【脱Excel】業務マニュアル作成のポイントとは？手順とおすすめツールを徹底解説

あなたの職場には、「業務マニュアル」があるでしょうか？マニュアルが整理されている環境には、様々なメリットがあります。
「その人にしか出来ない仕事」を減らしてリスクを分散したり、
万が一担当者が不在でも誰かが代わってあげられることで「無理なく働ける職場環境」を作ることが出来ます。

ところが、業務マニュアル作成を多くの人は「面倒くさい」と感じているようです。
今回は、わかりやすいマニュアル作成のポイントと、誰もが簡単・手軽にマニュアル作成が行える便利ツールを紹介します。

業務マニュアル作成のポイント

まずは、業務マニュアルを作成するにあたって注意すべきポイントを5つの観点からご紹介します。

いきなり完璧な業務マニュアルを作る必要はない

マニュアル作成をするにあたってまずぶち当たる壁は、「完璧なものを作成しなければならない」という強迫観念です。
最初から完成形を目指すせいで準備に時間をかけすぎたり、
そもそも着手するのが億劫になって結局放置してしまうということ、過去に経験ある方もいらっしゃるのではないでしょうか。

マニュアル作成は、初版を少しずつブラッシュアップするもの、と考えてください。
まずは形にすることが大切です。そのうえで修正を行うための共有フローを作ります。

まずは５W１Hを明確にする

マニュアル作成で最初に行うのは、「このマニュアルは誰のためのものなのか？」という問いに明確に答えることです。
この基本が明らかになることで、文章の書き方など表現の方法ががらりと変わります。まずは以下の情報を整理しましょう。

確認したい「5W1H」

1	Who	このマニュアルは、誰が確認するのか（担当者）
2	What	このマニュアルは、どんな業務に関するものなのか（業務種類）
3	When	このマニュアルは、業務で何が起きたときに確認するのか（場面）
4	Where	このマニュアルは、どこで見るマニュアルなのか （事務所、外出先などの確認場所）
5	Why	このマニュアルは、なぜ作成する必要があるのか （マニュアルが無い場合のリスク）
6	How	どのようにマニュアルを作成するのか

上記の表のように、具体的なマニュアル作成方法を決めるのは一番最後です。
マニュアル作成の目的を明確化してからでないと、せっかく作ったマニュアルも「見にくい」「わかりにくい」という評価を受けて結局活用されないまま埋もれてしまうかもしれません。

結論ありきの「意味がわかりやすい」構成にする

言葉の構成は、「結論→手順」で明記するとみる人にも理解してもらいやすくなります。
目次や見出しタイトルにはその章で伝えたい結論を短く記載しましょう。

図解・視覚化した表現

人は文字を読むより視覚化した情報を確認するほうがスムーズに情報を把握できます。
たくさんの文章を書く必要がある場合は、図や写真などに置き換えて表示できないか検討しましょう。写真に書き込むという手段も有効です。

専門用語の使いどころに注意

「マニュアルは専門用語を使ってはいけない」というわけではありません。場合によっては通常よりも素早く情報伝達できるツールが専門用語です。
最初に確認した5W1Hの「Who（誰が読むのか）」に適した言葉を使いましょう。
マニュアルを読む人によって理解に幅があるのであれば、専門用語は使わないほうが無難です。

業務マニュアル作成のステップ

次に業務マニュアルを作成する流れをご紹介します。

作成スケジュールを決めよう

まずはマニュアル作成を行うスケジュールを決めましょう。スケジュールに必要な項目は、下記のとおりです。

これらの具体的な手順のほか、以下のような項目もあるとスムーズです。

マニュアルの内容によってどれくらい修正するか（第何稿まで作成するか）は変わってきますが、どの場合にも第１稿はできる限りスピーディに仕上げることをおすすめします。その際、完成度を優先する必要はありません。

マニュアルは、活用してもらって初めて意味を持つものです。そのためには早い段階で利用者（マニュアルを使う人）に目を通してもらい、意見をもらいましょう。マニュアル作成者が一人で頭を悩ませて精巧なものを作成しても、価値の高いマニュアルを作成することはできません。

情報収集

おおまかなスケジュールが決まったら、まずは情報収集です。実際に業務を行う担当者からヒアリングを行いましょう。

これらのポイントを、まず箇条書きで書き出してから詳細を肉付けしていきます。

マニュアルのアウトラインを作成する

アウトラインは「概要」とか「あらすじ」を意味する言葉です。例えば「カレーを作る」というマニュアルであれば、

このような全体の手順がありますよね。こういった「見出し」をアウトラインといいます。先ほどの情報収集を通じて、まずはこのアウトラインを明確にしましょう。業務によっては登場人物や部署が複数にわたるケースもありますので、何度も担当者と確認しながら作る部分になります。

