請求書に印鑑は必要？押す位置や種類、電子印鑑について解説

請求書には印鑑が必須だと認識している方も多いかもしれませんが、実は絶対に押さなければ無効になってしまうという決まりはありません。
万が一、印鑑が押されていなくても問題はありませんが、何かトラブルが発生した場合を考慮し、印鑑は押しておく方が良いでしょう。

この記事では、請求書に印鑑を押印するメリットや使う印鑑の種類・ポイント、電子印鑑の作り方などを紹介していきます。

請求書に印鑑は必要？

日本では、大切な書類に印鑑を押すことが当たり前なため、印鑑が必要だと感じる方も多いでしょう。

実は、請求書の場合は印鑑は必ず押さなければいけないという法律はなく、押印されていなくても正式な書類として扱われます。

万が一請求書に印鑑がないとしても、書類として見てもらえるため手続き上も問題なく、法律上も問題はありません。

請求書に押印するメリット

請求書への押印は法律上必須ではありませんが、押印するメリットはあります。
ここからは、請求書に押印するメリットを紹介していきます。

データの改ざんを防止できる

万が一、請求書を改ざんしようと考えている人がいた場合、押印されているだけで偽造や複製がされにくくなります。

押印がない状態の請求書であれば、悪意を持った人が改ざんしようと思った時、真似をしてコピーすることも簡単です。
しかし文字の複製は簡単でも、印鑑をそっくりそのままに改ざんするのは困難です。

加えて、押印された請求書を偽造した場合は、押印のないものを偽造した場合よりも刑罰は重くなります。
そのため、請求書の偽造や複製行為に対する抑止効果も期待できます。

取引先の信頼を得ることができる

押印がされてるだけで、取引先から見ても安心な書類だと判断できます。
無印の書類を発行するよりも、有印の書類の方がどこの会社の、誰によって発行されたものなのか確実に分かり安心です。

慎重な企業では、印鑑がない請求書は信ぴょう性が乏しいと判断され処理ができない場合もあります。
印鑑があれば、どの取引先でも受理してもらえます。

請求書に使う印鑑の種類

印鑑には、実印をはじめ様々な種類があり、どれを押せば良いか悩んでしまうかもしれません。
ここでは法人の場合、個人事業主やフリーランスの場合に分けて請求書に利用する印鑑の種類を紹介していきます。

法人の場合

法人が使用する印鑑は3種類です。
どの印鑑が請求書により適しているのか紹介していきます。

実印（丸印／代表者印）

実印とは、法務局や市役所で登録申請して受理された印鑑です。
法人の印鑑の中でも、より重要な印鑑です。

1社に1本しかないもので、重要書類に使用されることもあり、容易にさまざまな箇所に押印するようなものではありません。
そのため請求書の場合は、押印しないほうが無難です。

契約書や株券の発行などの重要書類に限定して使いましょう。

銀行印

銀行員は、企業の銀行口座を開設する際に使用する印鑑です。

お金を動かす時に使う重要な印鑑でもあるため、請求書に押すには適していません。
銀行印だとわかり、不正に複製され大切なお金を取られても困ります。

実印よりも小さく使い勝手の良い印鑑ではありますが、請求書に押すのはトラブル防止のためにも避けましょう。

角印（認印）

四角の印鑑が多いことから角印と呼ばれるもので、発行した側で『承認します』と認めた書類に押す印鑑です。

請求書をはじめ、ほかの書類でも内容を承認する際に使用する印鑑なため、請求書への押印に最も適しています。
印鑑を押す時には、実印などではなく角印を利用するようにしましょう。

