経理業務効率化を実現するには?方法や手順をご紹介

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企業の中でも経理業務はお金に関する部分を取り扱うため、効率的に作業を行わなければなりません。
業績や状況判断をしたいと思った時に業務が滞ってしまうと、経営判断に大きく影響が出てしまう可能性があります。

こちらの記事では、経理業務を効率化させる手順やメリット、どのような方法を採れば効率化させられるのかについて詳しく解説していきます。

経理業務は効率化しやすい?


企業の業務の中でも、経理業務は比較的効率化しやすいです。
コアで難しい業務となるとじっくりと時間をかけなければならない場面も多いですし、予測ができない部分もあります。

しかし、経理事務の場合はだいたい毎日どのような流れで作業を行うのかルーティン化しているため、効率化しやすいと言えるでしょう。
さらに、社内で完結できる業務も多く、最近では便利なツールが増えています。

主な経理業務

経理業務の主な仕事は、まず毎日行う作業と、月、年ごとに行う作業があります。
どの作業もだいたいの流れが決まっているため、覚えられるものばかりです。

日次

毎日の業務では、伝票や帳簿へ支出などの記録を行います。
ほかにも、金庫にある現金の確認を行い、出し入れをします。

月次

月では預金残高に間違いがないか確認を行い、振替伝票の起票などを行います。
ほかにも、従業員の給与計算なども担当します。

年次

年次では1年のまとめをするケースが多く、在庫を計上して決算のまとめも行います。
ほかにも、従業員の賞与の計算や年末調整なども担当します。

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経理業務を効率化する手順

経理業務の効率化は、手順を覚えれば難しい点はありません。
まず、自社ではどのような経理業務を行っているのか、今一度可視化を行い、ECRSの原則で業務を見直してみましょう。
ここからは、経理業務を効率的に行えるように整える手順を詳しくご紹介していきます。

経理業務を可視化する

なんとなく毎日、毎月の流れの中で行っている経理業務をまずは可視化させる必要があります。

何をしていてどの点が効率の悪さにつながっているのか見ていくためには、経理業務を細かく見ていかなければなりません。
時系列に書き出していき、まずは思いつくものをおおまかに書き出してみましょう。

だいたいやっていることを書けたら、今度は業務内容をさらに細かくしてみます。
ここまでできれば、何が作業の問題点となっているのかなどが見えてくるようになります。

ECRSの原則で課題を把握する

細かく可視化できたら、次にECRSを活用していきましょう。
ECRSに当てはめながら考えていけば、課題がしっかりと見えてきます。

ECRSの原則とは

業務を効率化させるために、4つの点に注目し、検討します。

  • Eliminate(排除)
  • Combine(結合)
  • Rearrange(再配置)
  • Simplify(単純化)

経理業務の中で不要かもしれないと思った業務が見つかったら、もしなくしたとしても問題がないか、ほかの業務と一緒に行い効率化させられないか見ていきましょう。

ほかにも、煩わしく無駄な動きがあれば簡単にできないか業務の順序を変えることは可能かなども確認します。
効率化ができそうな部分は工程を削る、順番を変えるなど工夫をすることで、作業がスピードアップします。

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経理業務効率化につながる方法


実際経理業務を効率化させたいと思ったら、さまざまな方法があります。
アナログなやり方で時間がかかっている場合、電子文書や会計システムを使うだけでも効率化を図れます。

ペーパーレス化・キャッシュレス化

昔ながらのやり方をしている場合、紙を使い現金を利用しているのではないでしょうか。
確かに、前から行っているやり方のため慣れているかもしれませんが、実際は大量の紙も使いますし、現金も間違いないように何回も数えるなど手間がかかってしまいます。
さらに、大量の紙を使うことで、経費も高くなってしまうでしょう。