本文の作成

アウトラインが作成したら、アウトラインごとに詳細な本文を作成していきます。この時に重要なのは、最初に説明したポイントの通りです。

本文を作成する際には「あれもこれも」と記載したくなりますが、第１稿はできる限りシンプルにしましょう。あとから付け足すほうが最終的な精度は上がります。

マニュアルの共有方法は？

業務改善相談で意外と多いお声がけのひとつに「担当者によって持っているマニュアルのバージョンが違う」ということです。せっかく作ったマニュアルも、本棚に仕舞われていては意味がありません。パソコンに保存していたとしても、階層化されたフォルダに並べられているだけでは必要な時に取り出せませんしどれが最新版か分かりにくいものです。

マニュアルの共有には、クラウド型の情報共有ツールを活用しましょう。
Microsoft OneNoteやGoogle ドキュメント、Notionなどを利用すれば、複数人で同時に編集・閲覧でき、常に最新版を共有できます。

マニュアル専用ツールを導入している場合は、閲覧状況の確認や更新通知なども活用すると運用しやすくなります。

マニュアル作成をExcelで行ってはいけない！

Excelでもマニュアル作成は可能ですが、更新履歴の管理や複数人での共同編集、閲覧性の面では課題があります。
特にマニュアルの更新頻度が高い場合や、多くの従業員が利用する場合には、専用ツールの導入を検討するとよいでしょう。

たしかに様々な機能があり便利で自由度も高いツールですが、それだけに使う人によって使い方にばらつきが生じます。それこそ「マニュアル作成のマニュアル」が必要になってしまいます。

マニュアル作成ツールには、できる限り「使い方が標準化されていて」「共有・修正ができる」仕組みのあるものを使いましょう。

おすすめのマニュアル作成ソフト

マニュアル作成ツールには、動画を活用したものや、PC操作を自動記録できるもの、クラウド上で共同編集できるものなど、さまざまな種類があります。
自社の業務内容や利用人数、作成したいマニュアルの形式に合わせて選ぶことが重要です。

Teachme Biz（ティーチミー・ビズ）

Teachme Biz（ティーチミー・ビズ）は、株式会社スタディストが提供するクラウド型のマニュアル作成・共有システムです。画像や動画を活用した「見てわかる」手順書を誰でも簡単に作成でき、作成したマニュアルはPC・スマートフォン・タブレットから閲覧できます。

近年ではAI機能も搭載されており、動画やPDF、テキストデータからマニュアルを自動生成することが可能です。マニュアルの作成だけでなく、共有状況の確認や閲覧分析、教育の進捗管理にも対応しているため、人材育成や業務の標準化、属人化の解消を目的として、製造業や小売業、飲食業など幅広い業界で導入されています。

料金	初期費用 要お問合せ／月額89,800円～ ※30日間無料お試し版あり
機能 ポイント	４ステップで出来る簡単・シンプルな作成手順 パソコン、スマホなどデバイスを選ばず作成・共有ができる プッシュ通知やタスク配信を通じて確実に担当者に伝える仕組み

ClipLine（クリップライン）

ClipLine（クリップライン）は、ClipLine株式会社が提供する動画活用型の教育・マネジメントシステムです。現場で実践されている業務手順やノウハウを短尺動画として共有し、従業員教育の標準化や多店舗・多拠点における情報伝達の効率化を実現します。

動画によるOJT（実務を通じた教育）をデジタル化することで、教育品質のばらつきや属人化の解消を支援。動画の視聴状況や理解度の確認、フィードバック機能なども備えており、現場への施策浸透やサービス品質の向上につなげることができます。主に飲食業、小売業、サービス業など、多店舗展開を行う企業を中心に導入されています。

ClipLine株式会社は「ABILI」ブランドを展開しており、動画を活用した教育支援機能は「ABILI Clip」として提供されています。

料金	月額10,000円～
機能 ポイント	飲食、小売、記入などの多店舗展開企業に特化したツール 動画・写真・PDFを活用した視覚的なマニュアル作成が得意 マニュアルを「クリップ」というごく短い単位で区切ってスキマ時間に確認

COCOMITE（ココミテ）

COCOMITE（ココミテ）は、コニカミノルタ株式会社が提供するクラウド型のマニュアル作成・運用サービスです。画像や動画を活用した分かりやすいマニュアルをオンライン上で作成・共有・管理でき、業務の標準化や教育工数の削減、ナレッジの蓄積を支援します。

