発注内示書とは？書き方や注意点を解説【無料テンプレートあり】

早めに商品を作るための作業に取り掛かりたい、お願いしたいと思っても契約書が簡単には作れないケースは多いです。
発注書の作成を待ってから取り掛かってしまうと、決まった期日までの余裕がなく、無理をしなければならない場合も出てきます。

特に受注側は、早く依頼内容がわかり、商品の準備に取り掛かれると助かると感じるでしょう。
こちらの記事では、発注内示書について書き方や役割、作成時のポイントやメリットについて詳しく紹介していきます。

発注内示書とは

発注内示書とは、発注書を発行する前に、どんな内容で頼もう考えているのか、契約の内容予定を知らせる書類です。
正式な発注書ができあがる前でも、どんな内容で頼むと考えているのかは大まかに決まっている場合がほとんどです。

ただ、本決まりではないため、内容はあくまで予定で、変更になる可能性もあります。
正式ではないものの、本決まりに近い書類でもあります。

発注内示書の役割

商品を準備するには時間が限られているため、少しでも早く取り掛かりたいと考えている受注側は多いです。
発注側も商品を予定通りに作りたいと考えていて、発注書を早く渡したいと考えています。

しかし、さまざまな事情で数量や金額が変更になる可能性もあり、正式な発注内示書を提示できない場合も多いです。
この時、発注内示書があれば、大まかな発注内容がわかります。

ただ、発注内示書でお願いしている通りに進めば問題はないものの、数量や金額に変更が生じることも考えられます。
その場合は、速やかに報告をして変更する必要があります。
遅れてしまうと、余計な費用がかかってしまうなどトラブルが発生する可能性もあるため、注意が必要です。

発注内示書の法的効力

発注内示書は、まだ正式決定する前の段階の書類ではありますが、万が一キャンセルが生じたら発注側が負担します。
そうでなければ、受注側は発注内示書を受け取っても結局変更があった時、自社で負担があると思うと動けません。

発注側からすれば仮だからと感じてしまかもしれませんが、発注内示書は正式な発注書に近い書類です。
そのため、慎重な取引も重要です。
キャンセルや数量の変更が生じると、発注側が損になります。

万が一契約自体をキャンセルした場合は、損害賠償を請求されることも考えておかなければいけません。
正式な発注書がなくても動けるように発注内示書が存在するため、お互いが安心して作業に取り掛かれるように法的効力が生じます。

発注内示書の書き方

これから受注側の業者へ発注内示書を提示したいと考えている企業は、書き方で悩んでいるかもしれません。
正式な発注書ではないとはいえ、しっかりと考えながら書かなければ、発注側である自社が損をしてしまいます。

ここでは、発注内示書ではどんな項目を記載しておくと良いのか、詳しく紹介していきます。
作成に困ったら、ぜひ弊社作成の無料テンプレートをご活用ください。

基本記載項目

発注内示書は、絶対にこの順番で書かなければ契約として無効になるようなルールやテンプレートは存在しません。
書式は自由なため、自社で必要だと思う項目を入れて作成しましょう。

こちらでは、基本的に使用されている項目を紹介していきます。

作成年月日

いつ作成したのかは、何の書類でも必要です。
最初に書類を作成した年月日を記入しします。

表題

何の書類かを提示する箇所ですので、シンプルに「発注内示書」としましょう。

基本情報

基本情報では、取引先と自社の情報を記載します。
まずは取引先の会社名、住所、書類提出先氏名、次に自社の会社名、住所、書類作成者氏名を書きます。

内容

自社と取引先との契約内容について具体的に書きます。
たとえば、パネルの作成をお願いしたい場合は『大型パネル●枚』などと記載しましょう。

さらに、お互いトラブルを生じないように、発注内示書の取り扱いについても書いておきます。

その他の記載項目

基本情報だけでもある程度の情報が載っているため、問題はありません。
ここでは、基本情報の他に記載しておくと良い項目を紹介していきます。

頭語・結語

挨拶文があるかないかで、発注内示書の雰囲気が変わります。
できれば『拝啓 ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。』や『敬具』などを使うと良いでしょう。

正式な発注書（契約書）の提出日

受注側は、正式な発注書がいつ来るのか気になっています。
できる限り早めに提出できるように心がけましょう。

正式な発注書がいつ来るのか記載しておくだけで、受注側も安心します。

期日

発注内示書提出後に準備に取り掛かるよう契約を行っている場合、期日は重要です。
発注側としていつまでに納品してほしいのか、希望日を記載しましょう。

【無料】発注内示書テンプレート

発注内示書作成時のポイント

発注内示書を作成するためには、いくつかのポイントがあります。
発注側と受注側にズレがあると、後からトラブルのもとになってしまう心配があります。

ポイントを押さえて、わかりやすい発注内示書を作成しましょう。

発注内示書作成前に取引先の了解を得ておく

発注側が自社の都合でなかなか発注書ができないからと、一方的に発注内示書を出してはいけません。

受注側としては、しっかりと取り決めをして正式な発注書がほしいと思っていたにもかかわらず、一方的に発注内示書が送られてきたら不快な気分になります。
発注内示書はあくまで正式な発注書ではないため、不安が生じるためです。

