エクセルで簡単顧客管理！作り方や注意点、無料テンプレートをご紹介

インターネットやSNSの普及に伴い、ユーザーのニーズはますます多様化しています。
多様化したニーズに対応し、適切な営業戦略を立てるには、細やかな顧客管理が必要です。

しかし、何を使って顧客管理を行うべきか、迷っている方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、エクセルで顧客管理を行う方法や注意点を解説します。
無料で利用できるエクセルテンプレートもご紹介しますので、自社に合った素材を探してみてください。

エクセルで顧客管理をする方法

エクセルは、多くのPCにもともとインストールされており、無料で利用できるソフトです。
使い慣れた方も多いため、顧客管理を行うツールとして利用している企業も多くあるようです。

ここでは、エクセルで顧客管理を行う方法や手順を確認していきましょう。

STEP① 管理項目を設定

エクセルで顧客管理を行う際、まず必要なのが管理項目の設定です。
管理が必要な顧客情報は、企業によって異なります。

管理項目が少なすぎると、顧客情報をマーケティングに活かすことができません。
逆に、管理項目が多すぎても、管理が複雑になってしまします。

自社に必要な顧客情報をしっかり吟味して、管理項目を設定しましょう。
以下は、管理項目の一例です。

BtoB企業

企業の基本情報	企業名、住所、電話番号、メールアドレス、Webサイト、代表者名、業界順位
担当者情報	担当者名、担当者部署、担当者電話番号、担当者メールアドレス、決裁権の有無
購買に関する情報	購入品、品番、購入時期、購入金額、経由販売店
営業に関する情報	購入動機、入替え時期、自社営業担当、訪問間隔、最終訪問日
その他	顧客番号、DM送付可否、関係性

BtoC企業

個人の基本情報	名前、住所、電話番号、メールアドレス、生年月日、属性、決済手段
購入に関する情報	購入品、初回購入日、購入回数、累計売上金額、興味関心
行動情報	購入動機、問い合わせ履歴、クレーム
その他	顧客番号、DM送付可否、会員登録有無、アンケート結果

STEP② データを入力

管理項目を決めたら、データを入力していきます。

顧客情報は、必ず1行に1件入力するようにしましょう。
同じ行に2件以上の情報を入力してしまうと、並べ替えなど、エクセルの機能を利用する際にうまく反映されません。

STEP③ データベース化

項目名に従って顧客情報を入力したら、顧客情報のデータベース化を行います。

スタイルが適用されると、管理項目の右下に「▼」記号が表示されます。
この記号をクリックすると、降順昇順などの並べ替えや、フィルター機能などを利用することができます。

顧客管理に役立つエクセルの8機能

エクセルで顧客管理を行う手順について確認しました。

ここでは、顧客管理に役立つエクセルの機能をご紹介します。
機能を上手く活用し、効率的な顧客管理を目指しましょう。

機能① 「入力規則」：入力の手間を省く

顧客管理のデータベースは、日々情報の追加・更新を行います。
「同じような情報をその都度打ち込むのは面倒だ」と感じる方も多いのではないでしょうか。

「入力規則」機能を活用することで、入力したい情報をリストから選ぶだけで入力できるようになります。
入力の手間が省けるだけでなく、入力情報の統一や誤入力の防止にもつながります。

設定方法

「入力規則」を適用した範囲内のセルをクリックすると、セルの右側に「▼」記号が表示されます。
この記号をクリックし、プルダウンで表示された情報の中から適切なものを選択すると、その情報がセル内に入力されます。

機能② 「フォーム」：顧客情報を一か所に表示

管理項目が多岐にわたると、表が横に長くなり、入力するのが大変です。
「フォーム」機能を活用することで、管理項目ごとのデータ入力を一か所で簡単に行うことができます。

設定方法

「フォーム」のアイコンが表示されれば、「フォーム」機能の設定完了です。

使用方法

機能③ 「ウィンドウ枠の固定」：行や列を固定

データベースが増えてくると、入力時やデータの確認時に画面をスクロールする必要が出てきます。
しかし、下方向にスクロールすると、管理項目の列が見えなくなってしまいます。

そうなると、入力された情報が一体何の項目の情報なのか、何の項目の情報を入力すべき列なのか、分からなくなってしまいますよね。
横方向にスクロールした場合も同様に、左側に入力した情報が見えなくなってしまいます。

