会社年間カレンダーとは？作成のポイントを解説！（無料テンプレートあり）

会社年間カレンダーを作成する際、どのような形式で、どのような項目を書いたら良いのでしょうか。
今回は、会社年間カレンダーの目的や種類をご案内するとともに、作成方法をご説明します。

また、弊社が作成した会社年間カレンダーのテンプレートを掲載します。
無料でダウンロードできますのでご自由にご活用ください。

会社年間カレンダーとは

会社年間カレンダーとは、会社の通例行事や業務、休日を記載した1年間のカレンダーをいいます。
多くの場合、来期を迎える前に総務や庶務等が作成し、社内で配布、共有されます。

なぜ、通常のカレンダーではなく、会社年間カレンダーが必要なのでしょうか。

会社年間カレンダーの目的

会社年間カレンダーを作成する目的は、来年の業務等の見通しを立て、円滑に業務を遂行することにあります。

会社には労働基準法に則って、独自に勤務時間や休日、異動等が定められています。
労働者が10名以上であれば、その内容は、就業規則にされています。

また、会社には、就業規則に記載されている事項の他、毎年行う業務が決まっていることが多いです。
例えば、入社式や健康診断、防災訓練、給与支払日、人事異動日、株主総会等です。

これらの予定を年間のカレンダーに落とし込み、社員に共有することで、逆算して業務を遂行することができます。

会社年間カレンダーの種類・内容

では、会社年間カレンダーにはどのような種類があるのでしょうか。

レイアウトとしては、大きく3種類あります。

会社年間カレンダーの作成方法

会社の年間カレンダーはどのように作成したらよいのでしょうか。

会社の年間カレンダーを簡単に作成する方法は、大きく３通りあります。

ひとつずつ説明していきます。

エクセルで作成する

ひとつ目はMicrosoft Excelのテンプレートを利用し作成する方法です。
手書きやWordとは異なり、開始年や開始月、開始曜日を変更することができます。
そのため、１つテンプレートを毎年再利用することができます。

次のテンプレートをダウンロードして、必要事項を入力することで完成します。
この記事の他、無料でダウンロードできるサイトなどもあります。

ワードで作成する

ふたつ目のMicrosoft Wordのテンプレートを利用し作成する方法です。
手書きに比べ予定の記載や修正が簡単にできます。
また、データとしても共有が可能なため、紙資源を削減することができます。

次のテンプレートをダウンロードして、必要事項を入力することで完成します。
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システムで管理する

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会社年間カレンダーの作成のポイント

会社年間カレンダーの作成にあたっては、どのような点に気を付けたらよいのでしょうか。
重要な項目や作成時のポイントを紹介します。

基本項目

まず、上記の会社年間カレンダーテンプレートを例に基本事項を解説していきます。

来期の年を入力します。
今期の年間カレンダーと区別がつくように目立つように記載します。

カレンダーのはじまりの月を入力・選択します。
会社の期初に合わせることが多いです。

カレンダーのはじまりの曜日を入力します。
一般的には、日曜日はじまり、月曜日はじまりが多いです。

会社の休暇が分かるように、出勤日と区別して記載します。
例えば、日付の文字や背景の色を替える等の工夫がよいでしょう。
法定休日の他、会社設立日など会社独自で設けている法定外休日を忘れずに記載しましょう。

会社の行事や業務を記載します。
定例業務等は、今期のうちに入力しておくことで、来期の見通しを立てることができます。

備考を記載します。
具体的な日付が未定である業務や、月をまたぐ業務は記載しておくとよいでしょう。

就業規則等に基づいて作成する

作成時のひとつ目のポイントは、社内のルールに沿った予定を記載することです。

会社の行事や業務のタイミングは独自に決められていることがあります。
例えば、入社式や懇親会等です。
また、就業規則に基づくものがあります。
たとえば、夏季休暇の時期や人事異動の時期、賞与払いの時期です。

これらは社会保険料や税金の手続きとは異なり、スケジュールの根拠が社内にあります。
社内のルールや就業規則を事前にしっかり確認して、カレンダーを作成しましょう。

最新情報を共有する

会社年間カレンダー作成の２つ目のポイントは、最新の情報を共有することです。

来期の会社年間カレンダーが一時的に完成しても、日程が変更になることが多々あります。
その場合は、カレンダーを随時更新し、共有しましょう。

予定の更新・共有にあたっては、紙ベースで行うとタイムラグが生じることがあります。
数日のタイムラグが、当初の予定前後で実施する細かいスケジュールにも影響を与えます。

そのため、会社年間カレンダーはデータで共有する、もしくは社員が常時アクセス・閲覧が可能なシステムを導入するのがおすすめです。

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まとめ

会社年間カレンダーとは、会社の行事や業務、休日を記載した1年間のカレンダーをいいます。
来年の業務等の見通しを立て、円滑に業務を遂行するために作成します。

会社年間カレンダーは、既存のテンプレートをダウンロードする方法や業務管理システムで入力する方法で簡単に作成できます。
本サイトにもテンプレートをいくつかご用意していますのでご活用ください。