業務改善アイディアまとめ_社内業務を高品質にするために

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◆今の業務のやりかたに疑問を感じている
◆うまく社内と連携が取れてないと感じる
◆商談に集中したいのに事務業務が煩雑で時間が十分にとれず、売上が上がらない
◆実際の業務はそこまで多くないはずなのに、仕事が終わらず残業が続いている

とお悩みの方。
何とかしたいとは思っていても、結局なにから手をつけていいかわからず今まで慣れてきたやり方を継続してはいませんか?
この記事では今の業務手法に疑問・不安を感じている営業や事務の方へ向けて、
具体的な業務改善に向けた取り組みを紹介しています。
是非今の業務の問題を見直し、自社に合った効率のいい働き方を実行してみて下さい。

初めになにを考えるべきか?

業務改善と一言でいっても様々な手法があります。

これから業務改善の解決策の事例をいくつか紹介します。しかし、事例をいきなり実践するのはオススメしません。
なぜなら、解決策より最優先に「今の業務内容を全体的に把握し、そこから問題を可視化する」ことこそ、
最も重要なポイントだからです。

そして、問題発見をするためのポイントを押さえておく必要があります。
業務内容の把握、問題点を洗い出すポイントを以下で紹介しています。

Lesson10.自社の問題を明らかにする方法

問題の洗い出しだけでもかなり根気のいる作業ではありますが、問題が具体的に可視化されるだけでも十分な価値があります。

効率化するための改善手法として大きく分けると3つあります。

①減らす
②揃える
③代行・自動化

次の章では上の3つについて、具体的にお話しします。

効率的に作業を進めるための3つの方法-1.減らす

◆無駄を減らす

洗い出しを行った結果、以下のようなものはありませんか?
・使ってない資料の作成
・定例業務となっているデータ抽出

定例業務だから、言われたからと作った資料類、ふたを開けてみれば実は誰にも使われておらず、
なんの結果にも繋がらないゴミとなってはいませんか?
「後で使うかもしれないから必要だ」と考えるかもしれませんが、多くの場合それらは使われることはありません。

売上に一円にもならない資料・データの作成は無駄以外なにものでもありません。
あってもなくても仕事が進むのであれば、なくす選択が鉄則です。

◆属人化を減らす

1人だけしか出来ない業務、いわゆる属人化されているような内容があれば注意です。
それらが多くある場合なにが問題かというと、その1人が不在または退職した際に一気に業務が滞ります。

例えばその当人でしかできない急ぎの資料作成、または権限者の確認や捺印作業があった場合、
急ぎの案件が処理できないケースがあります。この場合、何度も電話やメールをして対応したり、
過去資料を掘り出したりして確認するケースも少なくありません。

1人にしか出来ない業務の改善案は後述する「業務マニュアル化」や「権限譲渡」を参考に、
減らすのではなく、なくしていくことを強くお勧めします。

なおアイピアでは、属人化による具体的なリスクと対策について紹介しています。

属人化とは?知らない間にリスクは増えています!!

◆頻度を減らす

複数回発生する業務をまとめることで、仕事の頻度を減らし、時間を削減します。

例えば、
・毎週末の定例会議の発表会を月1回にまとめる
・データ抽出作業を必要な時にだけに絞る
・メールチェックの時間を決め、一日に3回までと決める
・見積や予算組みの承認フローを必要な人間だけに減らす
などです。

似た作業をまとめ、集約することでより1回の質が上がり、さらに時間を削減することができます。

◆データ化する時間を減らす

ITの時代とはいえまだまだ紙媒体での資料はなくなりません。
データのスキャンや交通費精算のための領収証に手間どられていませんか?
そこで、作成資料を即座にデータ化し社内共有できるツールがあります。
事務所を行き来する時間さえ、商談時間に友好的に使いたいものですね。

<evernoteスキャナブル>


https://evernote.com/intl/jp/products/scannable

効率的に作業を進めるための3つの方法-2.揃える

◆書式を揃える

例えば営業からおりてきた顧客アンケートの集計など、
書式が決まっていないがために、都度担当へ内容確認したり、
打込みに時間がかかったりといった無駄な時間がかかっていませんか?
書式を揃え、やり方を統一することで、効率化が図れます。

また、書式を揃えることで「データを自動化する」ことも容易になります。
最近では手書き文字をデータ認識するOCRも話題となっています。打ち込みに時間が無駄にかかっていると感じたら、
取り入れてみるのもいいかもしれません。

OCR=光学文字認識は、活字の文書の画像を文字コードの列に変換するソフトウェアである。一般にOCRと略記される。https://mediadrive.jp/products/formocr/

実際に、弊社のお客様でOCRの導入で成功した事例もご紹介しています。

アイピアのIT情報メルマガ【1分で業務改善】2019年3月8日号

 

◆データベース・ツールを揃える

社内システムが多く入力が煩雑になったり、ツール間でデータがばらばらだったり、
それらを新人へ教えることに無駄に時間がかかっているケースが多くあります。

自社に必要な業務の洗い出しができたところで、本当に必要な機能だけを使えるものを揃え、
不要なものはこれを機に解約してしまいましょう。

顧客からの問合せや担当者不在時にも、ツールが1つにまとまっていると過去情報の検索が容易で、
対応も早くなることで顧客満足度へ繋がります。

◆連絡手段を揃える

連絡の手段には口頭・電話・メール・チャット・FAX・メモ・・・など様々ありますが、
パターンや状況に応じて使い分けることは当たり前でも、決まったルールがない場合
いつ共有されたのか?データはどこに送られたのか?といった問題が発生します。

