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脱Excel!わかりやすいマニュアル作成のポイントとツール

脱Excel!わかりやすいマニュアル作成のポイントとツール

あなたの職場には、「業務マニュアル」があるでしょうか?マニュアルが整理されている環境には、様々なメリットがあります。
「その人にしか出来ない仕事」を減らしてリスクを分散したり、
万が一担当者が不在でも誰かが代わってあげられることで「無理なく働ける職場環境」を作ることが出来ます。

ところが、業務マニュアル作成を多くの人は「面倒くさい」と感じているようです。
今回は、わかりやすいマニュアル作成のポイントと、誰もが簡単・手軽にマニュアル作成が行える便利ツールを紹介します。

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業務マニュアル作成のポイント

いきなり完璧な業務マニュアルを作る必要はない

マニュアル作成をするにあたってまずぶち当たる壁は、「完璧なものを作成しなければならない」という強迫観念です。
最初から完成形を目指すせいで準備に時間をかけすぎたり、
そもそも着手するのが億劫になって結局放置してしまうということ、過去に経験ある方もいらっしゃるのではないでしょうか。

マニュアル作成は、初版を少しずつブラッシュアップするもの、と考えてください。
まずは形にすることが大切です。そのうえで修正を行うための共有フローを作ります。

まずは5W1Hを明確にする

マニュアル作成で最初に行うのは、「このマニュアルは誰のためのものなのか?」という問いに明確に答えることです。
この基本が明らかになることで、文章の書き方など表現の方法ががらりと変わります。まずは以下の情報を整理しましょう。

確認したい「5W1H」

Who このマニュアルは、誰が確認するのか(担当者)
What このマニュアルは、どんな業務に関するものなのか(業務種類)
3 When このマニュアルは、業務で何が起きたときに確認するのか(場面)
4 Where このマニュアルは、どこで見るマニュアルなのか

(事務所、外出先などの確認場所)

5 Why このマニュアルは、なぜ作成する必要があるのか

(マニュアルが無い場合のリスク)

6 How どのようにマニュアルを作成するのか

上記の表のように、具体的なマニュアル作成方法を決めるのは一番最後です。
マニュアル作成の目的を明確化してからでないと、せっかく作ったマニュアルも「見にくい」「わかりにくい」という評価を受けて結局活用されないまま埋もれてしまうかもしれません。

結論ありきの「意味がわかりやすい」構成にする

言葉の構成は、「結論→手順」で明記するとみる人にも理解してもらいやすくなります。目次や見出しタイトルにはその章で伝えたい結論を短く記載しましょう。

図解・視覚化した表現

人は文字を読むより視覚化した情報を確認するほうがスムーズに情報を把握できます。たくさんの文章を書く必要がある場合は、図や写真などに置き換えて表示できないか検討しましょう。写真に書き込むという手段も有効です。

専門用語の使いどころに注意

「マニュアルは専門用語を使ってはいけない」というわけではありません。場合によっては通常よりも素早く情報伝達できるツールが専門用語です。最初に確認した5W1HのWhy(だれが)に適した言葉をつかいましょう。マニュアルを読む人によって理解に幅があるのであれば、専門用語は使わないほうが無難です。

業務マニュアル作成のステップ

作成スケジュールを決めよう

まずはマニュアル作成を行うスケジュールを決めましょう。スケジュールに必要な項目は、下記のとおりです。

  • 5W1Hを決める
  • 情報収集を行う
  • マニュアルのアウトラインを作成する
  • アウトラインごとに本文を作成する

これらの具体的な手順のほか、以下のような項目もあるとスムーズです。

  • 第1稿の共有
  • 各利用者(マニュアルを見る人)からの意見収集
  • 第1稿を修正した第2稿の作成

マニュアルの内容によってどれくらい修正するか(第何稿まで作成するか)は変わってきますが、どの場合にも第1稿はできる限りスピーディに仕上げることをおすすめします。その際、完成度を優先する必要はありません。

マニュアルは、活用してもらって初めて意味を持つものです。そのためには早い段階で利用者(マニュアルを使う人)に目を通してもらい、意見をもらいましょう。マニュアル作成者が一人で頭を悩ませて精巧なものを作成しても、価値の高いマニュアルを作成することはできません。

情報収集

おおまかなスケジュールが決まったら、まずは情報収集です。実際に業務を行う担当者からヒアリングを行いましょう。

  • 登場人物
  • 登場人物が行うこと
  • 登場人物どうしでやりとりすること(連携、情報の共有など)

これらのポイントを、まず箇条書きで書き出してから詳細を肉付けしていきます。

マニュアルのアウトラインを作成する

アウトラインは「概要」とか「あらすじ」を意味する言葉です。例えば「カレーを作る」というマニュアルであれば、

カレーの作り方

  1. 肉、野菜を切る
  2. 切ったものをよく炒める
  3. 水を加えて煮込む
  4. いったん火を止め、ルウを溶かす
  5. 再び火を入れ弱火で煮込む

このような全体の手順がありますよね。こういった「見出し」をアウトラインといいます。先ほどの情報収集を通じて、まずはこのアウトラインを明確にしましょう。業務によっては登場人物や部署が複数にわたるケースもありますので、何度も担当者と確認しながら作る部分になります。

