有給休暇管理表とは？書き方や保存期間について解説

2019年4月の労働基準法改正により、年次有給休暇の取得が義務付けられました。
これに伴い、従業員の有給取得状況を把握するための有給休暇管理表の作成も義務化されています。
こちらの記事では、有給管理表の作成方法や管理のポイント等について詳しく解説していきます。

有給休暇管理表とは

従業員の有給休暇を正しく把握するためのを書類を、有給休暇管理表と言います。
従業員ごとに準備が必要で、細かく有給休暇の付与日数や残りの日数を把握しなければなりません。

有給休暇管理表の作成は義務

2019年4月の労働基準法改正により、有給休暇管理表の作成は義務となりました。
従業員が少ない場合でも作成が必要なため注意しましょう。

作成するタイミングは、従業員により申請された時か、従業員が有給を取得した時です。

有給休暇管理表の作成が必要な労働者の範囲

有給休暇管理表の作成は、アルバイトやパートであっても年次有給休暇が10日以上の場合は作成が必要です。

一般的に1年に10日の有給休暇を付与できるのは、雇用された日から6ヶ月以上経過しており、全労働日の8割以上出勤した人です。
労働時間は1日8時間以上とは限らず、4時間労働のパートやアルバイトでも、雇用された日から6ヶ月以上経過しており全労働日の8割以上出勤をしていれば対象です。

勤続年数が増えれば、付与される有給日数も多くなります。

有給休暇管理表の保存期間

有給休暇管理表は、一定の期間保存しておかなければなりません。
万が一開示してほしいと言われた場合にすぐ提示できるように管理が必要です。

有給を取得した年だけでなく、該当期間満了後3年間の保存が必要です。
全従業員が有給をその年にすべて取得しても、企業の自己判断で捨てて良いわけではありません。

有給休暇管理表の記載項目

有給休暇管理表には記載しておかなければいけない項目が決まっています。
最低でも基準日、日数、時季の3項目が必要になります。

ここからは、有給休暇管理表の記載項目について詳しく紹介していきます。

基準日

有給休暇管理表の中でも基準日は、従業員に有給休暇を付与した日を言います。

企業は基準日を軸として、従業員に有給休暇を少なくとも年5日は取得させなければなりません。

年の途中から入社してきた従業員の場合、入社した年と翌年で有給休暇の付与する日付がズレることがあります。
基準日が1つではないため、複数の基準日をそれぞれ有給休暇管理表に記載します。

日数

どの程度従業員が有給休暇が取れたのか確認するために、日数も記載します。
半日の時は、1の半分で0.5に換算します。

有給休暇の基準日を２つ設けている場合は、どちらの日数になるのか分かるように記載しましょう。
日数を分けることで、基準となっている年5日の有給が取得できているかを確認しやすくなります。

また、日数を記載する際には、残りの日数を記載しておくことが重要です。
今年度の分だけでなく前年度に消化しきれていない有給がある場合なども、繰り越しとして記載しておくと良いでしょう。

時季

時季とは従業員が有給休暇を問題なく取得した日付を言います。

取得した日数は、全休・半休で記載する方法や、時間単位で記載する方法があります。
より正確に管理するためには、具体的な時間で記載するとよいでしょう。

有給休暇管理表の作成方法

様式や作成方法は自由ですが、どの方法で作成した場合でも、基準日、日数、時季の項目は必ず必要です。

ここからは、有給休暇管理表の作成にはどのような方法があるのか紹介していきます。

手書きする

小規模の会社であれば、手書きで作成することも可能です。
厚生労働省が見本の様式を公開しているため、参考にしても良いでしょう。

パソコンやスマートフォンなどの機器が得意ではない方も、苦手意識なく作成できます。

エクセルのテンプレートを利用する

有給休暇管理表はエクセルでやエクセルのテンプレートを使って作成することもできます。

厚生労働省が公開している年次有給休暇取得管理台帳を使えば、簡単に作成ができます。
すでにエクセルの数式が組み込まれていますので、特別な設定や技術も必要ありません。
エクセルに必要事項を入力すれば、自動で計算が行われます。

勤怠管理システムを利用する

紙やエクセル以上に便利なのは、勤怠管理システムを利用して管理することです。

勤怠管理システムを使えば、付与日数や残日数などをすべて自動計算になります。
手間もかからないですし、機器の中で計算してくれるためミスもありません。

有給休暇申請の機能などもあれば、さらに楽に管理ができるでしょう。
導入にあたりコストがかかるため、必要な機能が何かを洗い出し、複数のシステムを比較・検討してみてください。

有給休暇管理のポイント

有給管理にはコツがあります。
ミスなく有給休暇を管理するためのポイントを詳しく紹介していきます。

基準日を統一する

わかりやすく管理するためには、基準日を統一すると良いです。
基準日の統一の仕方には2つあるので、どちらか使いやすいものを選んで利用しましょう。

全従業員の基準日を統一する

基準日を従業員ごとに設定すると管理が難しいため、全従業員の基準日を統一にしてみましょう。
年度初めの4月1日などに統一すると、わかりやすくなります。

基準日を月初めに統一する

すべての従業員で基準日を一緒にすると、中途採用の従業員の管理が難しくなってしまう場合も考えられます。
そのため、中途社員も多い職場の場合は、グループごとに基準日を月初めに統一する場合も多いです。

月初めに統一しておけば、有給休暇の日数管理も楽になります。

ほかの法定帳簿と一緒に管理する

有給休暇管理表は、ほかの法廷帳簿とともに従業員ごとにデータで保存しておくと便利です。
データ確認漏れを防げるだけでなく、変更の手間を削減することができます。

また、有給休暇管理表は保存義務があるのと同様に、同じように法廷帳簿も保存が必須なため、管理が楽になります。

有給休暇管理表を作成しないとどうなる？

有給休暇管理表がなくても、罪に問われるわけではありません。

しかし、正しく有給を取得させていることを証明できなければ罰則があります。
有給休暇を10日以上付与しなければならない従業員に、年５日以上有給休暇を取得させなかった場合、雇用主には従業員ひとりあたり6か月以下の懲役または30万円以下の罰金が科されることがあります。

繁忙期で取得させられなかったなどの理由も認められませんので、注意が必要です。

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まとめ

有給休暇管理表の作成は義務になっているため、自社でしっかりと作り従業員が問題なく取得できるようにしましょう。
作成の際は、基準日、日数、時季を忘れずに記載しましょう。

作成方法としては、手書きやエクセルよりも、勤怠管理システムがおすすめです。
システムの中で管理できるためヒューマンエラーもなく、工程数なども減らしながら管理ができます。

有給休暇管理表は、3年間の保管が必要なため、独自の判断で処分しないようにしましょう。