工事台帳とは？作成目的や導入メリットを徹底解説！

工事台帳は、現場ごとの取引内容を記載し、工事原価を集計したものです。

工事台帳を作成することで、各工事ごとの粗利を把握しやすくなり、どんぶり勘定による赤字防止や下げるべき原価の発見につながります。

正しく工事台帳を作成する為にも、工事台帳とは何か、作成目的、導入メリットなど詳しく解説します。

工事台帳とは

工事台帳とは、各工事の原価を集計する台帳のことで、工事ごとの取引明細が全て記録されています。

未成工事支出金、もしくは完成工事原価を4つの経費区分（材料費、労務費、外注費、経費）に振り分けて記録することで工事現場の原価や粗利を正確に把握することができます。

建設業界では、天候の影響や計画の変更により工期に違いがあり、売り上げを計上するタイミングが掴みにくいため、原価の計算や管理が難しいとされています。

しかし、工事台帳を利用することで、工事ごとの各種費用の詳細や進捗状況を明確にでき、複雑な情報が整理されます。

工事台帳は、工事ごとの進捗管理をしたり、収支内容や利益率、経営状況を把握したりすることができます。

工事台帳を作成する際は、工事台帳に記載する項目を把握し、必要性を理解することが大切です。

工事台帳を作成する目的とは

工事台帳は作成に手間がかかることもありますが、工事台帳を作成するには、以下の4つの目的があります。

また、一部の建設・建築業事業者にとっては作成が義務付けられる場合があります。

ここでは、各目的について詳しく解説していきます。

経営事項審査で提出し、公共工事の入札に参加するため

国、地方公共団体などが発注する公共工事では、「競争入札」で受注業者が選定されます。
入札に参加する資格があるかを判断するには、経営事項審査というものがあります。

経営事項審査は、公共工事を直接請け負う建設業者が必ず受けなければならず、審査には工事台帳の提出が義務付けられています。

入札を行うときに慌てて工事台帳を作成すると、記載ミスや漏れが起こる可能性があります。

そのため、日ごろから工事台帳を作成しておくことが大切です。

正しい利益管理で粗利・損益を把握するため

工事台帳には、請負金額だけでなく、工事に必要な費用（原価）も記録します。
どの工事にどれだけ費用がかかったかを正確に記録しておけば、請負金額から原価を引いた粗利益を計算できます。

さらに、案件ごとの利益率を算出すれば、次に同様の工事を受注した際にも原価の予測ができるでしょう。

工事台帳があることで、見積書を適切な金額で提出しやすくなります。

また、他社との相見積もりがあった場合も、どれだけ原価を下げられるかを判断できるため、無理な受注を回避できます。

完成工事原価・未成工事支出金を算出するため

完成工事原価は、すでに完成した工事から得られた売上にかかった費用を指します。
一方、未成工事支出金は、まだ完成していない工事にかかる費用です。

どちらも、建設業会計における勘定科目です。

両方の項目は建築業にとって重要な勘定科目であり、正確に工事台帳に記録しておくことで、決算の際には、参考になります。
工事台帳をしっかり作成・管理しておけば、決算にも役立てることができるのです。

