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【人事・総務担当向け】テレワーク(在宅勤務)の勤怠管理の正解とは

最近流行りのテレワーク。働き方改革の一環として業務を行う場所を制限しない自由な働き方が注目を集めています。
経営者や、そこで働く従業員が大いに注目する中唯一不安を感じているのが、テレワークの社員を管理する立場である人事・総務担当者の皆さまではないでしょうか?
出退勤の管理はどうすればいいの?評価の方法は?など、気になることは多いはずです。
そんな不安を抱える人事・総務担当の管理者の皆さまに、テレワークにおける勤怠管理についてまとめてみました。

そもそも「テレワーク」ってなに?

テレワークとは「時間や場所に捕らわれない自由な働き方」という意味です。
でも実は条件によって微妙に呼び方が変わります。
実は、以下3つの勤務体系を指してテレワークと呼ぶのです。

在宅勤務
勤務日のすべて、または一部を自宅で働く勤務体系

モバイルワーク
移動中や旅行先、出張先などで働く勤務体系。
通常の出社勤務と併用して実施されるケースが多い。

テライトオフィス勤務
会社が所有する小規模なオフィスのうちのどれかで働く方法。
どのオフィスに所属するわけではなく、その時々従業員が
利用しやすい場所を利用する。

従業員のニーズに合わせた勤務体系をとることで、
育児や介護などを行う従業員にも働きやすい環境を作ることができますね。
会社としても、最近人気のテレワークを実施しているというだけで
求職者の幅は大きく広がりますし、交通費削減なども相まってメリットを感じられることでしょう。

テレワーク制度を導入するための準備

ただし、テレワークを導入するためには様々な事前準備が必要です。
人事や総務担当者が後々頭を抱えないようしっかり準備しましょう。

テレワークは、モバイルワークやサテライトオフィスなどの
種類に問わず労働基準法が適用されます。

ただし、就業規則の見直しが発生する以下には気を付けましょう。

・ 労働条件を明記したうえで労働契約締結を行うこと

・ テレワーク社員の労働時間を把握し、管理できる体制を作ること

・ 業績評価・人事管理の取り扱いについて確認すること

・ 在宅勤務などで必要な通信費・情報通信機器の費用負担を明確にすること

・ テレワークを行う従業員の教育・研修制度を設けること

この他にも、勤務時間の変更や有休取得時の仕組みや
在席・離席確認の方法なども検討項目になります。

詳しくは、厚生労働省の「テレワーク導入のための労務管理等Q&A」を見れば確実です。

「目的」によってテレワーク制度構築の考え方を変える

テレワーク勤務の時に何をしているか分からないからしっかり管理しなければならない
と思い至るのは日本人にありがちな発想です。

会社規模の大小にもよりますが、従業員がちゃんと働いているかを
管理しないのであればテレワークなんて導入するべきではありません。

同じように、働き方を管理しなければならない従業員なのであれば、
テレワーク勤務を認めてはいけません。

テレワークを採用する会社によって視点の異なる点ではありますが、
テレワーク実施で注目したい点が「結果」なのか「経過」なのかは明確にすべきです。

「結果」であれば、大切なのはテレワークによって上がる生産性です。
社員が集中できる環境で、最適な結果を生み出してもらうために
どんな仕組みが必要かを考えます。逆に言えば、「結果がすべて」の世界に
片足を踏み込む意識でもいいのではないでしょうか。

育児や介護に関わる時間が増えて業務全体の工数が減る社員には、
自由な働き方を提供する代わりに賃金の減少などは飲んでもらう方向が現実的でしょう。

「結果」と「経過」のバランスをどうするか考える前に制度を作っても、出来上がるのはただの「監視制度」です。

テレワークの勤怠管理は勤怠管理システムで

制度が整えば、あとは日常業務をどう管理するかです。
明確な仕組みを持った勤怠管理システムを使えば便利ですが、
通常出社の社員と管理方法を変えなければならないなら無理にシステム導入をする必要はありません。

Remotty(リモティ)

https://www.remotty.net/

RecoRu(レコル)

https://www.recoru.in/

社内情報共有にはクラウドツールの導入が必須

取引先情報やスケジュールなど、社員同士が共有しあう必要のある情報は
クラウドツールで管理しましょう。クラウドツールはインターネットが
繋がる環境なら場所や時間を選ばずアクセスすることができるため、
テレワーク勤務を採用する会社には必要不可欠な存在です。

タスク・プロジェクト進捗管理なら
タスク管理ツール「Trello」

名刺・書類・資料などデータの保管や共有なら
ファイル保存・共有ツール「Evernote Business」

取引先情報・営業活動の記録や共有なら
顧客管理・営業支援ツール「Salesforce」

複数のツールを使いすぎると、社員によって使い方が違ったり
どこに何の情報があるか分からなくなってしまうのは避けたいところです。
テレワーク社員だけでなく、会社全体の情報を一元管理するのも必要です。

顧客・商談・原価・経営分析・マネジメントまで経営管理に特化した一元管理クラウドシステム「アイピア」

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