工事台帳とは？記載項目や目的、注意点まで詳しく解説！

原価管理をする上で、重要な書類の一つとして、「工事台帳」が挙げられます。
工事台帳を作成することで、一工事当たりの粗利を把握しやすくなり、どんぶり勘定による赤字防止や下げるべき原価の発見につながります。
正しく工事台帳を作成する為にも、今回は工事台帳とは何か、目的、作成方法などについて詳しくご紹介します

工事台帳とは

工事台帳とは、工事現場ごとの取引を詳しく記載した台帳です。未成工事支出金、もしくは完成工事原価を４つの経費区分（材料費、労務費、外注費、経費）に振り分けて記録することで工事現場の原価や粗利を正確に把握することができます。

建設業界では、天候の影響や計画の変更により工期に違いがあり、売り上げを計上するタイミングが掴みにくいため、一般的な企業とは経理の方法が異なります。
また、工事原価の算出は「建設原価内訳書」を用いて行います。
「建設原価内訳書」を用いて工事原価を算出すると、工事別の労務費や外注費を把握することが難しくなります。

「工事台帳」を使用することで、工事の進捗状況の把握、案件ごとの各種費用項目の内訳を明確にすることができます。
そのため、工事台帳を作成する際は、工事台帳に記載する項目を把握し、必要性を理解することが重要になってきます。

工事台帳に記載する項目（費用）

工事台帳には、現場ごとの原価を詳細に記録する必要があります。原価は４つの経費区分に振り分けられます。

材料費

材料費とは、工事のために仕入れた材料にかかる費用です。ここでいう材料費には、材料そのものの費用だけでなく、材料を仕入れる「取引」のためにかかる運賃なども含みます。

労務費

労務費とは、自社雇用の職人・作業者の給料や賃金です。計算する際は、月間の総作業時間を分母、その現場に入った作業時間を分子にして、それを基本給に掛けて一人一人の労務費を計上します。

「自社の」といえど、対象になるのは現場作業に従事している方々のもののみです。工事現場に設置した事務所の事務員は対象になりません。また、現場作業に従事している中で社外の方々は、次の「外注費」が対象です。

外注費

外注費とは、いわゆる「下請け業者」「協力業者」に支払っている費用です。自社で直接雇用している職人・作業者以外の作業従事者のための費用です。

経費

経費とは、一言でいえば「その他の原価」です。材料費、労務費、外注費のいずれにも属さない原価はこの経費に計上されます。例えば工事現場の光熱費、重機を借りた費用、「労務費」では含められなかった現場事務所の事務員さんの給料、事務用品の購入費などです。

工事管理で台帳を作成する目的とは

少々作成に手間がかかる工事台帳ですが、一部の建設・建築業事業者にとっては作成が必須となります。
ここでは、工事台帳を作成する目的を詳しく述べていきます。

経営事項審査で提出し、公共工事の入札に参加するため

「経営事項審査」とは、公共性のある施設又は工作物に関する建設工事（以下「公共工事」という。）を発注者から直接請け負おうとする建設業者（建設業法第３条第１項の許可を受けた者をいう。）が必ず受けなければならない審査です。
※国土交通省「経営事項審査及び総合評定値の請求について」から引用

公共工事は「競争入札」のかたちで受注業者を選定しますが、その競争入札に参加しようとする建設業者に「参加資格があるかどうか」を問うのが経営事項審査です。

工事台帳の仕組みは利益管理に大変有用であるため審査を受けない企業でも作成するケースがありますが、逆に言えば、その他の目的を達成できる手段があれば工事台帳にこだわる必要もありません。

正しい利益管理で粗利・損益を把握するため

工事台帳には、請負金額とともに工事に必要な費用（原価）を入力しておくことができます。ここまで何にいくら使ったのかを入力しておけば、請負金額との差額＝粗利益を適切に把握できます。

現場ごとの利益を正しく把握しておけば、原価予測ができるようになります。例えば見積書作成の際にもどんぶり勘定を防ぐことができます。また相見積もりなどを通じて受注額の下がった案件に対しても、おおよそどの程度原価を下げても良いかが予測出来るので無理な受注を避けることが可能です。

税務調査など突然の情報開示に対応するため

建設業界は、比較的税務調査の対象になりやすい傾向にあります。これはそもそも工事一件あたりが高額であることや複数の売上計上基準が理由だそうですが、いずれにせよ対策が必要です。

また税務調査の際、建設業界の場合は多くのケースで「工事台帳は作っていますか？」と確認されます。提出すべき財務諸表に含まれないにも関わらずです。それほど工事台帳は、工事の利益状況を確認するために分かりやすい指標なわけですね。

工事台帳を作成・管理する際の注意点

工事台帳は、金額が記載され、原価管理に大いに関わる書類である為、作成には何点か注意すべき点があります。
ここでは、工事台帳を作成・管理する上での注意点をご紹介します。

作成した工事台帳の保存期間は？

建設業法では書類や帳簿などは原則5年間保存しておかなければならないと定められています。対象となるものは以下の通りです。

また、例外として以下の書類は10年間の保存が義務付けられています。

これらの建設業法は建設業許可を取得した業者に限られる義務です。工事台帳とはこれらに直接関わる書類ではないため具体的な保存義務があるわけではありませんが、国土交通省の書類開示請求や税務調査の際、他の書類と合わせて提出できるよう保存期間を合わせておくことをおすすめします。