テンプレートを活用した簡単な操作でマニュアルを作成できるほか、キーワード検索や閲覧権限の設定、更新リマインダー機能などを搭載しており、常に最新の情報を組織内で共有できる点が特徴です。近年ではAI機能も導入されており、マニュアル作成や品質の均一化をサポートしています。人事・総務・経理などの管理部門をはじめ、多店舗・多拠点を展開する企業の情報共有基盤として幅広く活用されています。

料金	初期費用65,000円／月額22,000円～ ※30日間無料お試し版あり
機能 ポイント	20か国語以上対応のAI翻訳機能つき 社内閲覧専用のサイトを低コストで構築可能 AiLingualの後継サービス

iTutor（アイチューター）

iTutor（アイチューター）は、株式会社ブルーポートが提供するマニュアル作成ソフトです。PC上で実際の操作を行うだけで、画面キャプチャや説明文を自動で生成し、操作マニュアルを効率的に作成できます。WordやPowerPoint、PDF、動画、HTML5など複数の形式で出力できるため、業務マニュアルの作成から動画教育、eラーニングコンテンツの制作まで幅広く活用されています。

また、PowerPointに近い操作性を採用しており、専門知識がなくても直感的に利用できる点も特徴です。近年ではAIを活用した文字起こしや翻訳支援機能も提供されており、文字起こしや翻訳などマニュアル作成業務の効率化を支援しています。製造業やIT業界、自治体など、さまざまな業種で導入されており、業務の標準化や教育コストの削減、ナレッジ共有の促進に役立っています。

料金	詳細不明（都度見積もり対応）
機能 ポイント	パソコン上での操作を簡単にキャプチャーしマニュアル作成 Excel、Word、PowerPointなどに出力可能。「あとは本文を整えるだけ」の状態まで自動的に成形してくれる パソコン毎、ライセンス制契約なのでクラウド活用は不可 別途スマートフォン版の契約が必要

Dojo（ドージョー）

Dojo（ドージョー）は、株式会社テンダが提供するマニュアル自動作成ソフトです。PC上で実際に行った操作を記録するだけで、画面キャプチャの取得や操作説明文の生成を自動で行い、システム操作マニュアルや業務手順書を効率的に作成できます。

作成したコンテンツは、WordやPowerPoint、PDF、HTML、動画など複数の形式で出力できるほか、eラーニング教材やシミュレーションコンテンツの作成にも対応しています。マニュアル作成工数の削減と教育品質の均一化を実現できることから、製造業、金融業、自治体、情報システム部門など幅広い業界で導入されています。累計導入企業数は3,000社を超えており、近年では生成AIを活用したマニュアル品質の診断機能なども搭載されています。

料金	詳細不明
機能 ポイント	パソコン毎、ライセンス制契約なのでクラウド活用は不可 パターン毎にテンプレート活用。シンプルで綺麗に作成可能 導入後の電話対応など、サポートが充実

TEんDo（テンドウ）

TEんDo（テンドウ）は、株式会社テンダが提供するクラウド型のマニュアル自動作成ツールです。同社のマニュアル作成ソフト「Dojo」の機能をクラウド環境で利用できるサービスで、PC上の操作を記録するだけで、操作マニュアルや教育コンテンツを効率的に作成できます。

画面キャプチャの自動取得や説明文の作成、動画・音声の挿入などに対応しており、専門知識がなくても分かりやすいマニュアルを作成できる点が特徴です。また、WordやPDFなどの紙媒体向けの出力だけでなく、動画やeラーニング用コンテンツの作成にも対応しているため、業務の標準化や新人教育、システム導入時の操作研修など幅広い用途で活用されています。

料金	月額68,000円～ ※最低利用期間3か月の制限つき
機能 ポイント	Dojo（ドージョー）のクラウドバージョン 多言語対応機能を備えており、海外拠点を含めた教育・情報共有にも活用されています。

業務マニュアル作成のよくある質問

業務マニュアルは誰が作成すべきですか？

実際に業務を担当している人が中心となり、管理者が内容を確認する体制がおすすめです。

業務マニュアルはどのくらいの頻度で更新すべきですか？

業務フローやシステム変更があった際には随時更新し、少なくとも年1回は見直しを行いましょう。

Excelでマニュアルを作成しても問題ありませんか？

小規模な運用であれば可能ですが、複数人での更新や版管理が必要な場合は専用ツールの活用がおすすめです。

マニュアル作成ツールを導入するメリットは何ですか？

作成時間の短縮、情報共有の効率化、教育品質の均一化、属人化の防止などが挙げられます。

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まとめ

マニュアル作成で最も大切なことは、「利用者に活用してもらう」ことです。
そのためにはいかに利用者目線に立ったマニュアルが作成できるか、そしてスピーディに第１稿を作成し共有するかという点は大変重要になります。

今回紹介したツール等も活用して、ぜひ御社の業務効率改善にお役立てください。