紙ではなくペーパーレスで電子文書を使い、小口現金ではなくキャッシュレスでやりとりできれば見直す時間や工程も効率アップさせられます。

エクセルの活用

普段パソコンで利用しているエクセルも、使いこなせば効率化させられます。
表計算ソフトを使うだけでもスピーディーにできますが、細かいテクニックも覚えて活用できれば、さらに今よりも早く処理ができるようになるでしょう。

会計ソフト・システムの導入

エクセルよりもさらに効率アップさせたい場合は、会計ソフトもおすすめです。
経理業務に特化しているものも多く、今までヒューマンパワーが必要だった部分も自動化してくれます。

さらに、ソフトは感覚的に使いやすいものも多く、難しい操作を覚える必要もありません。
慣れてしまえば大幅に業務の効率アップが可能です。

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会計関係書類のフォーマットを統一

さまざまな書き方があふれている会計関係の書類は、見る人は大変です。
時には見間違ってしまい、ヒューマンエラーの原因にもなります。

必要な項目が書かれていない場合は、確認作業にも時間がかかります。
まずさまざまな書き方になっていて何も統一されていないと思ったら、フォーマットを一緒にするところから始めましょう。

アウトソーシング(外注)を利用

自社の従業員だけでは毎日残業が続くなど手が回っていないと感じる場合は、アウトソーシングを利用する方法もあります。

経理業務よりももっと携わって欲しい業務がある場合など、すべての経理業務の依頼も可能です。
一部分だけ効率化を図りたい時には、限定的な部分だけアウトソーシングの活用もできます。

デュアルディスプレイの導入

さまざまな方法を使って行いたい場合は、デュアルディスプレイで進めていくのも良いでしょう。

本来1台のディスプレイを見ながら作業を進めていく場合が多いものですが、それを2台に増やし同時に作業を進めていきます。
2台にするだけでも効率が上がりやすく、経理業務も捗るでしょう。

経理と税理士の業務バランスを調整

経理業務のすべてを自社の従業員が行っているのではなく、一部は税理士に任せている企業も多いのではないでしょうか。
もし、もう少し頼める業務があれば、税理士に任せる部分を増やしてみるのもアリです。

もちろん、頼む際には別途費用がかかりますが、自社のコアな業務へ取り組めるようになり効率化させられます。
出費があっても、全体的な費用は節約になり売上アップにつながるケースも多いです。

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経理業務効率化のメリット


経理業務を効率化させられると、さまざまなメリットが得られます。
ここからは、経理業務効率化のメリットについてご紹介していきます。

従業員の負担軽減

従業員への負担が多いと、退職するきっかけにつながるケースもあります。

肉体的にだけでなく精神的にダメージを感じて退職へと追い込まれる従業員も多いので、効率化させ余裕を与えることは重要です。
さらに、労働環境が良くなれば、企業全体の評価へとつながります。

コスト削減

アナログな経理業務のやり方では、コストが結構かかってしまっているケースがほとんどです。
特に紙の代金や無駄な作業が多い分人件費がかかるなど、コストがかかっています。

効率化させるために会計ソフトなどをはじめペーパーレスを目指せば、コスト削減へとつながります。
業務も楽になり、余計な人件費で悩む必要もなくなるでしょう。

人的ミスの減少

無理な状態で毎日のように残業続きの中で仕事をしてしまうと、集中力に欠けミスが起きやすくなってしまいます。

従業員の負担が減ると余裕な気持ちが生まれ、見直す時間ができミスも減るでしょう。
さらに、会計システムなどを利用すれば、手作業を行わない分間違いが減ります。

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まとめ

経理業務は日々同じような内容を繰り返しながら作業を行っているので、企業の業務の中でも効率化しやすいです。
まずは経理業務を可視化して、どうすれば効率化できるかECRSの原則を利用して考えてみましょう。

具体的には、ペーパーレス化やキャッシュレス化を図り、会計ソフトやシステムの導入をするだけでも効率アップさせられます。
従業員の負担も軽くなりコスト削減になるなどメリットも多いので、効率化させましょう。

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AIPPEAR NET 編集部

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