「ウィンドウ枠の固定」機能を活用することで、常に表示しておきたい行や列を固定することができます。

設定方法

解除したい場合は、次の通りです。

機能④ 重複チェック

顧客管理を行う際、データの重複がないか、定期的に確認することが必要です。
しかし、膨大なデータを手作業で確認するのは大変です。

重複チェック機能を活用することで、データ重複の確認作業を効率化することが可能です。

設定方法

解除したい場合は、次の通りです。

機能⑤ 検索機能

データ量が増えてくると、確認したいデータを探し出すのが大変ですよね。
検索機能を活用することで、目的の情報をすぐに探し当てることができます。

検索機能には、次の3つの方法があります。

機能⑥ 「フィルター」：条件に当てはまるデータを抽出

「フィルター」機能を活用すると、設定した条件に当てはまるデータを抽出することができます。
データの並べ替えを行うことも可能です。

設定方法

「データベース化」のところで確認したように、入力情報にテーブル機能を適用している場合、改めて「フィルター」を設定する必要はありません。

例えば、購入金額が10万円以上の情報を抽出したい場合、次の手順で行います。

入力情報にテーブル機能を適用していない場合（管理項目の右下に「▼」がない場合）

「▼」が表示されたら、先に説明したような手順で「フィルター」を設定していきます。

解除したい場合は、次の通りです。

機能⑦ 「スライサー」：データの抽出をより簡単に

テーブル設定を適用した顧客情報からデータを抽出する場合、「スライサー」という機能も便利です。
フィルターほど詳細な条件設定はできませんが、データの抽出作業を簡単に行うことが可能です。

設定方法

例えば、購入品が「〇〇」あるいは「△〇」の顧客情報を抽出したい場合、次の手順で行います。

解除したい場合は、次の通りです。

スライサーそのものを削除したい場合は、次の通りです。

機能⑧ 「ピボットテーブル」：データの集計

蓄積したデータの集計には、「ピボットテーブル」機能を活用しましょう。
項目を選択するだけで、データの分析を簡単に行うことができます。

設定方法

エクセルで顧客管理を行う際の注意点

エクセルで顧客管理を行う方法や便利な機能をご紹介しました。
ここでは、エクセルで顧客管理を行う際の注意点を確認しましょう。

顧客の情報は横一行に

エクセルで顧客管理をする際、1顧客のデータを1行で管理するようにしましょう。
そのため、管理項目は必ず横並びに設定しましょう。

顧客のデータを列で管理してしまうと、これまでご紹介したエクセルの機能が使いづらくなってしまいます。
「1顧客1行」という入力規則をしっかり覚えておきましょう。

データ間の行間を空けない

データベースを作る際、データ間の行間や空白のセルがあるとエクセルの機能が発揮されません。
データ間の行間を空けず、空白のセルもなるべくつくらないようにしましょう。

ファイルに関する社内ルールを設定する

エクセルファイルを複数人で編集・作成する場合、ファイル名や保存先などのルールを設定しておきましょう。
ファイル名や保存先を統一しておくことで、誰もがすぐに必要な情報を参照できるようになります。

エクセルで顧客管理を行う際の課題

エクセルで顧客管理を行う際の注意点を確認しました。
ここでは、エクセル管理の課題を整理しておきましょう。

複数人での共有・同時作業が困難

エクセルは、基本的に一人で編集することが前提とされています。
そのため、同じファイルを複数人で同時に編集することが困難です。

ただし、Microsoft365や、Excel2019以降のバージョンであれば「共同編集」という機能を活用することが可能です。
また、利用できる機能に制限はあるものの、「ブックの共有」という方法もあります。

フリーズや破損

エクセルファイルのデータ量が多くなると、フリーズやデータ破損が生じる可能性が高まります。
ファイルを分けて容量を軽くする方法もありますが、顧客管理の効率は低下します。

余計な機能や関数を削除する、こまめにバックアップを取るなどの対策をとると良いでしょう。

情報漏洩のリスク

顧客管理は、企業情報、個人情報など、重要な情報を管理する業務です。
そのため、情報が漏洩することのないよう厳重な注意が必要です。

しかし、エクセルに入力された情報は容易にコピーすることが可能です。
また、編集権限などの設定がなければ、誰もが情報を編集できてしまいます。

エクセルで顧客管理を行う際は、セキュリティ対策をしっかり行いましょう。

マーケティングに活かしにくい

エクセルで蓄積した顧客データを分析し、マーケティングに活かすためには、ある程度のプログラミングスキルが必要です。
そのため、すでにスキルを身につけている人に業務が集中してしまう恐れがあります。

こうした状況は「属人化」といわれ、情報の共有や引き継ぎの面で作業効率が落ちてしまいます。
また、そもそもエクセルを使いこなせる人がいなければ、データの分析ができません。

【無料】顧客管理のためのエクセルテンプレート4選！

エクセルで顧客管理を行う際、顧客管理表を一から作成することを手間に感じる方も多いのではないでしょうか。
顧客管理表のテンプレートを利用することで、顧客管理をより効率的に行うことができます。

ここでは、顧客管理表のエクセルテンプレートを無料で提供しているサイトを4つご紹介します。

Microsoft

Microsoftの提供する顧客管理表は、シンプルな設定のため、自由にカスタマイズすることが可能です。
管理項目名が既に入力されているため、ダウンロード後すぐに利用できます。

