営業日報とは？書き方や目的、形骸化しないためのポイントを解説

営業日報を運用すると様々な効果があります。
しかし、多くの企業で形骸化しているのが現実としてあります。
なぜ営業日報は形骸化するのでしょうか？一緒に見ていきましょう。

営業日報とは

営業日報は、営業担当者が日々の業務内容や成果、課題などを記録するための報告書です。
営業活動の進捗状況を管理し、業務改善やチーム全体のパフォーマンス向上を目指すための重要なツールとなります。営業日報は、管理職や他の部署との情報共有を円滑にし、企業全体の目標達成に役立ちます。

形骸化ではダメ！営業日報の目的とは？

入社してから営業日報を書くように言われて、最初の内は書いていたが、いつの間にか書かなくなっていた。
もしくは、書いているが形骸化しており、コピペで以前の内容を使いまわしたり、営業日報を行う目的をしっかりと伝えることが重要になります。
営業日報を運用することで、には4つの目的があります。

形骸化とは？
物事が本来の目的や意味を失い、形式的または外見的なものだけが残り、実質的な価値や効果が薄れる状態を指します。例えば、規則や制度が形式的に存在しているだけで、実際には機能していない場合や、誰かが行うべき活動がただの儀式的なものになってしまった場合に使われます。

進捗状況の共有

案件の進捗状況やプロジェクトの進捗や懸念事項など共有することで、管理者は部下や現場の状況が分かります。
また、部下が気が付いていない注意点や問題点に気が付くことができるので、さりげなくフォローをすることができます。
事前に注意点や問題点を潰すことができるので、契約率の上昇や、クレーム数の減少といった効果もあります。

部下の成長を促す

ただ仕事をこなす社員と、日々良かった点・悪かった点・改善点など自身を振り返る社員とでは、どちらがより成長できるかは明確です。
日報は上司や会社の為ではなく一番の目的は、自身を点検するためであることを部下に理解させましょう。
また、悩みや困っていることがあるが「なかなか上司に相談できない」、「上司が忙しく時間が無い」といった場合でも上司からアドバイスをもらう機会になるので、上司とのコミュニケーションツールとしても活用できます。

体験を共有する

営業日報が上司・部下間の情報共有だけで終わっていませんか？
その日起きた事。思った事。気づきなど、社員が10名いたら1日で10ケースの出来事があったという事です。
全く同じ出来事なんてほとんどありません。
仮にあったとしても、人が違えば感じ方や対処方法なども変わってきます。
各社員が、その日起きたことを簡潔にまとめて改善点も書いているのに上司と部下間だけの共有にしておくのは勿体なく思いませんか？
同僚間でも共有してみてはいかがでしょうか？

営業日報の基本項目

営業日報の基本項目は以下の通りです。

基本情報

活動内容

成果

課題と次のアクション

特記事項

営業日報の種類

営業日報は「紙ベースの営業日報」「エクセルやスプレッドシート」「専用ツールやシステム」等、様々な方法で作成されています。
以下で順に見ていきましょう。

紙ベースの営業日報

伝統的な形式で、多くの中小企業で現在も利用されています。
手書きで記録するため、作成者の自由度が高いですが、管理や共有に手間がかかる点が課題です。

エクセルやスプレッドシート

電子化の初歩的な形式として、多くの企業で利用されています。
テンプレートを利用すれば統一感を保ちやすく、集計や分析も容易です。

専用ツールやシステム

近年では、日報作成用のクラウドツールが普及しています。
モバイルデバイスからの入力や自動集計機能を備えており、効率的なデータ管理が可能です。

形骸化にならない営業日報にするポイントとは？

営業日報に目的について説明をいたしましが、実際に営業日報を書こうとしても書くことが無くなってきたり、同じようなことを毎日書いたりしていき次第に、形骸化していくことがあります。
営業日報が正しく運用されるためにのポイントをご紹介いたします。

テンプレートを作成する

ほとんどの会社で日報のテンプレートを作成していると思いますが、項目が漏れていないか、確認してみましょう。

営業日報の項目

客観的事実を書く

所感は感じたことや気持ちなどを書くの主観で書いてよいのですが、その他の項目は客観的に書くようにします。
形骸化してしまっている日報では、客観的に書く必要がある項目でもついつい「○○だと思った」「○○だと思います」といった文言になることが多いです。
事実に基づき客観的に書くように注意しましょう。

数値で報告する

営業日報は大前提としては上司への報告なので、正確な情報をする必要があります。
「少し」や「だいぶ」など感覚値ではなく、数字を含めた報告にするようにしましょう。
例えば、○○プロジェクト　完了タスク　30/50

よくある質問

ここでは、営業日報に関するよくある質問をご紹介します。

営業日報の提出はどのくらいの頻度で行うべきですか？

一般的には毎日提出が求められますが、企業によっては週単位での提出を求める場合もあります。

営業日報の改善点を見つけるにはどうすればよいですか？

天候不順、アクセスの困難、安全リスク、データの信頼性確保など、多岐にわたる問題があります。これら定期的に営業日報を見返し、成功した点や失敗した点を振り返ることで、改善策が見えてきます。また、上司や同僚からフィードバックをもらうことも有効です。

営業日報に数字をどれくらい具体的に書くべきか？

能な限り具体的な数字やデータを記載することが望ましいです。例えば、商談の成約率や訪問件数、売上の進捗など、定量的な指標を記入することで、より客観的な進捗を把握できます。

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まとめ

今回は、営業日報の目的と、形骸化しない作成方法に関して解説しました。
日報は形骸化してしまいがちですが、日報を適切に作成し管理を行うことで労働生産性の向上などさまざまな利益を生みます。
よりより業務を行うためにも、日報の管理をおろそかにしないことが大切です。