出来る限り連絡ツールはまとめ、優先順位に応じてどのツールを使用しているのか、
互いにしっかりとルール化することも業務改善につながります。

◆社員のスキルレベルを揃える

ボトルネック、という言葉があります。ワイン瓶のように途中の細まった部分をいい、液体が出る量が少なくなるという事から、
作業などの妨げとなる要因といった意味で使われます。
主に作業やシステムなどにおいて全体の能力や速度を規定してしまうことを言いますが、これは人間にも当てはまります。
悲しいことではありますが、作業工程の中にスキルが著しく低いメンバーがいた場合、全体の作業効率が下がることは言うまでもありません。

いつもこの箇所で時間がかかっている、必要なデータが出ないことがあるようなことがあれば
担当の配置変更や再教育も考慮しましょう。

 

効率的に作業を進めるための3つの方法-3.代行・自動化

◆ルーティンワークを自動化する

仕事には「ルーティンワーク」がつきものです。
売上データの集計、顧客名簿のデータ化、DM発送、交通費精算など・・
単純作業で楽ではあるが、一つ一つが面倒で月換算すると意外と時間を食われるこの業務。
自分以外の誰かがやっても支障がないことであれば、自動化してしまいましょう。

一般的なのはEXCELのマクロ、さらに最新ツールであればRPAというシステムがあります。

ロボティック・プロセス・オートメーション(英: robotic process automationRPA)とは、認知技術(ルールエンジン・機械学習・人工知能等)を活用した、主にホワイトカラー業務の効率化・自動化の取組み。

RPAについてもっと知りたい方はこちら

RPAテクノロジーズ×ほくでん情報テクノロジー×エネルギア・コミュニケーションズ RPAサービス「EneRobo」を提供開始

導入することで

・生産性向上

・人的ミスの防止

・コスト削減

・人材不足解消

・教育時間の削減

などが期待できます。

◆アウトソーシングに代行させる

上と似たもので、アウトソーシングを使う手法があります。アウトソーシングとは外部委託です。
一般的に仕事は、その人にしか出来ないコア業務と呼ばれるものと、それ以外のノンコア業務というものに分けられます。
またノンコア業務にも、社内の人間にしか出来ない仕事と誰にでもできる仕事に分けられます。
誰がやったとしても、結果や生み出す価値が変わらない仕事はアウトソーシングを検討しましょう。

アウトソーシングあるいは外部委託とは、従来は組織内部で行っていた、もしくは新規に必要なビジネスプロセスについて、それを独立した外部組織から労働サービスとして購入する契約。

上記のような自動化・代行を行うことで、よりコアな人材に資金と教育を集中でき、企業競争力の強化が期待できます。

 

効率的に作業を進めるための3つの方法-その他手法

 

◆業務マニュアル化

前述した属人化をなくす手段として、業務マニュアルをしっかり作成しておくことが必要です。

ここでいう業務マニュアルというのは単に業務手順を文字で記したものではなく、
フローチャートのような状況に応じたパターンがいくつか記載されたものが好ましいです。
部門間でまたがる業務では確認や聞き直しの二度手間を減らすこともでき、
さらに新人や異動者にもラクに受け渡すことが出来るなど、メリットが多くあります。
さらにフローチャート内に担当者の記述があれば、今どの作業工程で止まっていて、
誰がボールを持っているかが明確になりますので、非常に使いやすくなります。

マニュアルの作り方が難しい、わからない方向けに、作成代行の専門企業も多くあります。
「費用はないが今のマニュアルを改善したい」ということであれば、
自社マニュアルの問題点の洗い出しを無償依頼できる企業もあります。活用してみてもいいかもしれませんね。

◆権限委譲

権限委譲とは、上司の業務上の権限の一部を、部下に分け与えることをいいます。
昨今のスピード重視の風潮によって、権限委譲の必然性は高まっています。
同じ立ち位置の人間へ権限をまるごと譲渡する「権限移譲」とは異なり、
上司の決裁なく部下の判断で進行することに許可が与えられることになります。

メリットとして
・現場の意志決定がスピーディになる
・上司のコア業務の時間が増え、全体の市場競争力が増す
・一段階上の権限を与えることにより社員のモチベーションアップが期待

しかし一方で、社員の能力が足りず業務に支障をきたしたり、権限委譲のレベルが適正ではなく経営の根幹に問題が出るといったリスクもありますので、権限委譲を考える際は十分な検討が必要です。

 

まとめ

業務改善の具体的手法を紹介いたしましたが、冒頭にも書いた通り、
やみくもに問題のある部分から取りかかることはかえって非効率になる場合が多く、非常に危険です。

日々の業務を一つひとつ見直してみると、自分では意識していない「ムダ」は結構あるものです。
また、手法を変えれば改善できる部分がおのずと見えてくるでしょう。
自社にあった適正な手法・ツールを活用し、企業としての1人1人の生産性をアップさせましょう!

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