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請求書の管理方法とは?ミスと手間を削減する!

請求書の管理はどのようにしていますか?
事業活動を行っていると発行することも受け取ることも多い請求書ですが、請求書には保管義務がある為、管理を怠っていると後々大変なことになります。
今回は請求書の管理方法についてみていきましょう。

請求書の管理について

請求書には保存の期間が所得税法や消費税法、法人税法などの法律で定められています。
法人であれば7年間、個人事業主の場合であれば5年間の保存が必要です。
※法人の場合は法人税の申告から7年間
※個人の場合は確定申告から5年間

5年~7年間の請求書を管理となると大量の請求書を管理しなければいけません。どのように整理・管理すればよいのでしょうか。

発行した請求書

お客様に発行した請求書には保管義務はありませんが、入金情報を確認する際に整理しておくと分かりやすいので、控えを保管している企業が多いようです。

請求書控えを管理するポイントは、入金済みの請求書と入金待ちの請求書に分けることです。

受け取った請求書

取引先から届いて請求書を管理する際、注意点として請求金額と内容がこちらかが発行した発注書の内容と差異がないかを確認する必要です。
請求金額と内容が発注書と違う場合は担当者に確認をして、取引先の間違いだった場合は再発行をしてもらう必要があります。

しかし、請求書と発注書の突合せは多くの時間と手間がかかります。
そこで、お薦めする方法は、取引先に発注書を送る際に一緒に請求書も送ることです。
こちらから送った請求書が戻ってくれば、金額と内容の差異はありませんので、確認する必要がなく、
突合せの時間が大幅に削減できます。

また、請求書を管理する際に、ミスを防ぐ為に、一時的に請求書の状態で管理することをお薦めします。
取引先から請求書が届いたら発行した請求書と同様に支払済みの請求書と支払済みの請求書に分けて一時的に管理をするとミスが起きにくく管理しやすいです。
業者への支払が完了したら請求書に「済」や「支払済」など変わるようにすると後々の確認の時に手間やミスを防ぐことがあります。
請求書の量が多い場合はスタンプもあるので購入するとよいでしょう。

支払済みの請求書を管理する2つの方法

取引先から届いた請求書は保管義務があるので、請求書管理を行います。
管理方法は大きく分けて月別と取引先別の2つの方法があります。

月別に管理する

請求書を月別に管理すると、その月全体の支払額・回収額が見やすいというのが大きなメリットです。経理処理において全体を把握する時に、月別に管理されていると見やすいです。ですので、この方法を取っている人が多いようです。

ただ、会社別にまとまっているというわけではないので、特定の会社の請求書を探すのが大変というデメリットも有ります。

取引先別に管理する
取引先が固定されていて、継続して請求書を発行しているときは、取引先別に管理すると分かりやすいです。

ただ、同じ月の請求書がバラバラに管理されてしまうので、月間の数字の動きを追うという作業が難しくなります。請求書も届いた順にファイリングしていくのではなく、取引先別に分類した上でファイリングする必要が有るため、取引先や請求書の数が多いと管理が煩雑になる恐れがあります。

請求書の管理が出来るアイピア

アイピアでは、お客様向けの請求書や、取引先からの請求書の管理を一元で管理することが出来ます。
お客様向けの請求書では、請求書の発行から入金の管理までまとめて管理することができ、
請求書を入金一覧では、請求書を印刷したかどうかも一目で確認することが出来ます。
※入金管理は案件別・顧客別で管理が可能です。

取引先からの請求書では、アイピアでは発注書を発行することができ、
業者別に発行した発注書の一覧を確認することが出来るので、取引先から請求書が届いた際は、簡単に突合せを行うことが出来ます。

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