税務調査など突然の情報開示に対応するため

建築業は、一つの工事の受注金額が高額になりやすく、複数の売り上げがあるため、税務調査の対象になりやすいと言われています。

建設業界では、税務調査の際に「工事台帳を作成していますか？」と、聞かれることがよくあります。

工事台帳は、工事の利益状況を確認するために、とても役に立つ指標となるため、確認されやすいのでしょう。

提出すべき財務諸表には含まれないものの、工事台帳を提出できれば、会社の信用を高めることができます。

工事台帳に記載する項目（費用）

工事台帳には、現場ごとの原価を詳細に記録する必要があります。

工事台帳に記載する項目は、上記の4つに分類されます。
各項目がそれぞれどのようなものなのか、詳しく確認していきましょう。

材料費

材料費とは、工事のために仕入れた材料にかかる費用です。

ここでいう材料費には、木材や鉄鋼といった材料そのものの費用だけではありません。
配送にかかった費用など、材料を仕入れる「取引」のためにかかる運賃なども含みます。

労務費

労務費は、自社で雇用している職人や作業員の給料や賃金のことです。

計算する際は、月間の総作業時間を分母にし、その現場で実際に作業に入った時間を分子にして、それを基本給にかけて一人一人の労務費を算出します。

「自社の」と言っても、対象は現場で作業に従事している人々だけです。

建設現場の事務所などで事務作業をしている事務員は含まれていませんので、注意しましょう。

外注費

外注費は、自社が雇用している作業員以外の人に支払う費用です。

工事現場では、下請業者の人や協力会社の人など、様々な人たちが一緒に働いています。
これらの人材は外注となるため、外注費になります。

経費

経費は、工事現場で発生する費用のうち、材料費・労務費・外注費に当てはまらない費用のことです。

具体的には、工事現場での光熱費、重機のレンタル費用、「労務費」では含められなかった現場事務所の事務員の給料、事務用品の購入費などです。

工事台帳をExcelで作成する注意点とは

多くの企業がExcelを使用して工事台帳を作成していますが、Excelにはいくつかの注意点があります。
以下では、Excelで工事台帳を作成する際の主要な注意点を解説します。

入力ミスが起こりやすい

Excelは使いやすくて導入コストもかからない便利なツールですが、ミスが起きやすくて非効率的と言えます。

特に大規模な工事台帳では、数多くのデータを正確に入力する必要がありますが、入力者のミスが積み重なることで、誤った情報が記録されるリスクがあります。

しかし、工事台帳は原価管理にとって重要な文書なので、ミスは許されません。

入力ミスを防ぐためには、工事台帳ソフトや工事管理システムを使うと、入力した項目を自動計算できるのでミスの削減につながります。

情報共有のタイムラグ

Excelファイルは個々のパソコン上で管理されることが多いため、情報共有にタイムラグが生じることがあります。

例えば、最新の工事進捗状況を確認するためには、毎回ファイルを共有し直す必要があり、リアルタイムでの情報更新が難しくなります。

この問題を解決するには、モバイル端末からでも編集や管理が可能なクラウド型のシステムを利用するか、工事台帳専用のソフトを導入するとよいでしょう。

属人化しやすい

Excelを使用した工事台帳は、Excelが得意な方に依存しやすく、属人化しやすくなります。

より便利な機能を追加したい場合や、項目を増やしたいといった編集を、その人以外が行えない状況になるかもしれません。

その結果、毎回同じ人に頼ることになります。

また、担当者が異動や退職する場合、引き継ぎがスムーズに行われないと、台帳の管理が滞るリスクがあります。

属人化を防ぐためには、工事台帳の作成や管理プロセスを標準化して、マニュアルを整備することが重要です。
複数の担当者が共同で台帳を管理する体制を整えることも効果的です。