一般的に印字されている部分には、企業名のみが記載されています。
取引先から見ても角印が押されていると、請求書をしっかりと確認して認めているのが伝わります。

個人事業主・フリーランスの場合

個人事業主などの場合は、必ず法人のように3つの印鑑を準備する必要はありません。

しかし、面倒だからといって銀行印にも使っている印鑑を、請求書にも押してしまうのは避けましょう。
これは銀行印だと思われ、不正な使用をされてしまう心配もあります。

実印や銀行印のほかに、法人と同じような屋号の入った角印のようなものを準備しておくと安心です。

押印は角印のような印鑑ではなくシャチハタでも問題ありませんが、信頼を得て印象を良くするためには屋号の入った印鑑があると良いでしょう。

請求書に押印する際のポイント

請求書を押印する際、自己流では常識を知らない人と思われてしまいます。
以下では、押印する際のポイントについて紹介していきます。

押印の位置

請求書を作成する際、押印できるようにフォーマットが事前に作られている場合があります。
その場合は、フォーマット通りの位置へ押印しましょう。

もし印鑑を押すフォーマットが決められていない場合は、会社の情報が書かれている右側へ押します。
この時、社名や住所へ重なるように注意しましょう。

押印の仕方

押印の仕方は、社名と印鑑を重ね印影をはっきり残るようにするのがコツです。
取引先は印鑑の押され方を見ていますので、意識しましょう。

ポイント1 社名と重ねる

なぜ社名と印鑑をわざと重ねるかというと、安易に複製されないようにするためです。
簡単に複製できるような請求書であれば、悪用されてしまう可能性もあります。

社名や住所が書かれた箇所に印鑑を重ねて押すと、複製が難しくなります。
改ざんされるリスクも減りますので、必ず社名と印鑑は重ねましょう。

ポイント2 印影がはっきり残るようにする

請求書がしっかりとしたものだと見せるためには、印影は重要です。
はっきりしていないだけでなく、欠けていたら見た目も悪くなります。

さらに、本来の印影とも変わってしまい信頼性の高い印影だと思ってもらえないため、請求書としての信頼度も下がってしまいます。

印影をしっかりと残すためにも、丁寧に垂直に押すようにしましょう。

ポイント3 訂正印を使わない

請求書では、訂正印を使わないのが常識です。

万が一、書き間違ってしまった場合、訂正印を使いたくなってしまいますが、何かをごまかすために使われたと思われてしまうかもしれません。
信頼度が一気に薄くなってしまいます。

手間はかかてしまいますが、請求書を作り直しましょう。
一度破棄をして、訂正印を使わなくても良いように正しい内容で作成します。

請求書は、訂正印を滅多な理由がない限り、使ってはいけないと覚えておきましょう。

電子印鑑は有効？

電子印鑑は紙に押すタイプと違って、有効ではない場合もあるのではと不安に感じる方もいるのではないでしょうか。
結論としては、電子印鑑でも問題なく使えます。

実際、電子データでの請求書などのやり取りが普及していることに伴い、電子印鑑を使用している企業も増加しています。
法律上でも使用して問題ないため、利用を始める企業も増加中です。

電子印鑑には、印影をデータ化したもののほかに、その印鑑の持ち主やタイムスタンプ情報が組み込まれている印鑑があります。

印影をデータ化し、その持ち主やタイムスタンプ情報が組み込まれている場合は、電子証明書に登録すれば実印としても活用可能です。
セキュリティも強化されていて、信頼性の高い印鑑となります。

電子印鑑の法的な取り扱い

電子印鑑の使用は、法律上認められています。

そもそも請求書へ印鑑を押す法的義務もないため、押印に関して厳しい規定はありません。
実際、電子印鑑はさまざまな企業で利用されています。

しかし取引先の企業によっては、システム上電子印鑑の種類に決まりがあったり、紙媒体での書類のやり取りが推奨されている場合もあります。
一度相手に確認をとるようにしましょう。

電子印鑑の作り方

電子印鑑の作成を考えている方もいるでしょう。
ここからは、電子印鑑の作り方について紹介していきます。

印影から作成する方法

ここでは、電子印鑑を普段使っている印鑑の印影から、作成する方法を紹介していきます。

ステップ1 印影から作成する方法

普段認印として使用している印鑑を準備し、真っ白な用紙に押しましょう。
この時、印影が薄かったりブレていたりしたらダメです。

しっかりとはっきり印影が残るように押しましょう。

ステップ2 印影を撮影しデータ化する

印影が完璧に白い用紙に押せたら、自分の影などが映らないようにスマートフォンのカメラ等で撮影をします。

画質が低いとすぐに複製されてしまう可能性があるので、高解像度で撮影したものをパソコンに取り込むようにしましょう。

ステップ3 エクセルに画像データを挿入する

新規でエクセルを開いて、撮影した画像をファイルから挿入しましょう。

ステップ4 画像を編集する

エクセルに取り込んだ印鑑の画像を編集します。
この時、しっかりと余白や影を丁寧に削除していくと、印鑑がきれいになります。

編集が終わったら保存すれば、自社の電子印鑑が完成です。

エクセルで作成する方法

ここからは、電子印鑑をエクセルで作成する方法を紹介していきます。

ステップ1 電子印鑑の枠となる図を挿入する

エクセルを新規で開いたら、自分が作りたいと思っている電子印鑑の形に合わせて、斜線ありや塗りつぶしなどで挿入していきます。

ステップ2 図の中に会社名などを入力する

図の中に自社名が中心になるようにし、会社名や名字を入力しましょう。

ステップ3 図を編集する

元々の自社の印鑑と同じになるように、枠の太さや文字の大きさなどを調節していきます。
自社の印鑑と照らし合わせて調整ができたら、保存をしましょう。

これでエクセルによる自社の電子印鑑は完成です。

電子印鑑作成ツールを利用する方法

電子印鑑を少しでも手間を省いて作成したい場合は、オンラインツールなどを利用する手もあります。

無料のものありますが、有料を選べばよりセキュリティが高く質の高い電子印鑑を作成できます。
改ざんのリスクも防げるので安心です。

建築業向けの管理システム「アイピア」

まとめ

請求書への押印は必須ではありません。

しかし、印鑑が押されていれば、データの改ざんや偽造といったトラブルが起きた時にも備えられます。
そうした面から、取引先の信用も得られやすいです。

請求書に利用するには、角印がおすすめです。
押す時には、社名と重ね印影を残し改ざんされない工夫をしましょう。

電子印鑑も有効で、作り方も難しくなく、作成ツールを使用すればより簡単です。
電子データで請求書のやりとりを行う時のために、電子印鑑も作っておくと便利でしょう。