工事台帳は必ず作らなければならない？

経営事項審査を受けないのであれば、必ず作る必要はありません。

工事台帳に記入する原価の消費税は込み？抜き？

どちらで作らなければならないというルールはありませんが、税抜きがおすすめです。税込みで対応しようとすると、長期にわたる工事では途中で消費税が変わるようなケースや免除が発生してしまい、計算や後々の確認に手間取ってしまう可能性があります。

エクセルで工事台帳を作成するメリット・デメリット

工事台帳を作成する方法として、エクセルを使用する方法があります。
エクセルを使用する際には、メリット・デメリットを理解しておくこと必要があります。

エクセルで作成するメリット

まずは、エクセルで工事台帳を作成するメリットをお伝えします。

エクセルで工事台帳を作成する場合、多くのパソコンには基本装備としてエクセルがインストールされているため、導入する際のコストがかかりません。

エクセルでの工事台帳の作成では、入力のみを行う場合や、関数を使用して作成を行いたい場合に柔軟に対応できます。

エクセルに詳しい場合、作成や管理が容易にできるようになります。

紙での工事台帳の作成・管理とは異なり、エクセルではメールでの共有、共有フォルダでの保存など複数名に共有しやすいことが大きなメリットの一つです。

エクセルは学生時代に多少なりとも使用している人が多く、新しいシステムを導入した際の操作教育の時間が削減できます。
そのため、エクセルによる工事台帳の作成において、基本操作に慣れている人が多いため、教育に時間をかけることなく作成・管理することができます。

エクセルで作成するデメリット

コストもかからず、使いなれている人が多いエクセルですが、デメリットもあります。
続いて、エクセルで作成・管理するデメリットについてお伝えします。

エクセルでは、排他処理がかかるため複数人での編集ができません。
複数人で作成・管理する場合、作業前に連絡したり通知機能を活用するなどの対応を取る必要があります。

そのため、エクセルでの作成方法では、二度打ちといったようなミスが発生する場合があります。

エクセルでは、インターネット上でファイルを共有できるメリットがありますが、編集作業を行ってからファイルを共有するまでに時間がかかります。

そのため、共有されたファイルはリアルタイムの情報ではないため、注意が必要となります。

エクセルは複数人で編集を行うことが多くありますが、「誰が」「いつ」「どの端末から」編集を行ったか履歴を見ることができません。
そのため、誤って誰かがセルを削除してしまったり、書式を変更してしまっても対応することが困難になります。
エクセルでの編集や修正では、予期せぬトラブルが発生する可能性があるのです。

エクセルでは、関数を組んで数値を算出したり、ファイルを更新することをすべてパソコン上に手作業で行います。

ミスが起きた際には、エクセルの有識者に毎回頼ることになり、ミスが起きないようにする際にも毎回確認が必要となるため属人化になりやすい傾向があります。

工事管理システムで業務効率化しよう

使いやすく導入コストもかからない便利なエクセルですが、複数人での編集ができず、ミスが起きやすいため非効率であると言えます。
しかし、工事台帳は、原価管理をおこなう上で重要な書類で会うため、ミスは許されません。

工事管理システムを活用することで、煩雑な作業を行う必要がないうえに、入力した項目の原価を自動計算できるため、工事台帳を作成する手間を効率化することができます。
また、工事台帳の他、実行予算書、工程表を作成することができ、工事に関するデータの全てを一元管理することができ、工事ごとのリアルタイムに最新の情報を閲覧・編集することができます。
また、クラウド型のシステムの場合、モバイル端末からでも編集や管理ができるため、「いつでも」「どこでも」時間や場所を問わず工事台帳を作成することができます。

工事台帳の作成なら「建築業向け管理システム アイピア」がおすすめ！

アイピアは建築業に特化した一元管理システムであり、見積情報・原価情報・顧客情報など工事台帳に必要なデータを一括で管理できます。
また、各情報で入力したデータは、自動で計算され必要な書類に出力される為、情報集約や計算、データを再入力する手間を省くことができます。

入力された内容をもとに工事台帳を自動生成！オリジナルカスタマイズにも対応

入力された原価や経費に基づいて、工事台帳を自動生成するので情報の打ち間違いや転記ミスを気にする必要はありません。
帳票のレイアウトや表示する情報に不足があるなら、貴社専用のオリジナル帳票作成にも対応します。
また、アイピアの工事台帳では、売上原価、粗利、粗利率だけではなく、労務費を差し引いた、営業利益に近い金額を算出することも可能です。
※出面管理で、労務費を登録します。
その他にも、完工一覧の帳票で、現場ごとの粗利、粗利率、営業利益（粗利から労務を差し引いた額）の一覧を出力できるため、改善が必要な現場を簡単に見つける事ができます。

エクセル感覚で使える分かりやすい入力フォーム

アイピアでの原価情報入力では、エクセル感覚で入力でき、新システムでも簡単に運用できる操作感にこだわっています。
「システムがうまく使えるかわからない」といったような不安を感じることなく、原価情報を入力することができます。

また、過去の原価情報のコピーやひな形のインポート、見積情報のインポートが可能となっており、原価情報の算出にかかる時間を大幅に削減できます。

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まとめ

工事台帳は、工事原価を算出する書類である他、軽々事項審査や税制調査などでも必要となる重要な書類です。
エクセルでの工事台帳の作成では、複数人での作業ができないうえに、すべて手作業での管理になるため、ミスが起きやすく非効率であると言えます。

原価管理をきちんと行い、赤字工事を出さないためにも工事台帳の作成は大変重要です。
工事管理システムを活用し、ミスをなくし業務を効率化してみてはいかがでしょうか。