発注内示書を送る時には、必ず取引先に正式な発注書が時間かかっていることを説明しましょう。
最初に相談をしてお互いに了承したうえで送る分には問題ありません。

発注内示書の取り扱いを決定しておく

発注内示書の中で、お互いに納得のいく取り決めをしておきましょう。
数量の変更など金銭が絡んでくる取り決めは重要で、ここをしっかりと決めておかないと後から大きなトラブルに発展してしまいます。

受注側としても、後から大幅に変更されてしまうと困ります。
予定の発注書であっても、その後は変更しないでほしいと考えている企業も多いです。

中には、はっきりと発注内示書後の変更は不可としている企業もあります。

お互いに納得がいく形で事前に取り扱いを提示し、トラブルに発展しないような発注内示書を作りましょう。
特に料金が関わる部分に関しては、具体的に『キャンセル不可』『万が一キャンセルの場合は料金が発生する』などと取り決めをしておきましょう。

発注内示書の取り扱いに関する書類を提出する

発注内示書をどのように取り扱うのか、具体的に記載することも重要です。
取り扱いに関する事項を発注内示書に網羅できれば問題ありませんが、用紙に収まらない時には別紙を準備しましょう。

同意をしっかりともらうようにすれば、お互い後からトラブルへと発展しにくくなります。

わかりやすく簡潔に記載する

伝えたいことがあり過ぎて細かく書き過ぎると、読みにくくなってしまします。
何が書かれているのかいまいちわからない発注内示書にならないよう、重要な部分だけを記載するようにしましょう。

簡潔に書かれていれば受注側もわかりやすく、発注内示書を受け取った後どのように行動すれば良いのか計画を立てやすくなります。
何か聞きたいことがあった時すぐに連絡が取れるよう、連絡先も記載しておきましょう。
すぐに確認できる体制が整っていると、受注側も安心して作業できます。

発注内示書作成のメリット

発注内示書を作成しておくと、受注側、発注者側どちらもメリットがあります。
どんな点がメリットになるのか、詳しく解説してきます。

受注側のメリット

正式な発注書が遅れていて何も情報がないと、前持った準備計画ができません。
納期が短い場合は、それまでに終わらせることが難しくなるなど、デメリットも生じます。

そんな時に受注側へ発注内示書を提出しておけば、余裕を持ったスケジュールを立てやすくなります。
早く着手できるため、場合によっては納期よりも少し早めに完成させることも可能になってくるでしょう。

発注側のメリット

発注側としても、納期がほとんどない場合、正式な発注書ができる前に準備をしてほしいと考えるでしょう。
その際に発注内示書があれば、正式な発注書の作成前から準備にあたってもらえます。

納期までに間に合わせることも可能になり、受注側が発注内示書を見て作業に取り掛かってくれるため助かります。

発注内示書の注意点

発注内示書にはいくつかの注意点がありますので、作成をする前に頭に入れておきましょう。
お互いが気持ち良く仕事ができるように、注意点にも気を付けながら発注内示書を作成しましょう。

正式な契約書を提出する期限

何日までに必ず正式な契約書を提出しなければならないなどという期限はありません。
しかし、受注側は少しでも早くほしいと思っています。

もしお互いにこの期日までには正式な発注書を提出すると約束している場合は、その期限を守らなければいけません。
約束の日よりも前に提出できれば、受注側も助かるでしょう。
今後のお互いの信頼関係にもつながるため、気を付けましょう。

減額はできるか

発注側からすると、発注内示書はあくまで予定ですが、法的義務は発生します。
事前の取り決めによっては、発注内示書と正式な発注書では金額が下がっている場合でも、支払わなければならないケースがあります。

金額の変更が生じる場合は、取引先との間で決定した発注内示書の取り扱いをよく確認するようにしましょう。

まとめ

発注内示書は、正式な発注書の作成に時間がかかっているものの、早めに作成に取り掛かってほしい時に便利な書類です。
ただ、予定で発注内示書を提出していても、法的効力があるので注意しながら作成しなければなりません。
お互いにトラブルを起こさないためにも、事前に話し合いを行い、一方的に送りつけることは避けましょう。

発注内示書は、受注側が見た時にわかりやすく簡潔でなければなりません。
正式な発注書をなるべく早く渡せるようにすることも、発注側としては重要です。

建築業向けの管理システム「アイピア」