テンプレートの使い方も示されているので、エクセル操作が苦手な方でも使いやすいテンプレートです。

bizroute

bizrouteは、2種類の顧客管理表が提供しています。
管理項目名が既に入力されており、すぐに運用可能です。

また、同サイトは、顧客管理名簿も公開しています。
顧客管理表と合わせて活用すると、より詳細な顧客情報を管理することができるでしょう。

Excelフリーソフト館

Excelフリーソフト館の顧客管理表は、既に管理項目名が設定されており、すぐに利用することができます。
また、郵便番号を入力すると自動でハイフンが入力される仕様になっています。

同サイトは、顧客管理表以外にも様々なテンプレートを公開しています。
工程表や見積書など、自社の業務に必要なテンプレートを無料でダウンロードすることが可能です。

bizocean

bizoceanの顧客管理表は、無料会員登録後ダウンロードすることができます。
国内最大級のテンプレートサイトなので、顧客管理表以外のテンプレートも豊富です。

同サイトは、複数の顧客管理表を提供しています。
そのため、自社の用途に合わせて適切なテンプレートを選ぶことができます。

『アイピア』で顧客管理を効率化！

エクセルでの顧客管理に限界を感じた方には、顧客管理システム・ソフトの導入がおすすめです。
ここでは、弊社の提供する『アイピア』をご紹介します。

『アイピア』は、建築業・リフォーム業向けの一元管理システムです。
顧客管理はもちろん、建築業・リフォーム業に必要なあらゆる業務の効率化に役立ちます。

情報の一元管理

アイピアを活用することで、顧客情報を一元管理することができます。
例えば、担当者ごとにエクセルで入力していた情報が、アイピア上に1つにまとまります。
このため、同じ情報を何度も入力する必要がありません。

また、入力・更新した情報はリアルタイムで反映されるため、「担当者に聞かないと分からない」といった事がなくなります。
担当者だけでなく、誰もがすぐに問い合わせに対応できる状況をつくることができます。

簡単操作

アイピアは、誰もが簡単に操作できるよう、見やすく使いやすい画面設定にこだわっています。
使わない機能を非表示にして画面を整理することで、ストレスなく操作することができます。

スモールスタートで始めて、徐々に機能を追加することもできるため、会社の状況に合わせて使うことが可能です。

安心のサポート体制

顧客管理システムを導入するにあたって、「使いこなせるか」、「トラブル発生時の対応は？」など不安に思う方も多いのではないでしょうか。

アイピアは、電話やメールのサポート窓口に加え、リモート研修やマニュアル動画を提供しています。
充実したサポート体制のもと、安心して利用することが可能です。

また、アイピアはユーザーの要望をバージョンアップに反映しています。
ユーザーとシステム提供元の相互作用によって、より使いやすいシステムへと進化します。

外出先から顧客情報の確認が可能

アイピアは、クラウド型の一元管理システムです。
インターネットがつながる環境であれば、時間や場所を選ばず、どんなデバイスからでも利用することが可能です。

外出先からも利用できるため、顧客情報を確認したり入力したりするために事務所に戻る必要はありません。
もちろん自宅でも利用可能なので、テレワークの推進にも効果的です。

顧客情報の分析が簡単

アイピアでは、入力した顧客情報をもとに、リピートの比率や集計などを簡単に分析することができます。
エクセル管理で必要な関数を覚える必要がなく、誰もが簡単に情報の分析を行えます。

そのため、顧客管理のタスクが誰かに集中する「属人化」を回避することができます。
情報の共有や引継ぎもスムーズに行えるため、作業効率化につながります。

その他の機能も充実

アイピアには、顧客管理のほかに、見積作成や入金管理、工程管理などの機能が搭載されています。
建築業・リフォーム業に必要な情報を一元管理できるため、業務に応じて複数のシステムを使い分ける必要がありません。

また、売上一覧や入金予定一覧など様々な帳票をワンクリックで作成することも可能です。

IT導入補助金対応

アイピアは、IT導入補助金に対応した製品です。
IT導入補助金とは、中小企業・小規模事業者がITルールを導入する際に活用できる補助金です。

審査を経て採用された場合、最大350万円の費用が交付されます。

まとめ

エクセルで顧客管理を行う方法を解説しました。
今回ご紹介した機能のほかにも、エクセルには便利な機能が多く搭載されています。

機能を適切に使いこなすことができれば、エクセルでも効率的に顧客管理を行うことが可能です。
ただ、共有やセキュリティなど、課題が多いのもたしかです。

顧客管理をより効率的に行いたい方には、顧客管理システムの導入がおすすめです。
システムの導入をお考えの方は、ぜひ一度弊社が提供する『アイピア』の詳細をご確認ください。