本文の作成

アウトラインが作成したら、アウトラインごとに詳細な本文を作成していきます。この時に重要なのは、最初に説明したポイントの通りです。

本文を書くときのポイント

  • 「結論→解説」という言葉の構成にする
  • 図・写真などを用いて出来る限り視覚的に理解できるようにする
  • 読む人によって理解の幅が生まれる表現(専門用語など)は控える

本文を作成する際には「あれもこれも」と記載したくなりますが、第1稿はできる限りシンプルにしましょう。あとから付け足すほうが最終的な精度は上がります。

マニュアルの共有方法は?

業務改善相談で意外と多いお声がけのひとつに「担当者によって持っているマニュアルのバージョンが違う」ということです。せっかく作ったマニュアルも、本棚に仕舞われていては意味がありません。パソコンに保存していたとしても、階層化されたフォルダに並べられているだけでは必要な時に取り出せませんしどれが最新版か分かりにくいものです。

マニュアルの保存にはクラウドツールを活用しましょう。第1稿を利用者からのコメントで修正することを考えると、全員がいつでも同じ場所を確認・編集ができるEvernoteやOneNoteなどのツールがおすすめです。

【参考】

 書類整理の基本!収納・片付け不要のスッキリデスクにする方法(Evernote)

マニュアル作成をExcelで行ってはいけない!

Excelを多くの現場で使うことができることもありマニュアル作成をExcelで行う方もいますが、基本的にはExcelでマニュアル作成を行うことは推奨できません。

たしかに様々な機能があり便利で自由度も高いツールですが、それだけに使う人によって使い方にばらつきが生じます。それこそ「マニュアル作成のマニュアル」が必要になってしまいます。

マニュアル作成ツールには、できる限り「使い方が標準化されていて」「共有・修正ができる」仕組みのあるものを使いましょう。

おすすめのマニュアル作成ソフト

Teachme Biz(ティーチミー・ビズ)

脱Excel!わかりやすいマニュアル作成のポイントとツール

商品名 Teachme Biz (ティーチミー・ビズ)
料金 初期費用100,000円/月額50,000円~

※30日間無料お試し版あり

機能

ポイント

  • 4ステップで出来る簡単・シンプルな作成手順
  • パソコン、スマホなどデバイスを選ばず作成・共有ができる
  • プッシュ通知やタスク配信を通じて確実に担当者に伝える仕組み

ClipLine(クリップライン)

脱Excel!わかりやすいマニュアル作成のポイントとツール

商品名 CripLine(クリップライン)
料金 月額10,000円~

機能

ポイント

  • 飲食、小売、記入などの多店舗展開企業に特化したツール
  • 動画・写真・PDFを活用した視覚的なマニュアル作成が得意
  • マニュアルを「クリップ」というごく短い単位で区切ってスキマ時間に確認

AiLingual(アイリンガル)

脱Excel!わかりやすいマニュアル作成のポイントとツール

商品名 AiLingual(アイリンガル)
料金 初期費用30,000円/月額40,000円~

※30日間無料お試し版あり

機能

ポイント

  • 20か国語以上対応のAI翻訳機能つき
  • 社内閲覧専用のサイトを低コストで構築可能

iTutor(アイチューター)

脱Excel!わかりやすいマニュアル作成のポイントとツール

商品名 iTutor(アイチューター)
料金 詳細不明(都度見積もり対応)

機能

ポイント

  • パソコン上での操作を簡単にキャプチャーしマニュアル作成
  • Excel、Word、PowerPointなどに出力可能。「あとは本文を整えるだけ」の状態まで自動的に成形してくれる
  • パソコン毎、ライセンス制契約なのでクラウド活用は不可
  • 別途スマートフォン版の契約が必要

Dojo(ドージョー)

脱Excel!わかりやすいマニュアル作成のポイントとツール

商品名 Dojo(ドージョー)
料金 詳細不明

機能

ポイント

  • パソコン毎、ライセンス制契約なのでクラウド活用は不可
  • パターン毎にテンプレート活用。シンプルで綺麗に作成可能
  • 導入後の電話対応など、サポートが充実

TEんDo(テンドウ)

脱Excel!わかりやすいマニュアル作成のポイントとツール

商品名 TEんDo(テンドウ)
料金 月額68,000円~

※最低利用期間3か月の制限つき

機能

ポイント

  • Dojo(ドージョー)のクラウドバージョン
  • 日本語、英語、中国語対応の3パターンあり

まとめ

マニュアル作成で最も大切なことは、「利用者に活用してもらう」ことです。そのためにはいかに利用者目線に立ったマニュアルが作成できるか、そしてスピーディに第1稿を作成し共有するかという点は大変重要になります。今回紹介したツール等も活用して、ぜひ御社の業務効率改善にお役立てください。

参考記事

【2018年版】業務改善に役立つツール9選と目的に沿った選び方ポイント
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