グリーンサイトとは、登録すればグリーンファイルを簡単に作成できるサービスです。手続きはオンラインで完了し、IDとパスワードが発行されます。グリーンサイトの利便性をよく知ることで、効率よく活用できるようにメリットやデメリットを紹介します。
目次
グリーンファイルとは
グリーンファイルとは安全に関する書類全てを指し、「労務安全書類」と「施工体制台帳関係書類」の2つに分けられます。
グリーンのファイルに綴じられていることが多いため、「グリーンファイル」と呼ばれています。
労務安全書類
作業員名簿・通勤用車両届、火器使用届、安全衛生計画書など、安全を守るために必要な書類です。
施工体制台帳関係書類
施工体制台帳・施工体系図・再下請負通知書などの工事を担当する事業者の体制について明記した書類のことです。
＊事業所によってフォームや分類が異なります。
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グリーンサイトとは
グリーンサイトとは、クラウド上でグリーンファイルを簡単に作成・提出・確認できるシステムまたはツールです。
労務安全書類の作成を初め、提出・確認等の業務をサイト上で行うことができます。
またクラウドシステムであるため、パソコンとネット接続環境さえあれば、場所や端末を問わず、安全書類の入力や確認作業が可能です。
よって、隙間時間を活用でき、書類を印刷する手間や送付する作業も必要なくなります。
さらにWEBサイト上での作業になるため、ソフトのインストールは必要ありません。一般的には元請け会社が使用しているグリーンサイトに、協力会社が招待されるケースが多いようです。
グリーンサイトは、有料のシステムです。元請け会社はシステム利用料とプロジェクト利用料が、協力会社はシステム利用料が必要です。
登録人数やプロジェクト数によって使用料金が異なるので、詳しい料金は各グリーンサイトのホームページからご確認ください。
グリーンサイト4つのメリット
ではグリーンサイトによってどのようなメリットを受けることができるのでしょうか。
4つの視点からご紹介します。
帳票漏れ・記入漏れを回避できる
グリーンサイトでは必要な項目が全て入力されていないと提出できません。
そのため、帳票漏れ・記入漏れを防ぐことができます。
提出する書類が多数あるため、手書きではどうしても帳票漏れや記入漏れが発生します。また書類の性質上、労務安全書類や施工体制台帳関係書類には、同じ内容を記載する項目も多々あるため、漏れ防止のための確認作業にも手間がかかります。
しかしグリーンサイトは、一度入力した内容を、自動的に他の帳票にも反映できるため、必要最少限の手間で書類を完成させることができます。
資格有効期限などのリマインド
現場作業員の健康診断や工事関連の免許・建設業許可の有効期限の管理負担が軽減します。
これまで有効期限をカレンダーなどで管理していましたが、グリーンサイトでは有効期限のリマインド機能があります。
結果、余裕をもって有効期限の免許・許可更新を行うことができます。
また、社会保険加入の状況や作業員の資格を一括管理できるため、作業内容に合わた適正な人員の配置を行うこともできます。
作業員の入退場管理ができる
現場によって作業員が多いときは、入退場の際の名簿チェックだけでも大変な手間がかかります。
グリーンサイトで出力したQRコードを活用すれば、大勢の作業員の入退場管理もスムーズに行うことができます。
また、入退場の履歴を生体認証などのデバイスを使って登録することも可能です。QRコードで瞬時に照合できるので時間の節約になります。
記入から提出までの時間短縮
今まで紙媒体で書類の原本を郵送していたものが、グリーンサイトでは入力済みの安全書類を元請業者にすぐに提出できるため、記入から提出までの時間を大幅に節約できます。
また、元請業者も協力業者が提出した書類をすぐに確認することができるので、問題点をすぐに解決することができます。
結果、工事後に起こる「安全管理が十分ではなかった」「作業員の配置に問題があった」といったトラブルを避けることができます。
グリーンサイトのデメリット
次に、グリーンサイトのデメリットを2つご紹介します。
有料サービスである
出典：グリーンサイト
グリーンサイトは有料サービスです。
元請業者も協力業者も利用料がかかるため、協力業者の加入の同意を得られないときは、元請業者が利用料を負担する場合があります。
元請業者にとって、負担が軽くなり手間がかからなくても、協力業者にとっては負担になることもあります。協力業者が登録しても、元請業者が登録していなければ活用できません。
パソコンが使えない環境下では利用できない
システムでありパソコンやスマホで操作するため、現場にパソコンやネット環境がない場合は使えません。
書類作成などをどこでもできるように、現場用のノートパソコンなどを何台か用意したり、ネット環境を整えておく必要があります。
その他にも、
- 説明書が膨大で分かりにくい
- 初期設定が大変
- よくある質問やチャットで問題が解決しない
- 頻繁に更新が必要
などのデメリットが挙がっているため、電話サポートを活用することをおすすめします。
建築業向け管理システム アイピア
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まとめ
グリーンサイトに登録すれば、面倒な安全書類作成の負担が軽くなる上に、各種免許や建設業許可の有効期限を見逃すこともなくなります。となれば大手を中心に登録会社が増えていきます。
今後は一人親方へのグリーンサイトへの登録を、すすめる企業が増えてくることも予想されます。現場の安全管理の向上に関わるシステムなので、早めに登録を検討しスムーズに登録できるように、準備をされてはいかがでしょうか。