工事管理ソフトを導入するメリット

工事管理ソフトとは、工事に関する情報を一元管理できるソフトです。

ここでは、工事管理ソフトの概要や導入するメリットを3つ紹介しますので、1つずつ見ていきましょう。

人件費の削減につながる

工事管理ソフトを導入すれば、業務効率化が進み、従業員の業務負担が大幅に短縮できます。

パソコンやタブレットに対応しているため、現場と事務所を行き来する時間を減らすことができ、作業時間も短縮されます。

無駄な残業や休日出勤も減り、その結果、人件費の削減につながります。

人為的なミスの削減

工事管理ソフトの機能により、工事に関する各費用を簡単に入力できます。
自動的に費用が計算され、手作業での入力ミスなどが減ります。

また、全従業員が進捗状況を把握できるので、問題やミスを早く発見しやすくなります。

その結果、より効率的な作業が可能になり、ミスの削減につながるでしょう。

工事データの一元管理が可能

これまで工事ごと、工種ごと、業務ごとなどバラバラで管理していた工事に関するさまざまな情報を、一元管理できます。

場所や時間を問わずデータにアクセスできるので、各現場での人員や資金の状況を関係者間で簡単に共有できるのがメリットです。

工事管理ソフトを導入すれば、情報管理が効率化されるので、少ない人数でも工事原価管理をスムーズに行えるようになります。

工事台帳に関するよくある質問と注意点

工事台帳は、金額が記載され、原価管理に大いに関わる書類である為、作成時には何点か注意すべき点があります。

そこで、工事台帳について知っておきたいことや、注意すべきポイントについて解説します。

工事現場での原価管理に欠かせない、工事台帳に関する疑問や悩みを解消しましょう

作成した工事台帳の保存期間は？

建設業法では、書類や帳簿などは原則5年間保存することが義務付けられています。
保存すべき対象は次のとおりです。

また、例外として以下の書類は10年間の保存が規定されています。

建設業法は、建設業許可を受けた業者に義務付けられています。

工事台帳は、建設業法と直接的な関係はありませんが、国土交通省の書類開示請求や税務調査などの際に必要になる可能性があります。

そのため、他の書類と一緒に提出できるように、同じ期間保存しておくとよいでしょう。

工事台帳はいくらから作成が必要？

「建設業法などの一部分を改正する法律」により、下請契約を締結する場合には工事台帳の作成が義務化されました。

以前は、下請金額総額が3,000万円（建築一式工事の場合4,500万円）以上の場合にのみ、工事台帳の作成と発注者への提出が義務付けられていました。

しかし、法改正により下請金額にかかわらず工事台帳を作成し、その写しを発注者に提出することが義務化されたのです。

この義務化は、品質や工程のトラブルを防止し、建設業の違反を抑制して、建設工事の信頼性を高めることを目的としています

小規模事業者でも工事台帳の作成は必要？

工事台帳の作成は経営事項審査に欠かせない書類であり、公共工事を請け負うのであれば作成は必要です。

一方、経営事項審査を受けないのであれば、必ず作る必要はありません。
工事台帳の作成目的を把握したうえで、作るかどうかを決めましょう。

自社の正しい収支管理のためにも、工事台帳は作成しておくことをおすすめします。

工事台帳に記入する原価の消費税は込み？抜き？

工事台帳を作成する際には、税込み・税抜きの決まりはありません。

しかし、工期の途中で消費税率が変更されたり、免税になったりする場合を考えると、税抜きで記入することをおすすめします。

税込みで作成してしまうと、計算のやり直しや確認が必要になり、手間がかかります。

工事台帳の記入例はある？

工事台帳は、決められた書式はありません。

そのため、自由な形式で作成できますが、記載しなければならない項目が定められているため、それらを網羅するように作成しなければなりません。

国土交通省のサイトに、工事台帳の記入例が掲載されているので、確認してみましょう。

工事台帳に使えるエクセルテンプレートはある？

「Aippear」無料テンプレートはこちらから

工事台帳に使えるエクセルテンプレートは、インターネットで検索すれば、複数出てくるでしょう。

「アイピア」でも、建築業向けの工事台帳テンプレートをご用意しています。
一般的なフォーマットから、計算式が入った便利な機能付きのフォーマットまで、様々なテンプレートを無料ですぐにご使用いただけます。

顧客管理、売上管理、原価管理、見積作成など工事業におけるあらゆる業務を1つのシステムで一元管理が可能です。
入力された内容を基に工事台帳を自動生成されるため、転記ミスが発生しないこともポイントです。

様々な用途に合わせた多種多様なテンプレートをすぐにご利用いただけますので、ぜひご活用ください。

• Aippear 無料テンプレートはこちら

工事台帳の作成なら「建築業向け管理システム アイピア」がおすすめ！

アイピアは建築業に特化した一元管理システムであり、見積情報・原価情報・顧客情報など工事台帳に必要なデータを一括で管理できます。

また、各情報で入力したデータは、自動で計算され必要な書類に出力される為、情報集約や計算、データを再入力する手間を省くことができます。

まとめ

工事台帳は、工事原価を算出する書類であるほか、経営事項審査や税制調査などでも必要となる重要な書類です。
エクセルでの工事台帳の作成では、すべて手作業での管理になるため、ミスが起きやすく非効率であると言えます。

原価管理をきちんと行い、赤字工事を出さないためにも工事台帳の作成は大変重要です。
工事管理システムを活用し、ミスをなくし業務を効率化してみてはいかがでしょうか。