書類整理の基本！生産性向上のための簡単なアイデアとは

毎日増える書類をどうすればよいかわからない、探している書類がなかなか見つからない、といった悩みを抱えたことはありますか。
書類整理は、多くのビジネスパーソンが抱える課題の一つです。

今回は、書類整理のコツやおすすめの整理方法について、ご紹介します。

書類整理のメリット

書類整理を行うことのメリットはたくさんあります。
具体的にどのようなメリットがあるのかをみていきましょう。

生産性向上

コクヨ株式会社の2017年の調査によると、1人当たりの書類を探す時間は1日平均約20分、1年間では約80時間に相当します。

書類整理をすることで、書類を探す無駄がなくなり、他の業務に時間を割くことができます。
結果として、生産性の向上にもつながるでしょう。

業務の可視化

業務の可視化も書類整理のメリットです。
書類をきちんと整理しておくことで、それぞれの業務の進捗や各自の役割、業務の全体像が把握しやすくなります。

セキュリティ向上

書類を適切に保管しておかないと、思わぬ情報流出に繋がるおそれがあります。
書類整理は、紛失リスクの軽減や情報漏えい・改ざんの防止につながるでしょう。

職場環境の改善

書類整理をすることで、散らかることもなくなり、職場環境が改善されます。
きれいな環境を維持することで、従業員のモチベーション向上にもつながるでしょう。

書類整理のコツ

書類を整理する際、また書類整理を維持する際のコツをご紹介します。

不要な書類を捨てる

まず、不要な書類はきっぱりと捨てることが大事です。

要不要が分からないものは、一時保管場所を決めてそこに置くようにしましょう。
一定期間使わなかったものは、捨てるようにします。

書類の置く場所を決めておく

書類の置く場所を必ず決めておきましょう。
一度整理をしても、その場しのぎで乱雑に並べていては、すぐにまた散らかってしまいます。

元あった場所に戻す

使用した書類は元の場所に必ず戻すことをルール化します。
名札などを利用して、誰が今使っているのか分かるようにするのも手です。

収納量は7,8割を目安に

書類の収納量はスペース全体の7,8割を目安にしましょう。

急に書類が増えた場合などを想定して、余裕をもたせておくのが大事です。
8割より多くなってきたと感じたら、整理するタイミングの目安です。

整理は定期的に行う

整理は1度きりではなく、定期的に行うものです。
2か月に一度、四半期ごと、など、ルールを定めて忘れないようにしましょう。

おすすめの書類整理方法

ここからは、おすすめの書類整理方法をご紹介します。

ファイリング

書類をファイルに入れて保管するファイリングは、最も代表的な書類整理の方法です。
ファイリングをすることで、破損のリスクが軽減する、管理が楽になり見つけやすいといったメリットが得られます。

ファイリングのコツは、分け方を明確にすることです。
適当にファイリングしていては、結局探すのに時間がかかることになります。
具体的な分け方のポイントをみていきましょう。

使用頻度別に分ける

使用頻度は、ファイルの置く場所を決めるうえで重要な観点です。
日常的に使うもの、時々使うもの、めったに使わないものなど段階ごとに分けるのをおすすめします。

使用頻度の高いものは取り出しやすい場所に、使用頻度の低いものは比較的遠い場所に置くようにしましょう。
使用頻度と取り出しやすさを比例させることで業務効率化を徹底できます。

業務ごとに分ける

業務ごとに分けることも大切です。
業務内容やプロジェクト、案件ごとに管理することで、見つけるのが簡単になります。
また、業務フローごとに管理する場合、フローと同じ順序で並べると見やすいです。

見出しをつける

せっかく整理をしても何の書類かすぐに分からなくては、意味がありません。
書類をファイリングする際には、必ず見出しをつけましょう。

プロジェクト名、クライアント名、実施期間などを記入しておくと良いでしょう。
また、社内でファイル名のルールを統一するのもおすすめです。

仕事の流れや時系列順で並べる

ファイリングの際には、古いものから新しいものへと時系列順に並べるのが基本です。
ファイルの位置が時系列と一致していることで、時間が分かるだけで大まかな居場所を当てることができます。

電子化

書類整理を楽に進めたい方には、電子化がおすすめです。
紙の書類を電子データ化することで、保管コストの削減、検索性の向上、紛失リスクの軽減、セキュリティ対策など、多くの効果が期待できます。

取引・決算関係書類や国税関係の帳簿を電子化する際には、保存要件などについて定めた電子帳簿保存法を確認しておきましょう。

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まとめ

書類整理は、業務の生産性を向上させるうえで必須の業務と言えるでしょう。
不要なものを捨てる、保管場所を決める、定期的に整理を行うことを意識して、書類整理に取り組んでください。

また、書類整理の管理方法としては、ファイリングや電子化がおすすめです。
書類や業務の内容に合わせて、自社に合ったやり方を採用するようにしましょう。