納品書と検収書の違いとは？書き方や発行の流れを解説

発注した商品が間違いなく届けられたかを確認するために、納品書と検収書が重要な意義を持ちます。
この記事では納品書と検収書の違いを明確にするとともに、それぞれの書類の書き方や発行の流れを解説していきます。

納品書とは

納品書は、注文を受け、注文通りの商品を発注者に納品したことを証明する書類です。
納品をする受注者側、売手が作成し、納品時に納品を行った証として発注者側、買い手に提出します。

この点、納品書の商品内容や数量などは、発注書と同じとは限りません。
なぜなら、製造終了になって商品が手に入らなくなる場合や災害や在庫切れ、輸入トラブルなどで欠品となる場合もあります。

納期までに間に合わない場合に、発注書通りの内容が揃っていなくても、発注者側が納品を受け入れる場合には、欠品分を省いた内容を納品書に記載します。
それと同時に、何がどれだけ欠品したかも表示し、欠品分の金額を差し引いた金額を記載して納品することが必要です。

納品書の記載項目

納品書に記載すべき基本項目は以下の通りです。
特に何をいくつ納品したかは、省略せず、しっかり記載する必要があります。

検収書とは

検収書とは商品の納品を受け、発注をした買い手側が発注書や納品書に記載された通りになっているかを実際に確認したうえで、発行する書類です。
発注した通りの商品、数が揃っているか、もし揃っていない場合には納品書に欠品の内容などが示されており、それと合致しているかを確認します。

単に商品と数が揃っているだけでなく、破損がないか、問題なく使えるか、売れる状態にあるかも確認しなくてはなりません。
初期不良や使えない状態にある場合には、返品や代金の減額、交換をしてもらう必要があるためです。

問題なく納品されていることを確認できたら、検収書を作成し、納品した取引先に渡します。
気を付けたいのは、実際に検収をしていないのに、納品時の作業の流れとして、納品書をそのままコピペしたような検収書を作成して渡してしまうことです。

検収書を発行してしまうと、後から商品の間違いや数量の過不足があっても、売手側に請求することや責任を問うことができなくなります。
必ず、実際に商品の種類が合っているか、色やサイズに間違いはないか、数は合致しているか、壊れて傷んでいないかを確認のうえ、実際の内容にもとづいて検収書を作成しましょう。

検収書の記載項目

検収書に記載する基本項目は以下の通りです。

取引における書類発行の流れ

取引における書類発行の流れは、取引先との関係や商慣習によっても異なります。
ここでは、最も基本系となる書類の流れを見ていきましょう。

見積書には拘束力はなく、検討のうえ発注しなくても責任を問われることはありません。
売手側は、発注書にもとづいて商品を揃えて納品する際に納品書を添付します。
買い手側は納品されたら内容を確認し、問題なければ検収書を作成して提出するというのが、取引でトラブルを回避するための基本の流れです。

納品書があれば、問題なく納品されたとは限りません。
売手側が商品や色、サイズなどを勘違いすることや数を間違うおそれもあるためです。
そこで、検収を行うことは大切な作業です。

一方、売手側は検収書が届けば、問題なく納品され、満足してもらったことがわかるので、安心して請求書を発行できます。
請求書が届いたら支払いを行い、入金が確認されると、領収書が届くのが、取引における書類発行の基本の流れです。

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まとめ

納品書とは発注書にもとづき、商品を揃えて納品した際に提出する書類です。
商品名や数量、金額などを記載します。

発注された内容を揃えることができず欠品がある場合で、残りの商品だけでも受け取ってもらえる場合には、欠品内容について記載するとともに、実際に納品した商品と数、金額を記載します。
検収書は納品された内容に間違いがなく、商品に破損などの問題もなかったことを確認したことを明確にし、納品した取引先に渡す書類です。

取引における書類発行の流れは取引関係によっても異なりますが、見積書を得て検討のうえ、正式に依頼する場合には発注書を作成して発注します。
発注書にもとづいて商品を揃えて納品する際に納品書を添付します。

納品されたら内容を確認し、問題なければ検収書を作成して提出する流れです。
その後、請求書が届き、支払いをすると領収書が届くといった流れが続くのが、最も正確性の高い取引の流れとなります。