工事台帳とは?保存期間や税額表示など注意点を紹介

工事台帳とは

工事台帳とは、工事現場ごとの取引を詳しく記載した台帳です。未成工事支出金、もしくは完成工事原価を4つの経費区分(材料費、労務費、外注費、経費)に振り分けて記録することで工事現場の原価や粗利を正確に把握することができます。

工事台帳を作成する目的

経営事項審査で提出し、公共工事の入札に参加するため

経営事項審査とは、国・地方公共団体などが発注する公共工事を直接請け負おうとする場合に、必ず受けなければならない審査のことです。公共工事は「競争入札」のかたちで受注業者を選定しますが、その競争入札に参加しようとする建設業者に「参加資格があるかどうか」を問うのが経営事項審査です。

工事台帳の仕組みは利益管理に大変有用であるため審査を受けない企業でも作成するケースがありますが、逆に言えば、その他の目的を達成できる手段があれば工事台帳にこだわる必要もありません。

正しい利益管理で粗利・損益を把握するため

工事台帳には、請負金額とともに工事に必要な費用(原価)を入力しておくことができます。ここまで何にいくら使ったのかを入力しておけば、請負金額との差額=粗利益を適切に把握できます。

現場ごとの利益を正しく把握しておけば、原価予測ができるようになります。例えば見積書作成の際にもどんぶり勘定を防ぐことができます。また相見積もりなどを通じて受注額の下がった案件に対しても、おおよそどの程度原価を下げても良いかが予測出来るので無理な受注を避けることが可能です。

税務調査など突然の情報開示に対応するため

建設業界は、比較的税務調査の対象になりやすい傾向にあります。これはそもそも工事一件あたりが高額であることや複数の売上計上基準が理由だそうですが、いずれにせよ対策が必要です。

また税務調査の際、建設業界の場合は多くのケースで「工事台帳は作っていますか?」と確認されます。提出すべき財務諸表に含まれないにも関わらずです。それほど工事台帳は、工事の利益状況を確認するために分かりやすい指標なわけですね。

工事台帳の書き方

工事台帳には、現場ごとの原価を詳細に記録する必要があります。原価は4つの経費区分に振り分けられます。

材料費

材料費とは、工事のために仕入れた材料にかかる費用です。ここでいう材料費には、材料そのものの費用だけでなく、材料を仕入れる「取引」のためにかかる運賃なども含みます。

労務費

労務費とは、自社雇用の職人・作業者の給料や賃金です。計算する際は、月間の総作業時間を分母、その現場に入った作業時間を分子にして、それを基本給に掛けて一人一人の労務費を計上します。

「自社の」といえど、対象になるのは現場作業に従事している方々のもののみです。工事現場に設置した事務所の事務員は対象になりません。また、現場作業に従事している中で社外の方々は、次の「外注費」が対象です。

外注費

外注費とは、いわゆる「下請け業者」「協力業者」に支払っている費用です。自社で直接雇用している職人・作業者以外の作業従事者のための費用です。

経費

経費は、一言でいえば「その他の原価」です。材料費、労務費、外注費のいずれにも属さない原価はこの経費に計上されます。例えば工事現場の光熱費、重機を借りた費用、「労務費」では含められなかった現場事務所の事務員さんの給料、事務用品の購入費などです。

工事台帳を作成・管理する際の注意点

作成した工事台帳の保存期間は?

建設業法では書類や帳簿などは原則5年間保存しておかなければならないと定められています。対象となるものは以下の通りです。

  • 営業所の代表者に関する事項
  • 建設工事の請負契約に関する事項
  • 下請契約に関する事項
  • 添付書類

また、例外として以下の書類は10年間の保存が義務付けられています。

  • 発注者から直接請け負った新築住宅建設に関する事項
  • 完成図書
  • 発注者との打合せ記録
  • 施工体系図

これらの建設業法は建設業許可を取得した業者に限られる義務です。工事台帳はこれらに直接関わる書類ではないため具体的な保存義務があるわけではありませんが、国土交通省の書類開示請求や税務調査の際、他の書類と合わせて提出できるよう保存期間を合わせておくことをおすすめします。

工事台帳は必ず作らなければならない?

経営事項審査を受けないのであれば、必ず作る必要はありません。

工事台帳に記入する原価の消費税は込み?抜き?

どちらで作らなければならないというルールはありませんが、税抜きがおすすめです。税込みで対応しようとすると、長期にわたる工事では途中で消費税が変わるようなケースや免除が発生してしまい、計算や後々の確認に手間取ってしまう可能性があります。

工事台帳の作成に適切な方法とは?

工事台帳の作成には様々な方法があります。どの方法が自社にとって適切か見てみましょう。

手書き作成はやめておこう

以前から工事台帳を作成している企業の中には、まだまだ手書きでの作成を続けている方々も多いようですが早期切り替え検討がおすすめ。

計算はすべて電卓を使って書き込むため時間がかかるうえにミスも起こりえます。せっかく完成しても書庫にしまい込んで後々の確認も難しいでしょう。慣れている方法は確かにスムーズに作り上げられますが、「作成すること」そのものが目的になって利益管理などには適さない方法です。

エクセルを使って作成する

エクセルを利用すれば、手間のかかる計算を自動化できるうえにデータはすべてパソコンに保存出来るので場所の確保が必要ありません。有志によるエクセルテンプレートが無料公開されていたりもするのでコストをかけずに準備できるのもありがたいですね。

ただ、エクセルでの工事台帳作成・管理にもやはりリスクがあります。作成に時間がかかってしまうだけでなく、データが保存してあるパソコンでなければ利用できないので屋外での作成や編集ができない点は問題です。データはパソコンに蓄積されていきますが、管理方法を誤ると手書き作成同様に後々の確認に手間が生じてしまいます。

原価管理ソフトを活用する

工事原価が管理できるシステム・ソフトを利用すれば、合わせて工事台帳が作成できます。作成そのものを工事台帳をベースに行えるものもあれば、もっと見やすい形式で原価管理をしつつ、必要に応じて原価情報を「工事台帳として出力」するソフトもあります。

種類によってはインターネット環境があればどこでも利用できるシステム・ソフトもあり、事務所内・屋外を問わず自由に工事台帳の作成や閲覧、編集ができるため効率を飛躍的に向上させることも可能です。

スマホのアプリを活用する

最近は「工事台帳アプリ」なる触れ込みで色々なスマホアプリが登場していますが、こちらは原価管理を行う工事台帳というより「写真台帳」に近いようです。業界的な認識のせいか表現が混同してしまっているケースもあるので要注意。

まとめ

今回は、建設業における「工事台帳」を紹介しました。内容を以下にまとめます。

  • 工事台帳は、公共工事の入札に参加するための必要書類
  • 工事原価・利益管理に最適なので、入札をしない会社にも有効
  • 記録すべき原価は材料費、外注費、労務費(人件費)、経費の4種類
  • 手書き、エクセル、システム利用など様々な作成方法がある
  • 作成すること自体が目的にならないよう、情報の確認や利益管理ができる方法を作ること

参考記事:

【リフォーム業界向け】原価計算書を作成して粗利率低下を防止
【工務店向け】原価管理で利益を創出する5つのポイントとシステム3選
【リフォーム会社向け】業者請求処理で粗利低下を防ぐ4つのポイント
【リフォーム会社向け】発注時に粗利低下を抑えるためのノウハウ2選
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