぐことがあります。
請求書の量が多い場合はスタンプもあるので購入するとよいでしょう。

支払済みの請求書を管理する2つの方法

取引先から届いた請求書は保管義務があるので、請求書管理を行います。
管理方法は大きく分けて月別と取引先別の２つの方法があります。

月別に管理する

請求書を月別に管理すると、その月全体の支払額・回収額が見やすいというのが大きなメリットです。経理処理において全体を把握する時に、月別に管理されていると見やすいです。ですので、この方法を取っている人が多いようです。

ただ、会社別にまとまっているというわけではないので、特定の会社の請求書を探すのが大変というデメリットも有ります。

取引先別に管理する

取引先が固定されていて、継続して請求書を発行しているときは、取引先別に管理すると分かりやすいです。

ただ、同じ月の請求書がバラバラに管理されてしまうので、月間の数字の動きを追うという作業が難しくなります。請求書も届いた順にファイリングしていくのではなく、取引先別に分類した上でファイリングする必要が有るため、取引先や請求書の数が多いと管理が煩雑になる恐れがあります。

請求書管理ツールで効率化

これまで、紙での請求書の保存方法についてご紹介してきましたが、請求書管理ツールを活用することでより効率化させることができます。
請求書管理ツールでは、取引先から送られてくる請求書を自動でデータ化し、クラウド上で一元管理することができます。
ツールで管理することで、経理業務の負担を大幅に削減できるほか、インボイス制度の導入や電子帳簿保存法の改正にも対応しており、ミスやエラーを防ぐことができます。

請求書管理ツール導入のメリット

つづいて、請求書管理ツールを導入することで得られるメリットについてご紹介します。

請求書を一元管理できる

請求書管理ツールを導入することで、請求書の作成から発行、送付までの請求業務の流れ一連を一元管理することができます。
会計システムや銀行口座と連携することで、入金消込も自動で完了させることができます。

作成した請求書はプリントアウトできるほか、郵便代行を行っているシステムもあるため、経理部門の負担を大幅に削減することができます。

また、取引先から送られてきた請求書は、紙やメール、PDFなどのあらゆる形式においてもデータ化でき、クラウド上で一元管理することができます。

リアルタイムで管理ができる

クラウド型の請求書管理ツールであれば、パソコンだけでなくスマホやタブレットからでも請求書管理を行うことができます。
請求書の入力内容や入金情報をリアルタイムで確認することが可能なため、ビジネスチャンスを逃すことはありません。

また、インターネットの環境があれば時間や場所問わず管理できるため、営業担当者が外出中であっても、請求内容を確認しすぐに発行することができます。

会計ソフトとの連携が可能

請求書管理ツールの中には、会計システムと連携することができるシステムがあります。
会計システムと連携させることで、請求業務だけでなく入金管理まで行うことができます。
請求から納品までのプロセスを一元管理することができるため、経理の業務効率を大幅に高めることが可能になります。

請求書の管理が出来るアイピア

アイピアでは、お客様向けの請求書や、取引先からの請求書の管理を一元で管理することが出来ます。
お客様向けの請求書では、請求書の発行から入金の管理までまとめて管理することができ、
請求書を入金一覧では、請求書を印刷したかどうかも一目で確認することが出来ます。
※入金管理は案件別・顧客別で管理が可能です。

取引先からの請求書では、アイピアでは発注書を発行することができ、
業者別に発行した発注書の一覧を確認することが出来るので、取引先から請求書が届いた際は、簡単に突合せを行うことが出来ます。

まずは、体験デモで使用感を体感してみませんか？

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まとめ

毎月、大量の請求書を管理している企業様も多いのではないでしょうか。
請求書は、保存期限が定められているため、正しく管理する必要があります。
紙での管理方法では、紛失や破損の恐れがあるため、システムを活用し請求書をデータ化し、クラウド上で一元管理することで請求書の保存だけでなく、発行や送付も効率化することができます。
ぜひ、検討してみてはいかがでしょうか。